Meeting.burger Hoogstraten

Overzicht punten

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Aktename van de beëindiging van de periode van de tijdelijke verhindering van gemeenteraadslid Pim Van der Linden.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Met zijn mail van 4 oktober 2020 aan de voorzitter van de gemeenteraad, Jef Vissers, deelde gemeenteraadslid Pim Van der Linden mee dat hij omwille van studieredenen zich tijdelijk wil laten vervangen als gemeenteraadslid vanaf de vergadering van de gemeenteraad van 26 oktober 2020 tot en met eind februari 2021.

Aangezien deze periode beëindigd is, neemt Pim Van der Linden zijn mandaat terug op vanaf 1 maart 2021.

Juridische grond

• Artikelen 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Artikel 12, 1°, 14 en 15 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Het Lokaal en Provinciaal Kiesdecreet.

Argumentatie

Tijdens de gemeenteraad van 26 oktober 2020 nam de gemeenteraad kennis van de tijdelijke verhindering van gemeenteraadslid Pim Van der Linden voor de periode van 26 oktober 2020 tot en met eind februari 2021. Hij werd tijdens deze periode vervangen door Koen Van Leuven.

Aangezien de periode van verhindering beëindigd is, neemt Pim Van der Linden zijn mandaat als gemeenteraadslid terug op.

Conform artikel 14 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 wordt de beëindiging van de verhindering voor aktename voorgelegd aan de gemeenteraad.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.

BESPREKING

Raadslid Pim Van der Linden bedankt collega Koen van Leuven om hem de afgelopen maanden te vervangen zodat hij zijn opleiding bij defensie kon afwerken.

BESLUIT

Artikel 1:

De gemeenteraad neemt akte van de beëindiging van de tijdelijke verhindering van gemeenteraadslid Pim Van der Linden.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Overzicht punten

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Goedkeuren van de notulen van de gemeenteraad van 22 februari 2021.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Het ontwerp van het verslag van de gemeenteraad van 22 februari 2021 werd opgemaakt.

Juridische grond

• Artikelen 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

Argumentatie

Het ontwerp van de notulen van de gemeenteraad van 22 februari 2021 dient goedgekeurd te worden.

BESPREKING

Raadslid Tinne Rombouts vraagt verduidelijking over het agendapunt van de concessie-overeenkomst voor de sportkampen, specifiek over de kostprijs van het inschrijfsysteem. Op de gemeenteraad van februari vroeg raadslid Tinne Rombouts of deze kostprijs mee verwerkt zat in de dagprijs. Later op de vergadering kwam schepen Faye Van Impe hierop terug en heeft ze verduidelijkt dat dit inderdaad mee in de dagprijs vervat zat. Maar de bedragen kloppen voor raadslid Tinne Rombouts niet. Ze gaat er van uit dat het de bedoeling is om verder met Ticketgang te blijven werken. Dus waarom worden er dan twee prijzen gehanteerd, met name 1 EUR en 1,36 EUR.

Schepen Faye Van Impe verduidelijkt dat ze heeft verwezen naar de prijzen van Ticketgang, met name de kostprijs van 1 EUR. Het bedrag van 1,36 EUR waarover nog gesproken werd, is een administratiekost en zal door de organisatie worden gedragen.

Raadslid Marc Haseldonckx vraagt een rechtzetting in het verslag onder agendapunt 12. Daar staat dat hij als schepen van financiën destijds gestart is met een uitstaande schuld van 10 miljoen EUR. Dit klopt niet, hij startte met een cashflow van 10 miljoen EUR en de schuldenlast bedroeg op dat moment 22,5 miljoen EUR. Hij vraagt om dit in het verslag recht te zetten.

Raadslid Hilde Vermeiren had in de vorige gemeenteraad bij punt 11 Goedkeuring erfpachtovereenkomst op pag. 25 van het verslag van de gemeenteraad van 22.02.2021 gevraagd de communicatie waaruit blijkt dat de erfpachtaktes die worden beëindigd niet kunnen bekomen worden door het college over te maken. Schepen Roger Van Aperen had beloofd dit te bezorgen, maar ze mochten dat nog niet verkrijgen.

Schepen Roger Van Aperen zal dit nog bezorgen.

Raadslid Fons Jacobs leest in het verslag dat er tijdens de gemeenteraadszitting van maart een financieel overzicht over de coronakosten zou voorgelegd worden. Dit staat echter niet op de agenda.

Daarnaast wil hij ook graag terugkomen op de raamovereenkomst die werd afgesloten met Cipal in functie van de aankoop van een fietsregistratiesysteem met beloningssysteem. Raadslid Fons Jacobs vindt het spijtig te moeten vaststellen dat het twee vrije scholen zijn die dit systeem als eersten zullen gebruiken, terwijl de gemeentelijke scholen, waar wij toch inrichtende macht van zijn, niet ter sprake komen. Het raadslid meent dat in een kleine gemeenschap zoals Meersel-Dreef dit toch zeer eenvoudig zou kunnen toegepast worden. Vanwaar die keuze om dit uit te rollen in de vrije scholen en nog niet in gemeentelijke scholen? En wordt het project uitgebreid naar andere scholen, omdat in de pers steeds weer het woordje “ mogelijk uitgebreid” wordt gebruikt.

Burgemeester Marc Van Aperen maakt duidelijk dat hij op de vorige gemeenteraad een beetje te ambitieus is geweest, met de verschillende werven van Hoogstraten Herstart werd er afgesproken om een financieel verslag te brengen naar de gemeenteraad van april en dus niet die van maart. Vooraf zal dit ook op de commissie financiën nog worden toegelicht.

Schepen Faye Van Impe maakt duidelijk dat alle scholen werden bevraagd om deel te nemen aan Bike2School, ook de gemeentelijke scholen. Deze bevraging gebeurde in volle coronacrisis wat het niet gemakkelijk maakte. Na een onderling overleg met de directies van de gemeentelijke scholen werd er beslist om niet deel te nemen, daarvoor hadden ze trouwens ook goede redenen. Daarnaast maakt de schepen duidelijk dat ook niet alle vrije scholen deelnemen. Verdere uitbreiding van dit project is voorlopig niet voorzien, er zal eerst een evaluatiemoment volgen waarvan de resultaten aan de scholen worden teruggekoppeld. Op basis daarvan kunnen ze dan hun deelname nog overwegen.

Raadslid Fons Jacobs herhaalt dat hij het jammer vindt dat de eigen scholen waar de stad inrichtende macht voor is niet deelnemen aan dit project.

Schepen Faye Van Impe begrijpt dat, maar maakt tegelijk duidelijk dat ze de scholen hierin niet wil forceren en hun autonomie wil respecteren.

Raadslid Pim Van der Linden onthoudt zich voor het verslag omdat hij niet aanwezig was op de gemeenteraad van februari.

BESLUIT

Bij 25 ja stemmen (Marc Van Aperen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Herman Snoeys, Tinne Rombouts, Fons Jacobs, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Dimitri Van Pelt, Jef Vissers, Joël Adams, Maarten Leemans, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert, Ilse Verachtert en Ans Lochten) en 1 onthouding (Pim Van der Linden)

Enig artikel:

De notulen van de gemeenteraad van 22 februari 2021 worden goedgekeurd.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Overzicht punten

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Goedkeuring van het bestek en de procedure voor de raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen, beplanten en verzorgen van bloembakken in cortenstaal.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Stad Hoogstraten voorziet jaarlijks in bebloeming van het straatbeeld aan de hand van bloemschalen en bloemenpiramides. De eigen technische dienst plaatst bloemschalen. Een externe firma voorziet bloemenpiramides of hangmanden.

De bloemschalen zijn verouderd en er mankeert uniformiteit en een eenduidige uitstraling binnen het huidige bebloemingsconcept. Daarenboven zijn de bloemschalen moeilijk manipuleerbaar. Er wordt dan ook een nieuw bebloemingsconcept voorgesteld.

Het is de intentie om een overeenkomst voor drie jaar af te sluiten met een externe firma. Gedurende deze periode staat de firma in voor het leveren van bloembakken in cortenstaal, het aanplanten van bebloeming en het beheer en onderhoud van de bebloeming. Het gaat dan onder andere over water geven en het toedienen van de nodige meststoffen.

Het college besliste op 4 maart 2021 om het bestek en de procedure ter goedkeuring voor te leggen aan de gemeenteraad van 22 maart 2021.

Juridische grond

• Artikelen 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Artikel 42 § 1, 1°, a) van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

• Artikel 81 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016.

Argumentatie

Er wordt voorgesteld om de opdracht te plaatsen bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Er wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen op basis van de volgende gunningscriteria:

• prijs op een totaal van 50 punten;

• plan van aanpak op een totaal van 25 punten;

• esthethiek en gebruiksvriendelijkheid van de bloembak op een totaal van 15 punten;

• catalogus op een totaal van 10 punten.

De gemeenteraad wordt gevraagd om haar goedkeuring te verlenen aan het bestek en de procedure.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Voor deze opdracht is budget nodig voor de periode 2021-2024.

Valt onder actie "Doorlopend en recurrent beleid" van het meerjarenplan 2020-2025, met actienummer: 6/15/59/1, beleidsitem: "Groene Ruimte" met nummer 680-00 algemeen rekeningnummer: 61035100 "Prestaties van derden voor wegen en waterlopen".

Voorziene jaarlijks budget in het meerjarenplan voor 2021, 2022 en 2023: 571.138,00 EUR.

Voorziene jaarlijks budget in het meerjarenplan voor 2024 en 2025: 180.000,00 EUR.

Budget nodig voor dit besluit: 40.000,00 EUR.

De huidige jaarlijkse kosten voor het bebloemingsconcept van vandaag bedragen 20.000,00 EUR incl. btw.

De financieel directeur heeft op 27 februari 2021 visum verleend.

BESPREKING

Raadslid Fons Jacobs leest in het bestek dat er ‘voor de bewatering zoveel als mogelijk regenwater dient gebruikt te worden’ Kan dit niet weggelaten worden en duidelijk gesteld worden dat er enkel regenwater mag gebruikt worden? Of opgevangen grondwater afkomstig van droogzuigingen voor bouw- of wegenwerken?

Schepen Arnold Wittenberg wil deze suggestie zeker meenemen en bekijken of dit nog kan aangepast worden.

Raadslid Fons Jacobs vraagt zich af of dit niet gewoon nu al kan meegenomen worden in de voorwaarden van het bestek.

De schepen wil dit bekijken en opnemen met de aankoopdienst, maar hij vindt het geen goede werkwijze om dit staande de vergadering aan te passen. Hij wil hier het voorzichtigheidsbeginsel hanteren.

Raadslid Fons Jacobs ziet hier echter geen graten in, dit kan nu toch nog gewoon aangepast worden in het bestek. Het is toch aan de gemeenteraad om een bestek goed te keuren.

Na wat discussie over de juiste werkwijze, wordt er uiteindelijk beslist om dit goed te keuren mèt het amendement dat er uitsluitend regenwater ofwel circulair water mag gebruikt worden om te begieten. Het bestek wordt op die manier aangepast.

BESLUIT

Bij 26 ja stemmen (Marc Van Aperen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Herman Snoeys, Tinne Rombouts, Fons Jacobs, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Dimitri Van Pelt, Jef Vissers, Joël Adams, Maarten Leemans, Pim Van der Linden, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert, Ilse Verachtert en Ans Lochten)

Artikel 1:

Het bestek voor de opdracht "Raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen, beplanten en verzorgen van bloembakken in cortenstaal" wordt goedgekeurd.

Artikel 2:

De bovenvermelde opdracht wordt geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Overzicht punten

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Goedkeuren van de verlengde huurovereenkomst met Spijker vzw (1/10/2021 - 31/12/2025).

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

In 2014 ging het stadsbestuur een huurovereenkomst aan met Spijker vzw om de Rabboenizaal te huren in functie van het realiseren van een gemeenschapscentrum in Hoogstraten. De overeenkomst die toen werd gesloten, werd in 2016 reeds een keer aangepast en verlengd.

In najaar 2020 werd, in functie van coronabesprekingen, die lopende overeenkomst opnieuw op tafel gelegd en besproken. Dit resulteerde opnieuw in een verlenging en een bijsturing van de huurtarieven. Heel kort samengevat zijn de voornaamste elementen van iedere versie als volgt samen te vatten:

2014

- Looptijd: 1/1/2014 - 31/12/2019

- Huurprijs: 1000 euro/maand + 500 euro/dag

2016

- Looptijd: 1/10/2016 - 30/9/2021

- Huurprijs: 670 euro/maand (10/2016-9/2019) en 750 euro/maand (10/2019-9/2021) + 225 euro/dag + 100 euro/dag (cafetaria apart)

2021

- Looptijd: 1/10/2021 - 31/12/2025

- Huurprijs: 850 euro/maand + 250 euro/dag + 100 euro/dag (cafetaria apart)

Hier en daar werden een aantal tekstuele aanpassingen doorgevoerd om de overeenkomst te actualiseren naar de reële toestand. Er werd tevens een clausule opgenomen die toelaat om het laatste jaar vereenvoudigd de overeenkomst te kunnen opzeggen.

De oplevering van het nieuwe cultuurhuis is voorzien in het najaar van 2024. Het contract voorziet dus in een ruimere periode. Dit geeft wat marge mocht er onverhoeds toch een vertraging op de realisatie van het gebouw zitten.

Tezamen met de overeenkomst 'gemene huur' dient ook de overeenkomst 'afspraken gebruik Rabboenizaal' aangepast en goedgekeurd te worden. Deze overeenkomst werd louter aangepast aan de gewijzigde huurovereenkomst.

Juridische grond

• Artikelen 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Gemeenteraadsbeslissing 'Goedkeuring huurovereenkomst Rabboenizaal Spijker als gemeenschapszaal' van 31/3/2014.

• Gemeenteraadsbeslissing 'Goedkeuren nieuwe overeenkomsten Spijker: 'gemene huur' en 'afspraken gebruik Rabboenizaal' van 26/9/2016.

Argumentatie

Het voorstel van de huurovereenkomst werd besproken op het beheersorgaan van het gemeenschapscentrum (waar ook de adviesraden in vertegenwoordigd zijn). Het beheersorgaan gaf de suggestie om de looptijd van het contract iets uit te breiden (wat in voorliggend voorstel gebeurd is). Voor het overige ging het beheersorgaan akkoord met het uitgewerkte voorstel 'gemene huur' en 'afspraken gebruik Rabboenizaal'.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt onder actie "We beheren, ondersteunen en verhuren vrijetijdsinfrastructuur" van het meerjarenplan, met actienummer: 2/5/2/1, beleidsitem: 'Overige culturele instellingen' met nummer 709-00 en algemeen rekeningnummer: 61000200, 'Huur en huurlasten van onroerende goederen op korte termijn'.

Voorziene budget in het meerjarenplan: 20.426,72 EUR.

Benodigde budget: 10 200 EUR op jaarbasis voor de maandelijkse huur (850 EUR/maand) en een variabel bedrag voor de daghuur (250 EUR/dag), afhankelijk van aantal activiteiten.

Het jaar 2021 zal een overgangsjaar zijn waarbij tot september nog 750 EUR huur wordt betaald en vanaf oktober 850 EUR. Echter, omwille van corona vinden er geen activiteiten plaats en hebben we dus beduidend minder kosten aan daghuur. Het voorziene budget zou dus zowel voor 2021 als voor de komende jaren moeten volstaan.

De financieel directeur heeft op 12 februari 2021 een visum verleend.

BESLUIT

Bij 26 ja stemmen (Marc Van Aperen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Herman Snoeys, Tinne Rombouts, Fons Jacobs, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Dimitri Van Pelt, Jef Vissers, Joël Adams, Maarten Leemans, Pim Van der Linden, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert, Ilse Verachtert en Ans Lochten)

Enig artikel:

De gemeenteraad keurt de aangepaste huurovereenkomst met Spijker vzw ('Gemene huur Rabboenizaal') en de bijhorende overeenkomst ('Afspraken gebruik Rabboenizaal') goed.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Goedkeuren van het globaal reglement op de ondersteuning van het vrijetijdsleven.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Het globaal reglement op de ondersteuning van verenigingen legt de uitgangspunten vast voor de ondersteuning van verenigingen in Hoogstraten.

In 2011 werd dit reglement een laatste keer geüpdatet. Het globaal reglement op de ondersteuning van verenigingen was dan ook opnieuw aan een update toe.

Juridische grond

• Artikel 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Wet van 16 juli 1973 waarbij de bescherming van de ideologische en filosofische strekkingen gewaarborgd wordt.

• Het globaal reglement op de ondersteuning van verenigingen dat werd goedgekeurd op de gemeenteraad van de gemeenteraad van 22 juni 2009 en dat werd aangepast op de gemeenteraad 27 juni 2011 en de gemeenteraad van 14 april 2020.

Argumentatie

Bepaalde elementen waren niet langer van toepassing of werden in de loop van de jaren anders toegepast. Wat de leesbaarheid van het document niet verhoogde.

Bovendien kreeg het stadsbestuur in 2019 bezoek van de cultuurpactcommissaris die zich vragen stelde bij de wijze waarop ondersteuning wordt afhankelijk gemaakt van een zware administratieve erkenningsprocedure.

Adviezen

Het ontwerpreglement werd voor advies voorgelegd aan de jeugdraad, sportraad, cultuurraad en mondiale raad. Allen adviseerden positief mits in acht nemen van bijkomende aandachtspunten.

In bijlage aan dit besluit een overzicht van de adviezen en het bijhorende antwoord van het college van burgemeester en schepenen.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt onder actie "We zetten in op brede ondersteuning van verenigingen en organisaties." van het meerjarenplan, met actienummer: 2/5/1/1, beleidsitem: Overige culturele instellingen met nummer 709-00 en algemeen rekeningnummer: 64930000 - Algemene werkingssubsidies aan verenigingen.

BESPREKING

Raadslid Ilse Verachtert heeft een vraag bij artikel 1 van het reglement, met name over het gebruik van de stedelijke accommodatie. Ze vraagt zich af of de dienstencentra ook onder dit reglement vallen, dus de locaties van het LDC in Hoogstraten, Meer en Meerle. Artikel 4 van dit reglement bepaalt welke activiteiten er kunnen plaatsvinden in deze infrastructuur, met name socio-culturele activiteiten. Het raadslid vraagt zich af hoe ruim dit geïnterpreteerd wordt en wat er precies verstaan wordt onder privé-feesten?

Schepen Arnold Wittenberg maakt duidelijk dat de lijst met locaties niet limitatief is. Daarnaast legt hij uit dat een info-avond, een kwis, een kaartavond en dergelijke allemaal als socio-culturele activiteiten worden beschouwd. Dit gaat over activiteiten met een openbaar karakter. Daarnaast kan deze infrastructuur ook gehuurd worden door verenigingen voor elke activiteit, dus ook voor een teerfeest of iets gelijkaardigs. Dit geldt echter niet voor privé-feesten, dus een activiteit van een particulier persoon met een privé-karakter kan niet. Bij elke aanvraag wordt dit ook bekeken en afgewogen.

Schepen Arnold Wittenberg maakt duidelijk dat de infrastructuur van het LDC Hoogstraten niet door verenigingen kan gehuurd worden. Dit bevindt zich immers in het woonzorgcentrum wat het moeilijk maakt om dit aan externen ter beschikking te stellen. De locatie wordt soms wel ingeschakeld voor eigen initiatieven van de stad. De infrastructuur van het LDC in Meerle en Meer maken onderdeel uit van het gemeenschapscentrum en kunnen via die insteek wel gehuurd worden door verenigingen.

BESLUIT

Bij 26 ja stemmen (Marc Van Aperen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Herman Snoeys, Tinne Rombouts, Fons Jacobs, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Dimitri Van Pelt, Jef Vissers, Joël Adams, Maarten Leemans, Pim Van der Linden, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert, Ilse Verachtert en Ans Lochten)

Artikel 1:

De gemeenteraad keurt het globaal reglement op de ondersteuning van het lokale vrijetijdsleven als volgt goed:

Globaal reglement op ondersteuning van het lokale vrijetijdsleven

Het globaal reglement op ondersteuning van het lokale vrijetijdsleven bepaalt onder andere de beschikbare subsidies, de dienstverlening en logistieke ondersteuning, het gebruik van stedelijke accommodatie en communicatiekanalen en de mogelijkheid voor het bekomen van een renteloze lening. De meeste vormen van voorgenoemde ondersteuning staan open voor geregistreerde lokale verenigingen, maar in sommige gevallen ook voor inwoners van Hoogstraten.

1. Registratie als Hoogstraatse vereniging

1.1 Hoogstraatse vereniging

Een vereniging is een groep mensen die zich verenigt onder één noemer (naam) om een bepaald doel te bereiken op sportief, cultureel of sociaal vlak. ‘Hoogstraatse verenigingen’ kunnen zowel feitelijke verenigingen als vzw’s zijn en moeten een aantoonbare lokale werking hebben om als Hoogstraatse vereniging in aanmerking te komen. Enkel verenigingen die voldoen aan elk van volgende voorwaarden kunnen zich registreren:

-De hoofdwerking ontplooien op het grondgebied van Hoogstraten.

-De werking van de vereniging is niet erkend of geregistreerd in een andere gemeente tenzij de vereniging een werking biedt aan specifieke kwetsbare doelgroepen uit Hoogstraten.

-De zetel van de vereniging moet in Hoogstraten gevestigd zijn en de meerderheid van de leden moet in de gemeente wonen. Tenzij het leden betreft, woonachtig in een gemeente/stad waar geen vereniging van dezelfde aard aanwezig is.

-De vereniging mag geen onderafdeling zijn van een bestaande Hoogstraatse vereniging.

-De activiteiten zijn groepsgericht en toegankelijk voor iedereen.

-De vereniging is opgericht als privé-initiatief zonder beroepsdoeleinden of winst- of handelsoogmerk.

-Werken hoofdzakelijk met vrijwilligers die zich zonder persoonlijk winstbejag inzetten.

-De vereniging heeft aandacht voor en zorgt voor de bewaring en de bevordering van de individuele fysieke, psychische en seksuele integriteit van personen.

-De vereniging onderschrijft de rechten van de mens en de huidige antidiscriminatiewetgeving

1.2 Registratie

Een vereniging kan zich registreren als Hoogstraatse vereniging via het verenigingenloket van Stad Hoogstraten. Een vereniging blijft geregistreerd als Hoogstraatse vereniging totdat wordt vastgesteld dat:

-De vereniging ophoudt te bestaan;

-De vereniging niet langer voldoet aan de voorwaarden;

-De registratie niet jaarlijks opnieuw wordt bevestigd.

Een vereniging dient bij haar registratie aan te geven onder welke sector ze zich registreert.

Door te registreren verklaart een vereniging op eer dat ze voldoen aan de genoemde voorwaarden. Een vereniging die zich registreert kan op eenvoudig verzoek haar werking bewijzen en de nodige gegevens verstrekken als Stad Hoogstraten dit vraagt ter controle.

Iedere registratie zal ter kennisname voorgelegd worden aan het college van burgemeester en schepenen. Na kennisname wordt de registratie gevalideerd.

1.3 Controle

Jaarlijks wordt de lijst met geregistreerde verenigingen voorgelegd aan de betrokken adviesraden. Op basis van hun advies kan er extra controle gebeuren bij geregistreerde verenigingen.

1.4 Uitzonderingen

Een vereniging die niet aan alle opgesomde voorwaarden voldoet, kan zich, bij uitzondering, mits een duidelijke motivatie, toch registreren als zijnde van openbaar nut of als sociaal noodzakelijk.

1.5 Betwistingen en negatieve adviezen

Bij een negatief advies over een registratie als Hoogstraatse vereniging of een deel daarvan (bvb. indeling categorie) kan de aanvrager een éénmalig gemotiveerd verzoek tot heroverweging indienen. Een nieuwe registratie kan daarna enkel opnieuw gebeuren, indien de tekortkomingen, waarop de weigering is gesteund, zijn weggewerkt.

Alle beslissingen betreffende betwistingen, negatieve adviezen en schrapping uit het verenigingenloket vallen onder de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen. Deze beslissing zullen steeds ter advies worden voorgelegd aan de betrokken adviesraad.

2. Subsidies

Stad Hoogstraten voorziet diverse subsidiemogelijkheden om het vrijetijdsleven van Hoogstraten te ondersteunen en te stimuleren. Deze kunnen zowel sectoraal opgevat zijn (cultuur, sport, jeugd, …), als sectoroverschrijdend. Alle uitgewerkte subsidiemogelijkheden zijn terug te vinden op www.hoogstraten.be.

2.1 De subsidie voor deelname aan gemeentelijke activiteiten

Geregistreerde verenigingen kunnen een subsidie voor deelname aan gemeentelijke activiteiten en projecten ontvangen.

Onder gemeentelijke activiteiten worden de initiatieven verstaan, georganiseerd door het stadsbestuur en waar de vereniging onbezoldigd en op vrijwillige basis aan deelneemt. Het college beslist welke initiatieven in aanmerking worden genomen voor een subsidie. De verenigingen zullen hiervan jaarlijks in kennis gesteld worden.

Binnen de voorziene kredieten wordt een subsidie uitgekeerd per initiatief dat in aanmerking is genomen door het college en waarvan de deelname is bewezen. De subsidie bedraagt:

•deelname officiële plechtigheid met vaandel: 15 EUR per initiatief;

•deelname aan infoavond of -vergadering in het kader van een activiteit of sensibiliseringscampagne: 10 EUR per initiatief;

•deelname aan activiteit, sensibiliseringscampagne of fondsenwerving op straat: 20 EUR per initiatief;

•actieve participatie in gemeentelijke projecten: 50 EUR per jaar per project.

De aanvragen moeten uiterlijk 30 september van het lopende jaar worden ingediend. Het stadsbestuur stelt hiervoor een digitaal formulier ter beschikking.

2.2. Startsubsidie

Elke vereniging die zich registreert via het verenigingenloket komt na één jaar aangetoonde werking in aanmerking voor een startsubsidie ten bedrage van 125,00 EUR.

Om in aanmerking te komen voor een startsubsidie, moet de aanvrager bewijzen kunnen voorleggen van zijn activiteiten, van het feit dat ze openstaat voor nieuwe leden en dat ze niet langer dan vijf jaar bestaat.

2.3 Werkingssubsidies

Hoogstraatse verenigingen die zich registreren via het verenigingenloket kunnen aanspraak maken op een jaarlijkse werkingssubsidie. De wijze van verdeling van deze subsidies wordt door de gemeenteraad per sector (cultuur, jeugd, sport, mondiaal, buurtinitiatief) in een apart reglement vastgelegd.

2.4 Projectsubsidies

Hoogstraatse verenigingen die zich registreren via het verenigingenloket kunnen aanspraak maken op een projectsubsidie. De modaliteiten voor deze projectsubsidie worden door de gemeenteraad vastgelegd in een afzonderlijk reglement.

2.5 Sectorale subsidies

Voor iedere sector kunnen specifieke subsidiestromen in het leven geroepen worden. Deze subsidies kunnen zich op diverse aspecten toespitsen: infrastructuur, vormingen, kampsubsidies,… De modaliteiten van al deze subsidies worden door de gemeenteraad vastgelegd in afzonderlijke reglementen.

2.6 Nominale subsidies

De gemeenteraad kan beslissen om aan geregistreerde verenigingen die voldoen aan de voorwaarden uit artikel 1.1 een nominale toelage te verlenen. Dit enkel bij uitzondering en om aan bepaalde, zeer concrete, behoeften tegemoet te komen, correcties uit te voeren of onevenwichten weg te werken waarvoor de bepalingen uit dit reglement ontoereikend zijn. Het vastleggen van de kredieten gebeurt op de gangbare wijze bij het opstellen van de begroting.

2.7 Controle

De begunstigden van subsidies aanvaarden door het feit van hun aanvraag de controle van de bevoegde stadsdiensten over het ingediende dossier en zullen zo nodig bijkomende inlichtingen of documenten geven. Indien blijkt dat onjuiste gegevens werden verstrekt of dat de voorwaarden van het betreffende reglement niet werden nageleefd, kan het college van burgemeester en schepenen beslissen geen subsidie toe te kennen of de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk terug te vorderen van de betrokkenen. Bovendien kan de registratie van de Hoogstraatse vereniging tijdelijk of definitief geschrapt worden. Als controle zal binnen elke sector minstens per 30 aanvragen, telkens één aanvraagformulier door de diensten worden doorgelicht.

3. Dienstverlening en logistieke ondersteuning

Verenigingen die geregistreerd zijn kunnen gebruik maken van de dienstverlening van het stadsbestuur. Daarnaast kunnen ook Hoogstraatse inwoners die openbare, niet-commerciële, socioculturele initiatieven organiseren op het grondgebied van Hoogstraten beroep doen op deze dienstverlening.

Volgende categorieën van gebruikers kunnen voor de organisatie van socioculturele initiatieven, sportevenementen of andere evenementen gebruik maken van de logistieke ondersteuning van de stad.

1)Categorie 0: stadsdiensten en adviesraden

2)Categorie 1: Hoogstraatse verenigingen en inwoners

3)Categorie 2: niet-Hoogstraatse verenigingen en inwoners

3.1 Uitleendienst

Stad Hoogstraten voorziet in een gemeentelijke uitleendienst met diverse materialen die onder bepaalde voorwaarden ter beschikking worden gesteld aan organisatoren van evenementen op het Hoogstraats grondgebied.

Er gebeuren in principe geen uitleningen voor private of commerciële doeleinden. Enige uitzondering is de sporadische ontlening van nadar, verkeersborden en signalisatielampen indien deze nodig zijn om de veiligheid op openbaar domein te garanderen naar aanleiding van private of commerciële activiteiten. De goedkeuring van een aanvraag is in dit geval afhankelijk van een voorafgaand schriftelijk en gunstig advies of toelating van de stad

3.1.1 Aanvragen uitleendienst

De aanvraag moet minimum 14 dagen en maximum 1 jaar op voorhand gebeuren via het digitale aanvraagformulier dat door de stad op z’n website ter beschikking wordt gesteld. Een reservatie is pas definitief nadat de uitleendienst hiervoor een elektronische bevestiging afleverde. Deze zal ten laatste 14 dagen na de aanvraag bezorgd worden.

De eigen stedelijke diensten, alsook de basisscholen en adviesraden kunnen een voorrang laten gelden bij het ontlenen van materialen tot 8 weken vooraf. De andere partij(en) zullen hiervan direct in kennis worden gesteld. Het stadsbestuur gaat in dat geval in overleg met de andere partijen en gaat, indien nodig, actief mee op zoek naar oplossingen.

3.1.2. Retributie en kosten in geval van schade

Voor het gebruik van de materialen van de uitleendienst, net zoals voor het leveren en halen van materialen, is een retributie verschuldigd. Deze retributie wordt door de gemeenteraad bepaald in een afzonderlijk retributiereglement.

Er zal bij een ontlening geen waarborg betaald dienen te worden. De ontlener is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal voor de volledige gebruiksperiode. Bij verlies, diefstal of beschadiging worden de kosten gedragen door de ontlener. De stad zal de schadekosten per factuur overmaken aan de ontlener. De stad stelt een lijst met de waarde van de materialen bij ontlening ter beschikking zodat duidelijk is welke vergoeding maximaal kan gefactureerd worden in geval van schade, verlies of diefstal. Kosten in geval van schade door veelvuldig gebruik of slijtage zullen niet aangerekend worden aan de ontlener.

3.1.3 Vrijstellingen

Het college kan vrijstelling geven van de bedragen vervat in het retributiereglement op de uitleendienst. Deze vrijstelling kan gegeven worden voor activiteiten ingericht zonder enige vorm van inkomsten of wanneer de inkomsten bestemd zijn voor een liefdadig doel. De verenigingen dienen, door voorlegging van bewijsstukken deze vrijstelling te staven. Indien een vereniging meent dat zij voor deze uitzonderingsmaatregel in aanmerking komt, doet zij daartoe vooraf een gemotiveerde en schriftelijke aanvraag aan het schepencollege.

3.1.4 Vervoersregeling

In het assortiment van de uitleendienst zitten zowel materialen die door de stad geleverd kunnen worden als materialen die door de ontlener zelf afgehaald en teruggebracht dienen te worden.

De materialen die geleverd kunnen worden door de stad vind je aangeduid terug in de lijst van materialen in addendum. Elk materiaal dat in combinatie wordt ontleend met een materiaal dat geleverd wordt, kan mee geleverd worden. De ontlener beslist zelf of materialen geleverd worden door de stad of door de ontlener zelf worden opgehaald en teruggebracht.

Indien bij afhaling van de materialen door de verantwoordelijke van de uitleendienst vastgesteld wordt dat het vervoer van de materialen niet op correcte wijze kan volbracht worden (conflicterend met de wegcode, materialen dreigen schade op te lopen enz.) kunnen bepaalde materialen niet meegegeven worden of kan de ontlening niet doorgaan tenzij de ontlener de nodige aanpassingen doet.

De materialen worden geleverd en terug opgehaald door de stad op weekdagen tijdens kantooruren. De ontlener maakt hierover duidelijke afspraken met de stad. De ontlener is verplicht aanwezig bij het moment van leveren en ophalen.

De materialen die afgehaald en teruggebracht dienen te worden, kunnen worden afgehaald en teruggebracht in de Stedelijke Werkplaats (Industrieweg 2, 2320 Hoogstraten) tijdens de normale openingsuren.

De normale uitleenperiode bedraagt maximum 1 week. Deze periode kan hooguit met 1 week verlengd worden. Het is geenszins de bedoeling om materiaal voor een langere aaneengesloten periode uit te lenen.

Bij laattijdig afhalen of terug inleveren van de ontleende materialen wordt een extra retributie gevorderd. Bij niet-betaling van deze boete worden aan deze verenigingen geen materialen meer ontleend.

3.1.5 Verantwoordelijkheid ontleende materialen

De ontlener is verantwoordelijk voor het ontleende materiaal voor de volledige gebruiksperiode. Bij verlies, diefstal of beschadiging worden de kosten gedragen door de ontlener. Het is de ontlener niet toegelaten het materiaal aan derden over te dragen. Bij ontvangst van het materiaal moet de aanvrager een document ondertekenen waarin hij verklaart het materiaal in goede staat te hebben ontvangen. Alle materialen dienen in goede en propere staat te worden teruggebracht. De uitlener moet elk gebrek of schade kenbaar maken. Elke klacht achteraf wordt geweigerd. Het stadsbestuur controleert telkens het binnengebrachte materiaal op eventuele schade en ondertekent opnieuw, samen met de ontlener, een document voor goede ontvangst.

Alleen na onderling overleg met de verantwoordelijke van de stad kan toestemming verleend worden aan twee ontleners om onderling materiaal door te geven wanneer zij tijdens hetzelfde weekend manifestaties inrichten. De partijen moeten de staat van de materialen vaststellen en een verantwoordelijke aanduiden, zo niet zijn alle partijen verantwoordelijk. De uitleendienst stelt hiervoor een formulier ter beschikking dat beide partijen zullen ondertekenen.

3.1.6 Betwistingen ontlening

Indien betwistingen en moeilijkheden bij aanvragen en uitleningen niet kunnen opgelost worden na overleg met de uitleendienst, worden deze behandeld in het college van burgemeester en schepenen. Het stadsbestuur wijst alle verantwoordelijkheid van de hand voor eventuele ongevallen die zich zouden voordoen bij het gebruik van het uitgeleende materiaal. Bij herhaalde overtredingen van het reglement kan de betrokken ontlener uitgesloten worden van het gebruik van de uitleendienst.

3.2 Kampvervoer

Kampvervoer is het vervoer van materiaal in functie van kampen of meerdaagse uitstappen. Het gebruik van de vrachtwagen (met hoge container) is beperkt tot het binnenland en enkel voor vervoer van materialen. Een rit bestaat uit één maal materiaal wegbrengen en leeg terugkeren en één maal leeg vertrekken en materiaal terugbrengen. Het stadsbestuur is niet aansprakelijk voor schade aan het vervoerde materiaal.

Hoogstraatse gemeentelijke en vrije basisscholen kunnen hiervan tijdens het schooljaar op weekdagen gebruik maken voor bijvoorbeeld bos- en zeeklassen.

Daarnaast is er het vervoer van en naar jeugdkampen van Hoogstraatse verenigingen. Dit wordt beperkt tot de maanden juli en augustus..

De verschuldigde retributie wordt door de gemeenteraad goedgekeurd in een afzonderlijk reglement.

3.3 Drukwerk

Geregistreerde Hoogstraatse verenigingen kunnen hun drukwerk laten verzorgen aan de volgende voorwaarden.

•Het wordt verzorgd in zwarte inkt.

•Kleurenkopies zijn enkel mogelijk voor kaartjes om een parcours uit te stippelen.

•Drukwerk van privé-personen of groepen met een commercieel doel wordt niet aanvaard. Ook teksten met een partijpolitieke bedoeling worden geweigerd.

•Oproepen tot ledenwerving worden gratis gedrukt met een maximum van 1 A4 en een aantal gelijk aan het aantal brievenbussen in Hoogstraten.

De verschuldigde retributie wordt door de gemeenteraad goedgekeurd in een afzonderlijk reglement.

3.4 Communicatiekanalen – UiT in Hoogstraten

Stad Hoogstraten stelt diverse communicatiekanalen ter beschikking waarvan geregistreerde Hoogstraatse verenigingen gebruik kunnen maken om hun vrijetijdsactiviteiten te promoten. ‘Uit in Hoogstraten’ staat centraal in deze communicatiemix.

Iedereen wordt opgeroepen om zijn vrijetijdsactiviteiten steeds in te geven in de UiTdatabank, het Vlaamse platform dat een overzicht biedt van alle vrijetijdsactiviteiten. Stad Hoogstraten is al jaren een partner in het UiTnetwerk en heeft verschillende automatische koppelingen met de UiTdatabank.

Als je je vrijetijdsactiviteit ingeeft in de UiTdatabank komt deze automatisch terecht op ‘UiT in Vlaanderen’, de webpagina ‘UiT in Hoogstraten’ en de vele digitale en gedrukte agenda’s die putten uit de UiTdatabank.

Stad Hoogstraten tracht steeds een zo volledig mogelijk overzicht over te nemen naar andere communicatiekanalen van de stad zoals de gedrukte UiTagenda of nieuwsbrief. Het bestuur is hier echter niet aan gebonden.

Stad Hoogstraten stelt onder andere volgende communicatiekanalen ter beschikking voor promotie van het lokale vrijetijdsleven. Deze lijst is niet exhaustief.

-Aanplakzuilen

-Digitale informatieborden

-Digitale UiTagenda

-Gedrukte UiTagenda

-Nieuwsbrief

Stad Hoogstraten heeft steeds een actuele publicatie ter beschikking die organisatoren van vrijetijdsactiviteiten informeert over de beschikbare communicatiekanalen en de bijhorende modaliteiten. Deze publicatie kan steeds bij collegebeslissing worden bijgestuurd.

Indien retributie verschuldigd is voor het gebruik van deze kanalen, zal deze door de gemeenteraad goedgekeurd worden in een afzonderlijk reglement.

3.5 uitzonderlijke evenementen

Het stadsbestuur kan extra ondersteuning toekennen aan uitzonderlijke evenementen in Hoogstraten. Een uitzonderlijk evenement is een evenement dat:

•een uitstraling heeft op Vlaams, nationaal of internationaal niveau;

•een duidelijk en aantoonbaar voordeel voor de gehele Hoogstraatse bevolking, organisaties of ondernemers inhoudt;

•bijdraagt tot de doelstellingen van het stadsbestuur.

3.5.1 Logistieke steun

Een eerste vorm van extra ondersteuning aan de organisator van een uitzonderlijk evenement kan de toekenning van gratis logistieke steun zijn. Hiertoe dient de organisator een gemotiveerde aanvraag te bezorgen aan de afdeling Vrije Tijd minimaal 3 maanden voor het evenement plaatsvindt. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt de grootte en aard van de logistieke steun op basis van het hierboven bedoelde voordeel.

3.5.2 Relatiegeschenken en prijzen

Daarnaast kan de stad voor uitzonderlijke evenementen voorzien in relatiegeschenken voor de laureaten, winnaars,…. Een vereniging dient dan minstens 1 maand voor het evenement plaatsvindt een aanvraag in bij de dienst vrijetijd.

3.5.3 Partnerschap

Indien een organisator een inhoudelijke of conceptuele samenwerking voor een uitzonderlijk evenement wil aangaan kan hiervoor een partnerschap worden aangevraagd. Hiertoe dient de organisator minimaal 3 maanden voor het evenement plaatsvindt een uitgebreide, gemotiveerde aanvraag in bij de afdeling Vrije Tijd. Het college van burgemeester en schepenen beslist of en op welke manier voor een uitzonderlijk evenement een partnerschap kan worden opgezet en welke ondersteuning de stad biedt.

3.6 Communicatie en vermelding UiT in Hoogstraten

Elk evenement of sociocultureel initiatief dat gebruik maakt van logistieke ondersteuning van de stad zal in zijn communicatie het logo van UiT in Hoogstraten opnemen.

3.7 Uitzonderingen, afwijkingen en vrijstellingen

Het college van burgemeester en schepenen kan gemotiveerd afwijkingen, uitzonderingen en vrijstellingen toestaan op de modaliteiten voor de logistieke ondersteuning aan verenigingen en Hoogstraatse inwoners.

4. Verhuur accommodatie

Stad Hoogstraten verhuurt diverse gebouwen en locaties die zij tot haar beschikking heeft voor het organiseren van vrijetijdsactiviteiten. Hoogstraatse verenigingen en inwoners kunnen hier steeds gebruik van maken mits ze voldoen aan de modaliteiten van de betreffende locatie. In sommige gevallen kan de stedelijke accommodatie ook gehuurd worden door niet-Hoogstraatse of commerciële gebruikers.

Sportinfrastructuur die ter beschikking wordt gesteld, kan enkel gehuurd worden voor sportieve evenementen, trainingen, … Verjaardagsfeestjes, bijvoorbeeld, zijn niet toegelaten.

De socioculturele infrastructuur die ter beschikking wordt gesteld, kan enkel gehuurd worden voor vergaderingen, repetities, opvoeringen,… Privé-feesten zijn niet toegelaten in stedelijke infrastructuur.

Voor iedere beschikbaar gestelde infrastructuur wordt een huishoudelijk reglement opgemaakt dat de geldende modaliteiten bepaalt. Algemeen geldt dat aanvragen voor gebruik van stedelijke infrastructuur digitaal dienen te gebeuren via de online reservatiemodule van de stad.

De verschuldigde retributie wordt door de gemeenteraad goedgekeurd in een afzonderlijk reglement.

4.1 Beschikbare accommodatie

Voor sociocultureel gebruik:

-Lokalen van het gemeenschapscentrum

oRabboenizaal Spijker, Lindendreef 37, 2320 Hoogstraten

Polyvalente zaal Rabboeni – max 600 personen

Polyvalante zaal cafetaria Rabboeni – max 200 personen

oOntmoetingsruimte bib, Lindendreef 1b, 2320 Hoogstraten – max 50 personen

oAuditorium IKO, Buizelstraat 11, 2320 Hoogstraten – max 48 personen

-Polyvalente zaal 4-5-6, Gemeenteplein, 2328 Meerle – max 60 personen

-Refters en speelplaatsen gemeentelijke basisscholen

oGBS Hoogstraten, Gravin Elisabethlaan 21, 2320 Hoogstraten

oGBS De Wijsneus, Worteldorp 13, 2323 Wortel

oGBS De Meerpaal, Terbeeksestraat 6, 2321 Meer

oGBS ‘t Dreefke, Kapelweg 2, 2328 Meersel-Dreef

Voor gebruik voor sport- en beweegactiviteiten:

Grootte 1 unit (voor losse verhuur en seizoensreservaties):

-Turnzaal Gemeenteschool Hoogstraten, Gravin Elisabethlaan 21, 2320 Hoogstraten

-Turnzaal De Wijsneus, Worteldorp 13, 2323 Wortel (toegang via Kerkpad)

-Turnzaal Scharrel, Witherenweg 2, 2322 Minderhout

-Turnzaal De Meerpaal, Terbeeksestraat 6, 2321 Meer

-Turnzaal Meerle, Ulicotenseweg 1, 2328 Meerle

-Turnzaal ’t Dreefke, Kapelweg 2, 2328 Meersel-Dreef

-Polyvalente zaal Sportoase, Katelijnestraat 31, 2320 Hoogstraten (0.5 unit)

Grootte 2 units (enkel voor seizoensreservaties):

-Turnzaal Klein Seminarie, Vrijheid 234, 2320 Hoogstraten (toegang via Katelijnestraat)

-Sporthal ASO Spijker, Lindendreef 37, 2320 Hoogstraten

-Kunstgrasveld vzw Spijker, Lindendreef 37, 2320 Hoogstraten (toegang via Gelmelstraat)

Grootte 3 units (met mogelijkheid om 1/3de, 2/3de of 3/3de te huren)(enkel voor seizoensreservaties):

-Sporthal Klein Seminarie, Vrijheid 234, 2320 Hoogstraten (toegang via Katelijnestraat)

-Sporthal VITO, Gravin Elisabethlaan 30, 2320 Hoogstraten (toegang via Karel Boomstraat)

-Sporthal VTI Spijker, Gelmelstraat 62, 2320 Hoogstraten

Speelplaatsen gemeentelijke basisscholen

-GBS Hoogstraten, Gravin Elisabethlaan 21, 2320 Hoogstraten

-GBS De Wijsneus, Worteldorp 13, 2323 Wortel

-GBS De Meerpaal, Terbeeksestraat 6, 2321 Meer

-GBS ‘t Dreefke, Kapelweg 2, 2328 Meersel-Dreef

5. Renteloze lening

5.1. Kredieten voor renteloze lening

Binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd op de gemeentebegroting, kan aan een vereniging een renteloze lening verleend worden volgens de voorwaarden die in dit reglement worden vastgesteld.

5.2. Voorwaarden ontlener renteloze lening

Om in aanmerking te komen voor het verkrijgen van een renteloze lening moet de vereniging aan de volgende voorwaarden voldoen:

•bij het stadsbestuur geregistreerd staan als vereniging;

•over rechtspersoonlijkheid beschikken;

•aanvaarden om binnen de bepalingen van dit reglement voorafgaand aan de toekenning van een renteloze lening, verantwoording af te leggen ten aanzien van het stadsbestuur over de aanwending van de geleende gelden;

•geen renteloze lening hebben lopen. Eenzelfde vereniging kan slechts aanspraak maken op een volgende renteloze lening van zodra het volledige bedrag van de vorige renteloze lening werd terugbetaald.

5.3. Doel renteloze lening

Renteloze leningen kunnen door de gemeenteraad toegekend worden, na advies van de erkende adviesraad die bevoegd is voor de werksoort of categorie waaronder de aanvragende vereniging ingedeeld is. De renteloze leningen worden toegekend voor:

•aankoop van gronden en/of gebouwen;

•nieuwbouw of aanleg van infrastructuur;

•verbouwingswerken van infrastructuur.

Deze investeringen hebben betrekking op projecten die onlosmakelijk verbonden zijn met de werking van de vereniging. De projecten situeren zich op het grondgebied van de stad Hoogstraten. De kosten voor de bouw van een cafétaria, niet verbonden aan de infrastructuur van de vereniging, komen niet in aanmerking.

5.4. Administratieve voorwaarden

De vereniging die in aanmerking wenst te komen voor het bekomen van een renteloze lening moet hiertoe een aanvraag indienen ten laatste op 31 december van het voorgaande kalenderjaar. De aanvraag moet bestaan uit:

•voorstelling van de vereniging (de in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad gepubliceerde oprichtingsakte en eventuele latere wijzigingsakten, statuten, samenstelling bestuur, werkingsverslag van het voorbije jaar, financieel verslag);

•voorstelling van het investeringsproject waarin de noodzaak van een renteloze lening wordt aangetoond; - minimaal een schets van de geplande werken;

•bij aankopen het afschrift van de notariële akte of het compromis met de verkoper;

•bij andere investeringen een financiële raming, inclusief een raming van de aankopen en werken die achteraf via facturen worden gestaafd.

Ter beoordeling van het project kan het college van burgemeester en schepenen alle bijkomende informatie en/of documenten opvragen die het nuttig acht.

5.5. Overeenkomst

Bij toekenning van een renteloze lening aan een vereniging wordt een overeenkomst afgesloten tussen de stad en de vereniging waarin alle modaliteiten met betrekking tot de renteloze lening worden opgenomen. De vereniging verbindt er zich toe het ontleende bedrag uitsluitend aan te wenden voor het project waarvoor de lening werd aangevraagd en toegestaan.

Elke andere aanwending van het ontleende bedrag heeft van rechtswege de onmiddellijke opeisbaarheid van het totale ontleende bedrag, vermeerderd met de rente (wettelijke intrestvoet) vanaf de dag der uitbetaling van het ontleende bedrag en met de wederbeleggingsvergoeding, tot gevolg.

5.6. Controle

De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen (B.S. 06 december 1983) is van toepassing op onderhavig reglement. Deze wet geeft aan het stadsbestuur het recht op informatie en financiële controle over de begroting en de rekening van de aanvrager.

Het stadsbestuur heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de renteloze lening te controleren. De aanvrager verbindt er zich toe om de bewijsstukken van aanwending van de renteloze lening voor te leggen op eenvoudig verzoek van het stadsbestuur. In toepassing van artikel 9, lid 2 van voormelde wet, wordt voor de toelagen met een waarde van 1.240 EUR tot 24.790 EUR de aanvrager/trekker geheel vrijgesteld van de door bedoelde wet opgelegde verplichtingen, zonder dat hij kan worden ontslagen van de verplichtingen zoals bepaald in artikelen 3 en 7, lid 1, 1° van deze wet.

5.7. Bedrag renteloze lening

Binnen de perken van de goedgekeurde kredieten (125.000,00 EUR) bedraagt de renteloze lening 50 % (60% ingeval van samenwerking in een gezamenlijk project tussen 2 of meer verenigingen) van de aankoopsom of van de voorgelegde facturen (incl. BTW). Zijn er meer aanvragen dan het beschikbare budget toelaat, dan wordt het totale budget evenredig verdeeld over de aanvragen.

5.8. Uitbetaling renteloze lening

De uitbetaling van de renteloze lening geschiedt als volgt:

•bij aankoop van gronden en/of gebouwen wordt de renteloze lening uitbetaald na voorlegging van het afschrift van notariële akte;

•bij nieuwbouw, verbouwingswerken of aanleg van infrastructuur, op gronden in eigendom of in erfpacht, wordt de lening in schijven uitbetaald, op basis van de voorgelegde facturen, naargelang de vordering van de werken.

De uitbetalingsmodaliteiten worden opgenomen in de afgesloten overeenkomst. De vereniging dient voor elke uitbetaling een uitbetalingsaanvraag in, samen met de bewijsstukken.

Elke uitbetalingsaanvraag is onderworpen aan de goedkeuring van het College van Burgemeester en Schepenen. Voorafgaand aan elke uitbetaling zal een controle worden uitgevoerd door het stadsbestuur.

5.9. Afbetaling renteloze lening

Een afbetalingsplan kan in overleg met het college van burgemeester en schepenen overeengekomen worden zonder dat de terugbetalingstermijn langer dan 10 jaar mag bedragen. Voor Hoogstraatse jeugdverenigingen kan deze termijn opgetrokken worden naar 20 jaar.

5.10. Waarborg

Tot naleving van al de verbintenissen voortvloeiend uit de leningsovereenkomst verleent de vereniging ten voordele van de stad en ten belope van het volledige bedrag van de renteloze lening, minimum één van volgende zekerheden. De soort van zekerheid moet overeengekomen worden door de beide partijen:

•een bankwaarborg op eerste verzoek, afgesloten bij een kredietinstelling ingeschreven op de lijst van de commissie voor het bank-, financie- en assurantiewezen,

•en/of - een hoofdelijke solvabele borgstelling, met een maximum van 10 hoofdelijke borgstellers per geleend bedrag waarbij de borgstellers uitdrukkelijk afstand doen van het voorrecht van uitwinning zowel tegenover de ontleners, de vereniging die zij voorhouden te vertegenwoordigen, als tegenover haar wettelijke of feitelijke bestuurders,

•en/of - een hypothecaire borgstelling bij middel van een authentieke akte en enkel voor Hoogstraatse jeugdverenigingen. Vóór de ondertekening van onderhavige overeenkomst, overhandigt de vereniging het bewijs aan het stadsbestuur waaruit het gesteld zijn van de bewuste afdoende zekerheid (zekerheden) ten voordele van de gemeente en ten belope van het volledige bedrag van de renteloze lening blijkt (blijken).

De ontleners stemmen ermee in dat de stedelijke subsidies die aan de vereniging verschuldigd zouden zijn, jaarlijks zo nodig en zo mogelijk kunnen verrekend worden ten belope van de in dat jaar aan de stad verschuldigde en niet gedane terugbetaling.

5.11. Bijkomende vereisten

Alle wettelijke vergunningen, keuringen, toelatingen e.d. moeten aangevraagd en bekomen worden door de vereniging. Registraties, taksen, administratiekosten e.d. zijn ten laste van de vereniging.

Artikel 2:

Dit reglement gaat in vanaf 1 april 2021 en de gemeenteraad heft het globaal reglement op de ondersteuning van verenigingen dat werd goedgekeurd op de gemeenteraad van de gemeenteraad van 22 juni 2009 en dat werd aangepast op de gemeenteraad 27 juni 2011 en de gemeenteraad van 14 april 2020, hiermee op.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Goedkeuren van de aanpassingen aan het retributiereglement vrijetijdsinfrastructuur.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Directe aanleiding voor de aanpassing aan het retributiereglement was de afstemming en vereenvoudiging van de retributies voor het gebruik van de sportinfrastructuur. Er zaten kleine verschillen tussen de verschillende zalen die doorheen de tijd ontstonden. Dat maakte het zowel voor de diensten als voor verenigingen niet eenvoudig.

De retributiereglementen betreffende de gemeentelijke vrijetijdsinfrastructuur geraakten de afgelopen jaren bovendien wat verspreid. Er was enerzijds het reglement retributie gemeentelijke infrastructuur en anderzijds het retributiereglement voor het gemeenschapscentrum.

Tot slot waren in het retributiereglement gemeentelijke infrastructuur de gebruikerscategorieën te weinig gedefinieerd waardoor het niet altijd duidelijk was wie welke infrastructuur kon gebruiken en tegen welk tarief.

Juridische grond

• Artikel 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Het retributiereglement en huishoudelijk reglement voor het gemeenschapscentrum van 19 december 2016.

• Het retributiereglement voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur door verenigingen van 16 december 2019.

Argumentatie

Deze nieuwe gecoördineerde versie van het retributiereglement vrijetijdsinfrastructuur geeft verenigingen een beter overzicht betreffende:

• welke zalen ter beschikking worden gesteld

• voor welke gebruikerscategoriëen

• aan welk tarief

Alle informatie wordt bovendien gebundeld in één allesomvattend retributiereglement.

Voor elke zaal wordt er nog apart een huishoudelijk reglement opgemaakt. Ook die huishoudelijk reglementen worden op basis van een sjabloon verder op elkaar afgestemd.

Betreft het overzicht van de zalen

• Het raadhuis in Meerle

• De schoolspeelplaatsen in Wortel en Hoogstraten

werden toegevoegd aan het overzicht van de lokalen die door de stad ter beschikking gesteld worden voor socio-cultureel gebruik.

Betreft de gebruikerscategorieën

De categorie 1 werd naast Hoogstraatse verenigingen ook uitgebreid met Hoogstraatse inwoners. Ook inwoners kunnen socio-culturele activiteiten en initiatieven nemen waarvoor onze infrastructuur gebruikt kan worden.

Let op: het gaat dan wel steeds om socio-culturele activiteiten met een openbaar karakter. Privéfeesten en gelegenheden kunnen niet plaats vinden in onze infrastructuur.

Betreft de tarieven

Volgende tarieven veranderden:

• de tarieven voor sportinfrastructuur werden éénvormig gemaakt. De afgelopen jaren waren de tarieven een lappendeken geworden. Dat werd nu rechtgezet.

◦ voor sommige accomodaties betekent dat een lichte stijging. Voor andere accomodatie betekent dat een lichte daling. (overzicht in bijlage)

• de tarieven voor het gebruik van het nieuwe raadhuis in Meerle werden vastgelegd. Deze werden in overeenstemming gebracht met andere retributies zoals bijv. de refter.

Adviezen

Alle adviesraden adviseerden positief. Enkel de cultuurraad formuleerde volgende voorwaarde: de maximumprijs voor het geheel van het raadhuis vast te leggen op maximum 90 EUR en graag alle prijzen te bekijken met dat in het achterhoofd. Cfr. concreet voorstel.

Het voorstel van de cultuurraad werd verwerkt in het retributiereglement dat voorligt op de gemeenteraad.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt onder actie "We beheren, ondersteunen en verhuren vrijetijdsinfrastructuur." van het meerjarenplan, met actienummer: 2/5/2/1, beleidsitem: Overige culturele instellingen met nummer: 709-00 en algemeen rekeningnummer: 61000200 - Huur en huurlasten van onroerende goederen huur korte termijn

Voorziene budget in het meerjarenplan: 20.800,00 EUR.

Valt onder actie "We beheren, ondersteunen en verhuren vrijetijdsinfrastructuur." van het meerjarenplan, met actienummer: 2/5/2/1, beleidsitem: Overige culturele instellingen met nummer: 709-00 en algemeen rekeningnummer: 70509999 - opbrengsten uit verhuring en verpachting

Voorziene budget in het meerjarenplan: 8 120,00 EUR.

Valt onder actie "We beheren, ondersteunen en verhuren vrijetijdsinfrastructuur." van het meerjarenplan, met actienummer: 2/5/2/1, beleidsitem: Sportsector en verenigingenondersteuning met nummer: 740-00 en algemeen rekeningnummer: 61000200 - Huur en huurlasten van onroerende goederen huur korte termijn

Voorziene budget in het meerjarenplan: 115.710,00 EUR.

Valt onder actie "We beheren, ondersteunen en verhuren vrijetijdsinfrastructuur." van het meerjarenplan, met actienummer: 2/5/2/1, beleidsitem: Sportsector en verenigingenondersteuning met nummer: 740-00 en algemeen rekeningnummer: 70509999 - opbrengsten uit verhuring en verpachting

Voorziene budget in het meerjarenplan: 45.675,00 EUR.

De financieel directeur heeft op 1 maar 2021 visum verleend.

BESPREKING

Raadslid Marc Haseldonckx wil weten wat er onder de term 'particulieren' wordt verstaan, zoals dat gebruikt wordt in artikel 3: niet-Hoogstraatse verenigingen en particulieren.

Schepen Arnold Wittenberg maakt duidelijk dat dit gaat over individuen die niet in Hoogstraten wonen. Op vraag van raadslid Marc Haseldonckx wordt het woord 'particulieren' dan beter vervangen door 'inwoners'.

Raadslid Maarten Leemans vraagt zich af of dit wel helemaal klopt.

Schepen Arnold Wittenberg geeft toelichting bij het in elkaar schuiven van de verschillende reglementen en het feit dat er naar vereenvoudiging is gestreefd, waar dit vroeger in het reglement voor het gemeenschapscentrum nogal wat verwarring met zich meebracht.

Voorzitter Jef Vissers vraagt of de gemeenteraad de voorgestelde wijziging kan goedkeuren en van het woordje 'particulieren' in artikel 3 'inwoners' maken.

De gemeenteraad keurt dit reglement, met deze wijziging, goed. Binnen dezelfde filosofie wordt dezelfde wijziging ook meegenomen in de andere gerelateerde reglementen.

BESLUIT

Bij 26 ja stemmen (Marc Van Aperen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Herman Snoeys, Tinne Rombouts, Fons Jacobs, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Dimitri Van Pelt, Jef Vissers, Joël Adams, Maarten Leemans, Pim Van der Linden, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert, Ilse Verachtert en Ans Lochten)

Artikel 1:

De gemeenteraad keurt de aanpassingen aan het retributiereglement vrijetijdsinfrastructuur als volgt goed:

RETRIBUTIEREGLEMENT VRIJETIJDSINFRASTRUCTUUR

Artikel 1. Overzicht vrijetijdsinfrastructuur

Met ingang van 01/04/2021 en voor een termijn eindigend op 31/12/2025 wordt een retributie geheven op het gebruik van de hierna genoemde vrijetijdsinfrastructuur:

1) Voor sociocultureel gebruik:

◦ Lokalen van het gemeenschapscentrum

▪ Rabboenizaal Spijker, Lindendreef 37, 2320 Hoogstraten

◦ Polyvalente zaal Rabboeni – max 600 personen

◦ Polyvalante zaal cafetaria Rabboeni – max 200 personen

▪ Ontmoetingsruimte bib, Lindendreef 1b, 2320 Hoogstraten – max 50 personen

▪ Auditorium IKO, Buizelstraat 11, 2320 Hoogstraten – max 48 personen

◦ Polyvalente zaal 4-5-6, Gemeenteplein, 2328 Meerle

◦ Het Raadhuis, Gemeenteplein, 2328 Meerle

◦ Refters gemeentelijke basisscholen

▪ Refter GBS Hoogstraten, Gravin Elisabethlaan 21, 2320 Hoogstraten

▪ Speelplaats GBS Hoogstraten, Gravin Elisabethlaan 21, 2320 Hoogstraten

▪ Refter GBS De Wijsneus, Worteldorp 13, 2323 Wortel

▪ Speelplaats GBS De Wijsneus, Worteldorp 13, 2323 Wortel

▪ Refter GBS De Meerpaal, Terbeeksestraat 6, 2321 Meer

▪ Refter GBS ‘t Dreefke, Kapelweg 2, 2328 Meersel-Dreef

2) Voor gebruik voor sport- en beweegactiviteiten:

◦ Grootte 0,5 unit:

• Polyvalente zaal Sportoase, Katelijnestraat 31, 2320 Hoogstraten

◦ Grootte 1 unit:

• Turnzaal Gemeenteschool Hoogstraten, Gravin Elisabethlaan 21, 2320 Hoogstraten

• Turnzaal De Wijsneus, Worteldorp 13, 2323 Wortel (toegang via Kerkpad)

• Turnzaal Scharrel, Witherenweg 2, 2322 Minderhout

• Turnzaal De Meerpaal, Terbeeksestraat 6, 2321 Meer

• Turnzaal Meerle, Ulicotenseweg 1, 2328 Meerle

• Turnzaal ’t Dreefke, Kapelweg 2, 2328 Meersel-Dreef

◦ Grootte 2 units (met mogelijkheid om 1/2de of 2/2de te huren):

• Turnzaal Klein Seminarie, Vrijheid 234, 2320 Hoogstraten (toegang via Katelijnestraat)

• Sporthal ASO Spijker, Lindendreef 37, 2320 Hoogstraten

• Kunstgrasveld vzw Spijker, Lindendreef 37, 2320 Hoogstraten (toegang via Gelmelstraat)

◦ Grootte 3 units (met mogelijkheid om 1/3de, 2/3de of 3/3de te huren):

• Sporthal Klein Seminarie, Vrijheid 234, 2320 Hoogstraten (toegang via Katelijnestraat)

• Sporthal VITO, Gravin Elisabethlaan 30, 2320 Hoogstraten (toegang via Karel Boomstraat)

• Sporthal VTI Spijker, Gelmelstraat 62, 2320 Hoogstraten

Gebruik en voorwaarden van gemeentelijke infrastructuur die niet expliciet vermeld staat in bovengenoemd overzicht is steeds te bespreken met de gebouwverantwoordelijke van die locatie.

Artikel 2. Definitie ‘gebruik’

Onder het gebruik van vrijetijdsinfrastructuur wordt verstaan het naakte gebruik van een accommodatie, met een niet-permanent karakter, met inbegrip van verlichting en verwarming.

Specificaties en modaliteiten omtrent reservatie en gebruik staan vermeld in de respectievelijke huishoudelijke reglementen van de verschillende infrastructuren.

Artikel 3. Gebruikerscategorieën

De vrijetijdsinfrastructuur wordt ter beschikking gesteld aan volgende categorieën van gebruikers:

-Categorie 0: stadsdiensten en adviesraden

-Categorie 1: (geregistreerde) Hoogstraatse verenigingen en inwoners

-Categorie 2: niet-Hoogstraatse verenigingen en inwoners

-Categorie 3: commerciële organisaties en zelfstandige lesgevers

Artikel 4. Retributie voor vrijetijdsinfrastructuur bestemd voor socioculturele activiteiten

Artikel 4.1 Lokalen van het Gemeenschapscentrum

De verschuldigde retributie voor het gebruik van de lokalen van het Gemeenschapscentrum en bijhorende materialen bedraagt:

Opmerking: Voor de Rabboenizaal is het mogelijk om kosteloos op te bouwen en/of af te breken (als de agenda dit toelaat). De zaal wordt dan niét verwarmd. Indien wel verwarmd, geldt het repetitietarief. Kosteloos opbouwen en afbreken is beperkt tot maximum één dag voor en één dag na de activiteit.

Opmerking: Indien gebruik gemaakt wordt van de Rabboenizaal is er de optie om gebruik te maken van theatertechnisch materiaal van het gemeenschapscentrum. Raadpleeg het huishoudelijk reglement voor de modaliteiten rond de standaardset en de uitgebreide set.

Opmerking: Indien de Rabboenizaal gehuurd wordt, is gebruik van de cafetaria inbegrepen in deze huurprijs.

Artikel 4.2 Polyvalente zaal 4-5-6 Meerle

Voor de polyvalente zaal ‘4-5-6’ in Meerle werd volgende retributie bepaald:

*Voor geregistreerde Hoogstraatse jeugd- en ouderenverenigingen, en voor gebruik door jeugd (-18 jaar) van andere geregistreerde Hoogstraatse verenigingen geldt dat zij slechts 50% van de retributie van categorie 1 dienen te betalen.

Artikel 4.3 Raadhuis Meerle

Voor het Raadhuis Meerle werd volgende retributie bepaald:

Opmerking: Voor het Raadhuis is het mogelijk om kosteloos op te bouwen en/of af te breken (als de agenda dit toelaat). De zaal wordt dan niét verwarmd. Kosteloos opbouwen en afbreken is beperkt tot maximum één dag voor en één dag na de activiteit.

Artikel 4.4 Refters en speelplaatsen van de gemeentelijke basisscholen

Voor de refters en speelplaatsen van de gemeentelijke basisscholen werd volgende retributie bepaald:

*Voor geregistreerde Hoogstraatse jeugd- en ouderenverenigingen, en voor gebruik door jeugd (-18 jaar) van andere geregistreerde Hoogstraatse verenigingen geldt dat zij slechts 50% van de retributie van categorie 1 dienen te betalen.

Artikel 5. Retributie voor vrijetijdsinfrastructuur bestemd voor sport- en beweegactiviteiten

Artikel 5.1 Turnzalen gemeentelijke en vrije basisscholen:

Voor turnzaal gemeenteschool Hoogstraten, De Wijsneus, Scharrel, De Meerpaal, De Klimtoren en ’t Dreefke werd volgende retributie bepaald:

* Tarief categorie 1 jeugd is enkel geldig voor geregistreerde Hoogstraatse jeugd- en ouderenverenigingen en voor gebruik door jeugd (-18 jaar) van andere geregistreerde Hoogstraatse verenigingen.

Artikel 5.2 Andere sportinfrastructuur

De verschuldigde retributie voor andere sportinfrastructuur dan vermeld in artikel 5.1 is afhankelijk van de grootte van de infrastructuur (zie artikel 1) en bedraagt:

* Tarief categorie 1 jeugd is enkel geldig voor geregistreerde Hoogstraatse jeugd- en ouderenverenigingen en voor gebruik door jeugd (-18 jaar) van andere geregistreerde Hoogstraatse verenigingen.

** Gebruik kleedkamers en douches inbegrepen.

Artikel 6: voorschot en annulering

De retributie voor het gebruik van de lokalen is verschuldigd door eenieder die gebruik maakt van de vrijetijdsinfrastructuur van de stad.

Er wordt geen voorschot aangerekend voor gebruik van de infrastructuur. Het volledige saldo dient vereffend te worden na de activiteit, wanneer het stadsbestuur voor deze retributie een betalingsuitnodiging opmaakt aan de gebruiker/organisator. Vanaf het moment dat de stad een reservatie bevestigt, geldt de locatie als gereserveerd en is een retributie verschuldigd.

In het voorkomend geval dat een annulering zich opdringt, gelden hiervoor specifieke richtlijnen. Deze staan beschreven in de respectievelijke huishoudelijke reglementen van de locaties.

Artikel 7: bijkomende retributies

Indien na afloop van de activiteit de ontleende sleutel en/of toegangsbadge niet wordt ingeleverd of hier schade aan is, zal hiervoor een bijkomende retributie worden aangerekend bij de betalingsuitnodiging. Daarbij zullen volgende retributies gehanteerd worden:

• Sleutel: 50 EUR

• Toegangsbadge: 50 EUR

Het is ten strengste verboden sleutels te laten bijmaken. Indien een extra sleutel noodzakelijk is voor de organisatie van langlopende reeksen, en deze moet bijgemaakt worden, zal de stad hiervoor een retributie van 50 EUR aanrekenen.

De gepresteerde uren van het stadspersoneel worden aangerekend volgens de geldende tarieven en toeslagen, indien bij verhuringen:

• Op vraag van de gebruiker/organisator de afgesproken uurroosters m.b.t. de aanwezigheid van personeel worden overschreden.

• Het opruimen/schoonmaak niet of onvoldoende is gebeurd tegen het afgesproken moment.

Voor het beschadigen en/of verlies van materiaal en/of van infrastructuur wordt de kostprijs of herstellingskost van het betreffende materiaal aangerekend.

Het college van burgemeester en schepenen kan van bovenstaande bepalingen gemotiveerd afwijken.

Artikel 8: De invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen

Wanneer een gebruiker de verschuldigde retributie niet betaalt, voorziet

artikel 177 van het decreet lokaal bestuur in de mogelijkheid om een dwangbevel uit te vaardigen met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen.

Artikel 2:

De gemeenteraad geeft kennis van deze beslissing aan de financiële dienst, de dienst vrijetijd en de betrokken adviesraden.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Goedkeuren van de aanpassingen aan het retributiereglement materiële dienstverlening.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Op 7 januari 2021 ging het college van burgemeester en schepenen akkoord met de aanpassingen in het globaal reglement op het vrijetijdsleven.

In het globaal reglement worden de categorieën vastgelegd voor de dienstverlening van de stad aan verenigingen en inwoners voor socio-culturele en sportieve initiatieven en evenementen.

Deze categorieën werden aangepast op advies van de cultuurpactcommissaris. Het is namelijk niet wettelijk om dienstverlening voor verenigingen afhankelijk te maken van een arbitraire administratieve procedure zoals erkenning. Elke vereniging moet op dezelfde manier toegang kunnen hebben tot dezelfde ondersteuning.

Deze categorieën dienen vervolgens ook aangepast te worden in het bijhorende retributiereglement materiële dienstverlening.

Juridische grond

• Artikel 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Het globaal reglement op het vrijetijdsleven dat wordt goedgekeurd op de gemeenteraad van maart 2021.

• Het retributiereglement materiële dienstverlening dat werd goedgekeurd op de gemeenteraad van 14 april 2020.

Argumentatie

In het globaal reglement worden volgende categorieën vastgelegd voor de dienstverlening:

• Categorie 0: stadsdiensten en adviesraden

• Categorie 1: Hoogstraatse verenigingen en inwoners

• Categorie 2: niet-Hoogstraatse verenigingen en particulieren

Deze categorieën werden overgenomen in het reglement materiële dienstverlening.

Globaal reglement	Retributiereglement oud	retributiereglement nieuw
categorie 0: stadsdiensten en adviesraden	niet voorzien	categorie 0: stadsdiensten en adviesraden
categorie 1: Hoogstraatse verenigingen en inwoners	categorie 1: Erkende Hoogstraatse verenigingen	categorie 1: Hoogstraatse verenigingen en inwoners
niet voorzien	categorie 2: Niet-erkende Hoogstraatse verenigingen	categorie 1: Hoogstraatse verenigingen en inwoners
categorie 2: niet-Hoogstraatse verenigingen en particulieren	niet voorzien (als dusdanig cfr. infra.)	categorie 2: Niet-Hoogstraatse verenigingen en particulieren.

Belangrijk hierbij op te merken dat zowel categorie 1 als categorie 2 enkel gebruik kan maken van de dienstverlening indien ze een socio-cultureel of sportief evenement of initiatief organiseren in Hoogstraten.

Belangrijk hierbij op te merken dat ook in het vorige reglement voorzien was dat niet-Hoogstraatse verenigingen en particulieren gebruik konden maken van de materiële dienstverlening van de stad nl.

Uit het globaal reglement

Artikel 14 Gebruikers

Verenigingen die (tijdelijk) erkend zijn op basis van artikel 3 of 4 en organisaties die erkend zijn op basis van het reglement op de ondersteuning van erkende organisaties kunnen gebruik maken van de dienstverlening opgezet door het gemeentebestuur. Daarnaast kunnen ook andere socio-culturele initiatieven in Hoogstraten beroep doen op deze dienstverlening.

.

Artikel 15 Uitleendienst

De in artikel 14 vermelde gebruikers kunnen gebruik maken van de uitleendienst aan gunsttarief. Daarnaast kunnen ook andere socio-culturele initiatieven in Hoogstraten van buitendorpse verenigingen gebruik maken van de uitleendienst tegen het normale tarief. Particulieren kunnen enkel beroep doen op de uitleendienst voor verkeerssignalisatie.

Er verandert dus niets aan de inhoud noch de retributies voorzien in het retributiereglement materiële dienstverlening.

Het retributiereglement materiële dienstverlening wordt wel verduidelijkt en aangepast op basis van de categorieën, die de facto al bestonden, maar nu werden geëxpliciteerd.

Advies

Gelet op het feit dat er in wezen niets verandert aan het retributiereglement;

Gelet op het feit dat de adviesraden in april 2020 nog een advies formuleerden op het huidige reglement;

wordt er voor deze aanpassing geen advies gevraagd aan de adviesraden vrijetijd.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt onder actie "We bieden ondersteuning aan verenigingen, organisaties en inwoners die een evenement organiseren" van het meerjarenplan, met actienummer: 2/5/1/2, beleidsitem: Overige evenementen met nummer 719-00 en algemeen rekeningnummer: 70059999- Opbrengsten uit dienstverlening.

In het meerjarenplan is er 4.000,00 EUR aan opbrengsten voorzien in elk jaar op deze sleutel.

De financieel directeur heeft op 22 februari 2021 visum verleend.

BESPREKING

Raadslid Joël Adams is blij dat verschillende materialen zijn gewijzigd in prijs, maar er blijft een verschil in bedrag bestaan wat voor hem dan ook een verdoken belastingsverhoging is. Verenigingen vinden het goed dat de grote stukken van de uitleendienst voortaan geleverd worden, maar het is wel jammer dat hier 35 EUR voor aangerekend wordt. Het stemgedrag blijft dan ook hetzelfde, voor de fractie CD&V is dit een verdoken belastingsverhoging en daarom gaan ze niet akkoord.

Schepen Arnold Wittenberg maakt duidelijk dat dit reglement wordt terug gebracht omdat de categoriëen werden aangepast. Hij stelt voor om naar analogie met de aanpassing in het vorige reglement ook hier de wijziging mee te nemen en dus van 'particulieren' 'inwoners' maken. De gemeenteraad kan akkoord gaan met deze aanpassing.

BESLUIT

Bij 18 ja stemmen (Marc Van Aperen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Herman Snoeys, Fons Jacobs, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Dimitri Van Pelt, Jef Vissers, Maarten Leemans, Pim Van der Linden, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert en Ans Lochten) en 8 neen stemmen (Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Tinne Rombouts, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Joël Adams en Ilse Verachtert)

Artikel 1:

De gemeenteraad gaat akkoord met de aanpassingen en keurt het retributiereglement materiële dienstverlening als volgt goed:

Artikel 1:

Met ingang van 1 april 2021 en voor een termijn eindigend op 31 december 2025 wordt een retributie geheven voor de dienstverlening van de gemeentelijke uitleendienst.

Hiermee past de gemeenteraad de beslissing van 16 december 2019 betreffende de retributie materiële dienstverlening aan.

Artikel 2:

De retributie is verschuldigd door de gebruiker van de dienstverlening. Het globaal reglement op de ondersteuning van het vrijetijdsleven bepaalt de categorieën gebruikers van onze dienstverlening voor de organisatie van socioculturele initiatieven, sportevenementen of andere (niet-commerciële) evenementen met openbaar karakter in Hoogstraten.

Gebruikers vallen in één van deze categorieën:

1) Categorie 0: stadsdiensten en adviesraden

2) Categorie 1: Hoogstraatse verenigingen en inwoners

3) Categorie 2: niet-Hoogstraatse verenigingen en inwoners

Andere openbare besturen kunnen enkel na overleg met de stadsdiensten gebruik maken van onze dienstverlening. Zij vallen dan onder categorie 0: stadsdiensten en adviesraden.

Artikel 3:

Het bedrag van de retributie inclusief reservatiekosten voor het ontlenen van materialen wordt vastgesteld als volgt:

Tarieven vereiste afvalzakken:

•Gemengd plastiek / zak 120 liter = 0,50 EUR/stuk

•P.M.D. / zak 120 liter = 0,50 EUR/stuk

Bij uitlening van de afvalstraat is van alle nodige zakken één exemplaar in het tarief van de retributie inbegrepen. Indien de aanvrager meer zakken denkt nodig te hebben, wordt aan belanghebbende een geraamd extra zakken ter beschikking gesteld. Bij inlevering van de gereinigde afvalstraat en de overblijvende zakken bij de werkplaats wordt het effectief gebruikt aantal bijkomende zakken overeenkomstig tarieven aangerekend.

Logistieke steun met tarieven:

Artikel 4:

Een aantal vooraf aangeduide grote materialen kan bij ontlening geleverd worden door de technische diensten.

Het bedrag van de retributie voor het leveren van materialen die geleverd worden wordt vastgesteld als volgt:

•Het bedrag van de retributie zoals bepaald in artikel 3 vermeerderd met een forfaitaire kost van 35 EUR per ontlening (incl. leveren en afhalen.)

Een vereniging kan er steeds voor kiezen om deze materialen toch zelf te halen en terug te brengen. De andere materialen dienen altijd afgehaald en teruggebracht in de Stedelijke Werkplaats, Industrieweg 2 te 2320 Hoogstraten, tenzij ze ontleend worden in combinatie met materialen die wel geleverd worden.

Artikel 5:

Het bedrag van de retributie bij beschadiging, onherstelbare beschadiging of verlies van de ontleende materialen wordt vastgesteld als volgt:

•de effectieve kosten van de herstelling;

•een percentage van de actuele aanschafwaarde op basis van de boekhoudkundige waarde bij onherstelbare beschadiging of verlies.

Het bedrag van de retributie bij het laattijdig inleveren van ontleende materialen wordt vastgelegd op

•de verschuldigde retributie volgens artikel 3 vermenigvuldigd met het aantal dagen dat de materialen te laat werden binnen geleverd, te tellen van de dag dat de ontleende materialen volgens de reservatiebevestiging moesten worden binnengebracht.

Artikel 6:

De aanvraag om uitlening dient in principe minimum 14 dagen en maximum 1 jaar op voorhand te gebeuren. De normale uitleenperiode bedraagt 7 dagen. Bij gebruik langs het openbaar domein dient de gebruiker een aanvraag in te dienen bij de dienst cultuur en vrije tijd. Alle aanvragen die minder dan de voorziene termijn van 14 dagen vooraf worden gedaan, kunnen worden geweigerd.

Annulering van reservering kan kosteloos tot 14 dagen voor de datum van uitlening. Bij een annulering binnen deze 14 dagen is de volledige retributie verschuldigd.

Artikel 7:

De retributie is verschuldigd op het ogenblik bij het ontlenen van materialen. Bij niet-minnelijke betaling voorziet het gemeentedecreet de mogelijkheid om een dwangbevel uit te vaardigen. Bij betwisting kan het stadsbestuur zich tot de burgerlijke rechtbank wenden om de retributie in te vorderen.

Artikel 8:

Deze beslissing wordt aan de toezichthoudende overheid toegezonden.

Artikel 2

De gemeenteraad geeft kennis van deze beslissing aan de dienst financiën en de dienst vrijetijd.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Goedkeuren van het reglement betreffende de inrichting tijdelijke horeca-uitbating in de vorm van pop-up zomer- of winterbar.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

De afgelopen jaren maakten pop-up zomer- en winterbars hun opmars in Vlaanderen. Ook in Hoogstraten organiseerde vzw de Laermolen al enkele jaren zomerbar 'ChillMill'.

Momenteel kreeg de dienst evenementen al drie aanvragen binnen voor het organiseren van een pop-upzomerbar in Hoogstraten, twee in Hoogstraten centrum en één in Meerle.

Met de introductie van een reglement voor tijdelijke uitbatingen in de vorm van een pop-up zomer- en winterbar, wil de stad een kader scheppen voor de komende jaren.

Juridische grond

• Artikel 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Artikel 7.2 van het besluit van de Vlaamse Regering tot bepaling van [stedenbouwkundige] handelingen waarvoor geen [omgevingsvergunning] nodig is.

Argumentatie

Met het reglement wil het stadsbestuur een kader scheppen voor de organisatie van tijdelijke horeca-uitbatingen in de vorm van een pop-up zomer- of winterbar.

Dit reglement beschrijft zowel de definities en voorwaarden als de aanvraagprocedure en beoordelingscriteria.

Dit kader beschrijft ook welke pop-up initiatieven niet onder dit reglement maar onder het reglement occassionele evenementen blijven vallen.

Definities en voorwaarden:

§1 Tijdelijke uitbating

Een pop-up zomerbar is een tijdelijke horeca-uitbating tijdens de zomer- of wintermaanden op een locatie waarvoor een vestigingseenheid werd/wordt geregistreerd in de kruispuntbank voor ondernemingen. De tijdelijke uitbating kan ingericht worden in openlucht, een tijdelijke inrichting of een vaste inrichting die tijdelijk gebruikt wordt voor de uitbating.

§2 Voorwaarden voor spreiding

Per deelgemeente kan er maar één tijdelijke uitbating tegelijkertijd ingericht worden. De aanvraag en beoordeling gebeurt op basis van artikel 4 §1 van dit reglement.

§3 Termijnen en periodes

De tijdelijke uitbating wordt minimaal voor 15 kalenderdagen ingericht. Wanneer een tijdelijke uitbating voor minder dan 15 kalenderdagen wordt ingericht, valt het onder de categorie ‘occasioneel evenement’ en moet het als dusdanig aangevraagd worden.

De uitbating wordt ingepast binnen de wettelijke termijn van maximaal 4 periodes van 30 dagen of 120 opeenvolgende dagen per jaar per locatie (indien geen conflict met andere stedenbouwkundige regelgevingen).

Een zomerbar kan enkel en alleen ingericht worden in de periode tussen 15 juni en 15 september.

Een winterbar kan enkel en alleen ingericht worden in de periode tussen 15 november en 15 februari.

§4 Geluidsoverlast en sluitingsuur

Uitbatingen in binnen- en buitenruimtes mogen maximaal 85 dB produceren. Voor binnenruimtes is een permanente uitzondering mogelijk, voor buitenruimtes moet dit per evenement worden aangevraagd met een maximum van twee evenementen met een periode van 3 dagen. Alle uitzonderingen moeten voor de start van de uitbating worden aangevraagd als occasioneel evenement.

De tijdelijke horeca uitbatingen krijgen een vast sluitingsuur voor bar én muziek; met uitdoofprincipe van een uur om de gasten buiten te begeleiden. Uitbatingen in buitenruimtes sluiten van zondag tem donderdag om 23u, op vrijdag en zaterdag om 24u.

De tijdelijke horeca uitbating dient een rustperiode van minimaal twee aaneengesloten dagen te respecteren.

Adviezen

De afgelopen maanden zat het bestuur enkele keren samen met de verschillende stakeholders om het reglement te bespreken.

• 2 februari: overleg HOHO, Unizo en Voka

• 9 februari: overleg HOHO en een afvaardiging van horeca-ondernemers vanuit de deeldorpen.

Daarnaast had het stadsbestuur een gesprek met alle initiatiefnemers die zich tot dusver kenbaar maakten bij de stad.

De inhoud van deze gesprekken werd meegenomen in de opmaak van het reglement.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.

BESPREKING

Raadslid Dimitri van Pelt kan zich niet van de indruk ontdoen dat dit reglement voor een specifieke doelgroep geschreven werd. Vooral de zinsnede bij de criteria : “De zomerbar zorgt voor een stimulans van het lokaal ondernemerschap” en “de vestigingsregistratie in de

kruispuntbank voor ondernemingen” zorgt ervoor dat iemand met een commercieel karakter bij toewijzing sowieso de voorkeur krijgt en de hele periode van zelfs drie maanden een pop-up bar kan organiseren en zo alle andere kandidaten kan uitsluiten. Verenigingen die voor een korte of langere periode een pop-up bar wensen te organiseren worden op die manier uitgesloten.

Raadslid Dimitri van Pelt stelt voor om het aantal pop-up bars:

● ofwel niet te beperken tot één per gemeente

● ofwel de periode evenredig te verdelen onder de kandidaten.

Het lijkt hem geen slecht idee om de periode van één kandidaat te beperken tot maximum 30 dagen. Zo hebben in ieder geval meerdere kandidaten de mogelijkheid om een zomer- / winterbar te organiseren. Bovendien wil het raadslid ook de totstandkoming van dit reglement in vraag stellen. Dit reglement is niet op een commissie geweest, nergens op de adviesraden besproken, enkel in overleg met HoHo, Unizo en VOKA. Dit kan voor de fractie Anders niet, ze willen dit graag eerst bespreken in de adviesraden en een commissie en vragen dus om dit te verdagen naar een volgende raad.

Raadslid Ward Baets vindt het niet helemaal duidelijk hoe de beoordelingscriteria zijn opgebouwd, vooral het aspect 'stimuleren van het lokale ondernemerschap'. Hoe gaat dit beoordeeld worden? In artikel 6 wordt gesproken over een voorwaardelijke goedkeuring. Wordt er eerst een voorwaardelijke vergunning verleend en daarna een definitieve? En wanneer dan? Daarnaast vraagt het raadslid zich af hoe de sluitingsuren moeten geïnterpreteerd worden, is er een uur uitloop inbegrepen in deze eindtijden? In het algemeen wil raadslid Ward Baets er toch voor pleiten om de horeca dit jaar voldoende zuurstof te geven. Dit is een goed reglement, het raadslid is blij dat er een kader gecreëerd wordt maar hij stelt toch voor om dit een jaar uit te stellen zodat de horeca in deze coronatijd voldoende ruimte krijgen.

Schepen Katrien Brosens legt uit dat er meerdere initiatiefnemers zijn die plannen hadden en dat het daarom ook nodig was om een kader te creëren, dit reglement bepaalt de regels die voor iedereen dezelfde zijn. Zowel de horeca als de initiatiefnemers zijn gehoord om zo tot een gelijkwaardig initiatief te komen. Voor de horeca is het belangrijk dat de pop-ups aan dezelfde voorwaarden moeten voldoen als zij, maar tegelijk hebben verenigingen ook noden waar de schepen op wil ingaan. Dit jaar gaan we extra voorzichtig zijn met wat we toelaten, de initiatieven van korter dan 15 dagen vallen onder het reglement voor de occasionele evenementen en die worden door het college beoordeeld. Het college is van plan om voor deze aanvragers dit jaar niet meer dan 2 keer een initiatief van 3 dagen toe te staan. Als initiatiefnemers zich in regel willen stellen en zo aan dezelfde voorwaarden voldoen, dan meent het college dat dit ook moet kunnen. Schepen Katrien Brosens geeft aan dat het voor haar niet helemaal duidelijk is of het uitdoofuur inbegrepen is in de vermelde sluitingsuren, dat moet ze navragen. De beperking van initiatieven tot 30 dagen per initiatief is volgens de schepen geen goed idee, omdat het anders voor commerciële initiatieven vaak niet meer interessant of rendabel is. Schepen Katrien Brosens verduidelijkt dat het niet gaat over een vergunning onder voorwaarden. Het woord voorwaardelijk mag er voor haar worden uitgehaald. Op de vraag naar wat het betekent om lokaal ondernemerschap te stimuleren schetst de schepen het voorbeeld van een lokale artiest aanspreken of een lokale horecazaak inschakelen om de catering te voorzien.

Raadslid Dimitri Van Pelt maakt heel duidelijk dat hij hier absoluut niet mee akkoord kan gaan. Het reglement vermeldt dat er niet tegelijk twee initiatieven kunnen voorzien worden per deeldorp. Als een horecazaak een pop-up initiatief claimt van 90 dagen dan kan een vereniging in diezelfde periode niets meer organiseren. Hij vindt het niet correct dat dit reglement niet op een commissie of een adviesraad is besproken, maar enkel met de horeca werd doorgenomen en met de gekende initiatiefnemers. De Laermolen vzw is zeker vragende partij om een pop-up initiatief te organiseren maar het raadslid meent dat dit wordt tegengewerkt. Bovendien meent hij dat de jeugdhuizen ook onder deze regeling vallen. Dat is volgens schepen Katrien Brosens echter niet waar, zij hebben een aparte regelgeving. Elk initiatief kan zich volgens de schepen met de criteria in dit reglement in regel stellen. Overleg met de adviesraden is volgens haar niet nodig, er is overleg geweest met de belangrijkste stakeholders.

Raadslid Ward Baets herhaalt zijn vraag om dit reglement met een jaar uit te stellen.

Maar dat is volgens schepen Katrien Brosens niet nodig, de horeca is vragende partij voor dit reglement met een duidelijk kader.

Burgemeester Marc Van Aperen meent dat het uitdoofuur mee verwerkt zit in de sluitingsuren uit dit reglement, er komt volgens hem geen extra uur meer bij.

Raadslid Dimitri Van Pelt blijft erbij dat dit reglement helemaal op maat van de horeca is geschreven en dat de verenigingen achteruit worden gesteld.

Burgemeester Marc Van Aperen heeft veel begrip voor de problemen van verenigingen, maar hij meent dat er andere kanalen zijn waarmee we verenigingen ondersteunen. Bij heel wat horeca-zaken staat het water aan de lippen, zij hebben ook onze ondersteuning nodig.

Raadslid Marc Haseldonckx komt graag nog even terug op de beoordelingscriteria. In artikel 4 in de eerste paragraaf lijkt het alsof de stimulans voor de lokale handel enkel geldt voor zomerbars en niet voor winterbars. Dat is niet de bedoeling, de gemeenteraad gaat dan ook akkoord om in artikel 4 van dit reglement het woord zomerbar te vervangen door pop-upbar zodat dit beter de lading dekt.

Er blijkt ook nog wat verwarring over de term voorwaardelijke vergunning tussen raadslid Ward Baets en schepen Katrien Brosens.

De fractie Anders gaat niet akkoord omdat de horeca sterk bevoordeeld wordt, terwijl een pop-up initiatief van een vereniging perfect naast een horecazaak zou kunnen bestaan.

De fractie CD&V onthoudt zich omdat ze maximale zuurstof willen geven aan de horeca, voor hen is dit geen optimaal moment om dit te lanceren.

Later op de vergadering van de gemeenteraad komt schepen Roger Van Aperen nog even terug op deze bespreking. HIj leest in artikel 3 dat de aanvraag voor een pop-upbar moet gebeuren voor 31 januari van het jaar waarin ze plaatsvinden , volgens zijn interpretatie is een initiatief dit jaar dan dan ook niet meer mogelijk.

Schepen Katrien Brosens maakt duidelijk dat het de bedoeling is om dit jaar soepel om te gaan met deze deadline.

Er volgt een discussie in de gemeenteraad over hoe er soepelheid kan gehanteerd worden in de hantering van de termijnen. Afsluitend wordt er gesteld dat als er een reglement gestemd wordt dat het dan ook de bedoeling is om de criteria en voorwaarden van dit reglement ook te volgen. Als er dit jaar soepel met de termijnen zal worden omgegaan, dan moet dit aan de gemeenteraad worden voorgelegd om uitzonderingen toe te staan.

BESLUIT

Bij 15 ja stemmen (Marc Van Aperen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Herman Snoeys, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Jef Vissers, Pim Van der Linden, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert en Ans Lochten) en 3 neen stemmen (Fons Jacobs, Dimitri Van Pelt en Maarten Leemans) en 8 onthoudingen (Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Tinne Rombouts, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Joël Adams en Ilse Verachtert)

Artikel 1:

De gemeenteraad keurt het reglement betreffende de inrichting tijdelijke horeca-uitbaring in de vorm van pop-up zomer- of winterbar als volgt goed:

Artikel 1: Definitie en voorwaarden

§1 Tijdelijke uitbating

Een pop-upbar is een tijdelijke horeca-uitbating tijdens de zomer- of wintermaanden op een locatie waarvoor een vestigingseenheid werd/wordt geregistreerd in de kruispuntbank voor ondernemingen. De tijdelijke uitbating kan ingericht worden in openlucht, een tijdelijke inrichting of een vaste inrichting die tijdelijk gebruikt wordt voor de uitbating.

§2 Voorwaarden voor spreiding

Per deelgemeente kan er maar één tijdelijke uitbating tegelijkertijd ingericht worden. De aanvraag en beoordeling gebeurt op basis van artikel 4 §1 van dit reglement. Indien er meerdere aanvragen zijn zal de toelating gegeven worden aan één kandidaat op basis van de beoordeling.

§3 Termijnen en periodes

De tijdelijke uitbating wordt minimaal voor 15 kalenderdagen ingericht. Wanneer een tijdelijke uitbating voor minder dan 15 kalenderdagen wordt ingericht, valt het onder de categorie ‘occasioneel evenement’ en moet het als dusdanig aangevraagd worden.

De uitbating wordt ingepast binnen de wettelijke termijn van maximaal 4 periodes van 30 dagen of 120 opeenvolgende dagen per jaar per locatie (indien geen conflict met andere stedenbouwkundige regelgevingen).

Indien een tijdelijke constructie geplaatst moet worden voor de horeca pop-up, nemen de periodes vermeld een aanvang op de eerste dag van de plaatsing van de constructie, ongeacht of de constructie voor de volledige uitbatingsperiode geplaatst worden.

Indien een tijdelijke wijziging van de hoofdfunctie van een gebouw noodzakelijk is voor de horeca pop-up, nemen de periodes vermeld een aanvang op de eerste dag van de tijdelijke functiewijziging, ongeacht of de functiewijziging voor de volle dertig dagen gebeurt.

Een zomerbar kan enkel en alleen ingericht worden in de periode tussen 15 juni en 15 september.

Een winterbar kan enkel en alleen ingericht worden in de periode tussen 15 november en 15 februari.

§4 Geluidsoverlast en sluitingsuur

Uitbatingen in binnen- en buitenruimtes mogen maximaal 85 dB produceren. Voor binnenruimtes is een permanente uitzondering mogelijk, voor buitenruimtes moet dit per evenement worden aangevraagd met een maximum van twee evenementen met een periode van 3 dagen. Alle uitzonderingen moeten voor de start van de uitbating worden aangevraagd als occasioneel evenement.

De tijdelijke horeca uitbatingen krijgen een vast sluitingsuur voor bar én muziek; met uitdoofprincipe van een uur om de gasten buiten te begeleiden. Uitbatingen in buitenruimtes sluiten van zondag tem donderdag om 23u, op vrijdag en zaterdag om 24u.

De tijdelijke horeca uitbating dient een wekelijkse rustperiode van minimaal twee aaneengesloten dagen te respecteren.

Artikel 2: Vergunningen

Voor de tijdelijke uitbating van een pop-up zomer- of winterbar dient er een exploitatievergunning te worden afgeleverd door de dienst economie van de stad Hoogstraten.

Daarnaast dient de organisator zich in regel te stellen met alle andere bovenlokale regelgeving.

Artikel 3: Aanvraagprocedure

De dienst economie stelt een aanvraagformulier ter beschikking waarmee kandidaten voor de uitbating van een tijdelijke zomer- of winterbar een aanvraag kunnen doen.

Aanvragen dienen te gebeuren ten laatste 31 januari van het jaar waarin de tijdelijk uitbating zal plaatsvinden.

Het aanvraagformulier bevat minstens volgende documenten:

• Uittreksel uit KBO of Vlajo (registratie vestigingseenheid);

• Uittreksel uit het strafregister;

• Aansprakelijkheidsverzekering brand- en ontploffing;

• Bewijs (brand)veiligheid;

• Bewijs aangifte FAVV (indien van toepassing);

• Bewijs aangifte SABAM;

• Aanvraag drankvergunning/exploitatievergunning dienst lokale economie;

• Gedetailleerd plan van de locatie en eventuele constructies;

Alle overige documenten die noodzakelijk zijn voor de uitbating.

De gemeente kan te allen tijde bijkomende documenten opvragen bij de aanvrager die noodzakelijk worden geacht om de aanvraag te beoordelen.

Aanvragen dienen te gebeuren ten laatste 31 januari van het jaar waarin de tijdelijk uitbating zal plaatsvinden.

Artikel 4: Beoordeling

§1 Beoordelingscriteria

De beoordeling zal gebeuren op basis van het toekennen van punten. Om een vergunning te kunnen krijgen dient een kandidaat minstens 70% van de punten te halen, waarbij voor elk afzonderlijk onderdeel minstens 50% behaald dient te worden.

De locatie en inrichting van de tijdelijke uitbating (40 punten)

• De mobiliteit van en naar de tijdelijke uitbating (15 punten).

• De mogelijke overlast voor omwonenden en de openbare orde en veiligheid van de tijdelijke uitbating. (advies politie) (15 punten)

• De veiligheid en geschiktheid van de (tijdelijke) inrichting (advies brandweer) (10 punten)

De economische stimulans van de lokale handel (40 punten)

• De pop-upbar zorgt voor een stimulans van het lokale ondernemerschap. (20 punten)

• De pop-upbar zet maximaal in op de aankoop van lokale producten en diensten (20 punten)

De lokale verankering van de tijdelijke uitbating (20 punten)

• Betrokkenheid van Hoogstraatse verenigingen, partners of doelen (10 punten)

• De primaire doelgroep van de tijdelijke uitbating. (10 punten)

§2 Advies vanuit de administratieve werkgroep

Alle aanvragen worden voorgelegd aan een werkgroep. Deze werkgroep bestaat uit een medewerker van de dienst economie, een medewerker van de dienst stadsontwikkeling en een medewerker van de dienst evenementen en een medewerker van de politiezone.

De werkgroep bezorgt een gemotiveerd advies aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 5: Beslissing.

Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het toekennen van de vergunning.

Het college van burgemeester en schepenen kan steeds gemotiveerd afwijken van het advies van de administratieve werkgroep.

Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing ten laatste 30 dagen na het verstrijken van de indiendatum.

Artikel 6: Slot bepalingen

§1 Het is niet toegelaten om voorafgaandelijk aan de (voorwaardelijke) goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen te communiceren over de aanvraag voor de horeca pop-up.

§2 De (voorwaardelijke) goedkeuring heeft betrekking op de uitbating van de horeca pop-up en houdt geenszins enige andere goedkeuring in. De toepasselijke regelgeving geldt onverminderd, zodat de (voorwaardelijke) goedkeuring voor de horeca pop-up steeds precair is en onder voorbehoud van eventuele andere noodzakelijke toelatingen.In het bijzonder moet de aanvrager tijdig contact opnemen met de dienst omgeving van de gemeente, opdat de noodzaak voor een omgevingsvergunning voor de horeca pop-up kan worden nagegaan. Tevens is een goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen nodig voor iedere nevenactiviteit. De aanvraag voor één of meerdere nevenactiviteiten moet minstens drie maanden voorafgaandelijk aan de nevenactiviteit worden ingediend bij het evenementenloket van de gemeente. Na de goedkeuring voor deze nevenactiviteit(en) kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht.

§3 In geval van inbreuken op de bepalingen in onderhavig reglement of andere toepasselijke regelgeving of niet-naleving van de bepalingen in het collegebesluit houdende de (voorwaardelijke) goedkeuring voor de uitbating van de horeca pop-up, behoudt het college van burgemeester en schepenen zich het recht voor om te allen tijde de goedkeuring voor de uitbating van de horeca pop-up in te trekken.

Artikel 2:

De gemeenteraad geeft kennis van deze beslissing aan de dienst evenementen, de dienst economie en de adviesraad lokale economie en geeft hen de opdracht een evaluatie te maken van het reglement na de zomer van 2022.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Overzicht punten

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Goedkeuren van de verlenging van het reglement ter ondersteuning van toeristische initiatieven die bijdragen tot de promotie van Hoogstraten en die de lokale economie stimuleren.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Het reglement dat nu ter verlenging voorligt (zie bijlage), kadert binnen de actie 'aantrekkingskracht van het winkelcentrum en de dorpskernen verhogen' van het relanceplan Hoogstraten Herstart.

Om de toeristische sector, de middenstand en verenigingen te ondersteunen werd er een subsidiereglement opgemaakt waarbij initiatiefnemers een bedrag van maximum 250 EUR voor een klein initiatief en een bedrag van maximum 500 EUR voor een groot initiatief kunnen aanvragen ter ondersteuning.

Doelstellingen van dit reglement zijn:

- Hoogstraten nog meer op de toeristische kaart zetten;

- Organisatoren van lokale initiatieven een stimulans bieden;

- Lokale producten, ondernemers en verenigingen promoten;

- Samenwerking bevorderen.

Het reglement werd op 24 augustus 2020 door de gemeenteraad goedgekeurd. Sindsdien zijn er 5 aanvragen binnengekomen waarvan er 4 goedgekeurd werden. In totaal voor een bedrag van 1.500,00 EUR.

Juridische grond

• Artikel 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Gemeenteraadsbeslissing van 24 augustus 2020.

• Reglement ter ondersteuning van toeristische initiatieven die bijdragen tot de promotie van Hoogstraten en die de lokale economie stimuleren.

Argumentatie

Gezien de coronamaatregelen kon er weinig georganiseerd worden en dus ook weinig beroep gedaan worden op dit reglement.
We verwachten dat er in 2021 meer gebruik gemaakt zal kunnen worden van het reglement. Ondersteuning van de beoogde sectoren is zeker ook in 2021 nog van tel.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt onder Actie: 3/4/1/1 Corona

Beleidsitem 985-00 Gezondheidspromotie en ziektepreventie

Algemene rekening 61599999

Beschikbaar budget 497.111,98 EUR.

Benodigd budget voor dit besluit: maximum 18.500,00 EUR.

BESLUIT

Bij 26 ja stemmen (Marc Van Aperen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Herman Snoeys, Tinne Rombouts, Fons Jacobs, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Dimitri Van Pelt, Jef Vissers, Joël Adams, Maarten Leemans, Pim Van der Linden, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert, Ilse Verachtert en Ans Lochten)

Artikel 1:

De gemeenteraad keurt de verlenging van het bijgevoegde reglement ter ondersteuning van toeristische initiatieven die bijdragen tot de promotie van Hoogstraten en die de lokale economie stimuleren goed.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Punt bijlagen/links Reglement_toeristische_initiatieven_2021.pdf

Overzicht punten

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst met het Agentschap Integratie en Inburgering.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

De groeiende diversiteit is in Vlaanderen een realiteit. Ook in Hoogstraten. In 2020 woonden er 8.913 personen met een buitenlandse herkomst , dit is 42% van de totale bevolking. Ter vergelijking, in 2010 bedroeg dit percentage 35%. Dit biedt nieuwe kansen, maar stelt ons ook voor complexe uitdagingen.

De stad Hoogtraten wil integratie en inburgering van nieuwe inwoners bevorderen. In 2020 werd door de nieuwe integratiemedewerker voor de stad Hoogstraten een strategie integratie en inburgering uitgewerkt en goedgekeurd door het college.

Juridische grond

• Artikel 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Het collegebesluit van 12 september 2020 betreffende de strategie integratie en inburgering '20-'25.

Argumentatie

Bij de uitwerking van deze strategie integratie en inburgering kan de stad Hoogstraten rekenen op de ondersteuning van de expertise van het Agentschap Integratie en Inburgering. Om deze samenwerking nog meer af te stemmen op maat van de stad Hoogstraten wordt dit verankerd in een samenwerkingsovereenkomst voor de huidige bestuursperiode.

Samen met de stad Hoogstraten wordt ingezet op het versterken van de dienstverlening rond onderstaande thema's. Deze worden verder toegelicht in de bijlagen '20210128 Samenwerkingsovereenkomst agentschap integratie en inburgering' en 'bijlage samenwerkingsovereenkomst agentschap integratie en inburgering'.

1) Informeren en doorverwijzen van inburgeraars

Met aandacht voor minderjarigen en gezamelijke cliënten van de sociale dienst.

2) Samenwerking op vlak van Nederlands als tweede taal (NT2)

3) Het lokale integratiebeleid

Dit houdt in:

◦ Het monitoren van monitoren van signalen en tendenzen.

◦ Doorstroom en afstemming informatie en dienstverlening.

◦ Actief werven van rechthebbende inburgeraars voor het integratietraject.

◦ Een leertraject op maat rond toegankelijke en inclusieve dienstverlening.

◦ Ondersteuning bij de heropstart van een buddyproject.

◦ Ondersteuning bij oprichting van een dialooggroep met inwoners van vreemde herkomst.

4)Vreemdelingenrecht/Internationaal Familierecht en dienst Sociaal Tolken en Vertalen

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt onder actie "We verhogen integratie en betrokkenheid van inwoners met een andere taal- en culturele achtergrond aan de samenleving op lokaal niveau" van het meerjarenplan, met actienumer: 2/4/1/2 en onder actie "Een integratieloket voor Hoogstraten" van het meerjarenplan, met actienummer: 2/4/1/3 en heeft geen financiële impact.

BESPREKING

Schepen Faye Van Impe wil dit agendapunt graag wat meer kaderen in de actuele context van Hoogstraten voor wat betreft nieuwkomers. Het aantal nieuwkomers stijgt flink in Hoogstraten, zo wijzen ook de cijfers uit. Dit brengt uiteraard de nodige uitdagingen met zich mee en dit in verschillende beleidsdomeinen. Daarom werd er ook de keuze gemaakt om een integratieloket op te richten. De schepen meent dat deze overeenkomst een belangrijke symbolische aftrap is van een integratiebeleid voor Hoogstraten.

Raadslid Dimitri Van Pelt geeft aan dat de fractie Anders dit mee zal goedkeuren, want het zijn natuurlijk de eerste stappen in de goede richting. Maar hij hoopt wel dat er zo snel mogelijk werk gemaakt wordt van de bevraging van de eigenlijke doelgroep - de mensen met een andere taal- en culturele achtergrond - en dat die bevindingen die daaruit voortvloeien ook als acties mee opgenomen worden in deze samenwerking.

Raadslid Tinne Rombouts maakt duidelijk dat dit dossier ook uitgebreid besproken werd in de commissie vorige week, ook daar werd er gesproken over verschillende cijfers. Het raadslid heeft toen gevraagd naar meer specifieke cijfers. Immers voor kinderen die hier geboren worden en naar school gaan is een heel andere aanpak nodig dan voor nieuwkomers die hier op volwassen leeftijd toe komen. Raadslid Tinne Rombouts heeft vanuit de reactie van de dienst integratie begrepen dat ze zich engageren om de aangeleverde cijfers verder uit te zuiveren. Daar kijkt ze dan ook naar uit. Ze hoopt bovendien dat de bestaande initiatieven zoals praatpunt en het buddy-project ook behouden blijven omdat die ondertussen hun meerwaarde ook al bewezen hebben.

Schepen Faye Van Impe is het ermee eens dat de cijfers over de 1e en 2e generatie nuttige informatie kan opleveren. Maar tegelijk vraagt ze zich af welke bijkomende beleidsintenties raadslid Tinne Rombouts zou kunnen formuleren als deze info voorhanden is.

Voor raadslid Tinne Rombouts maakt het toch een groot verschil of je hier geboren bent en dus al wat achtergrond hebt tegenover als je hier als volledige nieuwkomer toe komt. Dit vraagt volgens haar een andere aanpak van acties.

Schepen Faye Van Impe meent dat de cijfers nu ook al duidelijk zijn, die tonen immers aan dat we te maken hebben met kinderen die thuis geen Nederlands spreken. Dit geldt voor 14,5 % van de kinderen in het basisonderwijs. De schepen concludeert hieruit dat we van 0 zullen moeten beginnen met deze groep. De schoolverlaters met één ouder met een andere taalachtergrond bedraagt 25%. De indicaties zijn dus duidelijk dat we hier intenser op zullen moeten inzetten. De rechtstreekse bevraging van de doelgroep is zeker de bedoeling van zodra dat in coronatijd ook mogelijk is. We zetten nu ook zeker in op het versterken van de eigen dienstverlening omdat we als stad toch vaak het eerste aanspreekpunt zijn, ook voor deze doelgroep. Daarnaast wil de schepen inzetten op contacten met verenigingen die de doelgroep kent, het gaat hier immers over vrij heterogene groepen waar onderling dus ook veel verschil in is. Dus het is belangrijk om deze doelgroepen goed in kaart te brengen en daarom zal er ook gewerkt worden met sleutelfiguren van deze gemeenschappen om zo ook een beetje gewenning met de doelgroep te creëren.

Raadslid Dimitri Van Pelt treedt dit bij en roept dus op om zeker snel werk te maken van de bevraging van de doelgroep.

Raadslid Tinne Rombouts herhaalt dat er inderdaad heel wat verschillen zijn in de gemeenschappen. De acties zouden dan ook zo concreet mogelijk moeten gemaakt worden zodat ze op maat van de doelgroep zijn.

BESLUIT

Bij 26 ja stemmen (Marc Van Aperen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Herman Snoeys, Tinne Rombouts, Fons Jacobs, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Dimitri Van Pelt, Jef Vissers, Joël Adams, Maarten Leemans, Pim Van der Linden, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert, Ilse Verachtert en Ans Lochten)

Enig artikel:

De gemeenteraad gaat akkoord met de nieuwe samenwerkingsovereenkomst met het Agentschap Integratie en Inburgering.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Overzicht punten

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Kennisname van de overeenkomst met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid inzake de mededeling van persoonsgegevens in functie van de uitrol van UiTpas Kempen.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Op de gemeenteraad van 23/11/2020 werd de aansluiting bij UiTpas Kempen goedgekeurd. Hiermee werd onze aansluiting bij de regio een feit en kunnen we dit systeem voor vrijetijdsparticipatie beginnen uitrollen.

Om het luik van het kortingssysteem voor mensen in armoede (MIA's) uit te rollen dienen we als stad toegang te krijgen tot de gegevens van de kruispuntbank van de sociale zekerheid (KSZ). Hiervoor dient de overeenkomst die werd bijgevoegd als bijlage ter kennisname te worden voorgelegd aan de gemeenteraad, zoals bepaald in artikel 7 van die overeenkomst: "De burgemeester verbindt zich ertoe alle raadsleden in kennis te stellen van deze overeenkomst."

Deze overeenkomst zal toelaten dat we in één handeling zicht krijgen op alle Hoogstraatse rechthebbenden voor het kansentarief van UiTpas. Zodoende kunnen we een gerichte communicatie voeren naar deze doelgroep om hen te wijzen op voordelen van de UiTpas.

Juridische grond

• Artikelen 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• De gemeenteraadsbeslissing 'Goedkeuren van de aansluiting bij UiTpas Kempen' van 23 november 2020.

• De 'overeenkomst nr. 18/002 inzake de mededeling van persoonsgegevens door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid aan de stad Hoogstraten [...]'

Argumentatie

Aan de gemeenteraad wordt gevraagd kennis te nemen van de voorliggende overeenkomst met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid inzake de mededeling van persoonsgegevens in functie van de uitrol van UiTpas Kempen.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt onder actie 'We bevorderen vrijetijdsparticipatie' met actienummer 2/1/1/1,

Beleidsitem: Overig kunst- en cultuurbeleid met nummer 739-00 en algemeen rekeningnummer: Andere erelonen en vergoedingen, 61319999.

Voorziene budget in het meerjarenplan: 2500,00 EUR.

Beleidsitem: Overig kunst- en cultuurbeleid met nummer 739-00 en algemeen rekeningnummer: Aankoop klein materiaal, 61500010.

Voorziene budget in het meerjarenplan: 2500,00 EUR.

BESPREKING

Raadslid Fons Jacobs begrijpt dat deze overeenkomst geldt van 2018 tot en met 2022. Waarom komt dit nu dan pas op de gemeenteraad? Werd er al eerder gebruikt gemaakt van gegevens van de KSZ in het kader van deze overeenkomst? Hij vindt het moeilijk om een overeenkomst goed te keuren die een ingangsdatum in het verleden heeft.

Schepen Arnold Wittenberg legt uit dat de Uitpas al langer bestaat en in werking is, maar dat we in Hoogstraten nu pas mee aansluiten. Dat is de reden waarom de datum op deze overeenkomst verder weg ligt. De overeenkomst bestond immers al, maar nog niet met Hoogstraten.

De fractie Anders vindt het een probleem om iets goed te keuren dat in het verleden ligt en geeft aan dat ze zich willen onthouden (hoewel het eigenlijk om een kennisname gaat).

BESLUIT

Enig artikel:

De gemeenteraad neemt kennis van de overeenkomst met de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid inzake de mededeling van persoonsgegevens in functie van de uitrol van UiTpas Kempen.

Publicatiedatum: 05/05/2021

Overzicht punten

Openbare zitting van GR van maandag 22 maart 2021.

Kennisname van de thesaurietoestand per 31 december 2020.

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

• De financieel beheerder bezorgt minstens eenmaal per jaar aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen een overzicht van o.a. de thesaurietoestand.

• De thesaurietoestand op 31 december 2020.

Juridische grond

• Artikelen 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Artikel 177 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 (ook rapporteren aan raad voor maatschappelijk welzijn en vast bureau) bepaalt dat de financieel beheerder minstens eenmaal per jaar aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen een overzicht geeft van o.a. de thesaurietoestand.

Argumentatie

• Het totaal van de financiële rekeningen bedraagt 24.438.915,61 EUR.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.

BESPREKING

Raadslid Maarten Leemans heeft dit thesaurieverslag vergeleken met dat van oktober 2020, hij heeft daarbij toch wel enkele zaken opgemerkt:

● Op de rekening huurwaarborg Rabboeni staat een bedrag van 2.009,27 EUR. Deze rekening werd niet vermeld in het overzicht van 31/10/2020. Hoe komt dat en kan dat? Op de spaarrekening van Argenta staat een bedrag van 3.497.338,22 EUR, die niet vermeld stond in het overzicht van 31/10/2020. Dus klopte de thesaurietoestand die we toen ter kennisgeving kregen eigenlijk niet. Hoe komt dat en kan dat?

● In het overzicht van 31/12/2020 staat een bedrag van 2.688 EUR onder bankcontact.

In het overzicht van 31/10/2020 stond hier niets. Hoe komt dat en kan dat?

Als raadslid Maarten Leemans het thesaurieverslag bekijkt dat vandaag voorligt, merkt hij enkele dingen op:

● Op een rekening bij Argenta staat op het overzicht een bedrag van 1.000.000 EUR terwijl op het uittreksel zelf een bedrag van 999.841,36 EUR staat. Hoe komt dat en kan dat?

Het raadslid maakt duidelijk dat de fractie Anders zich toch wel bezorgd maakt over de verschillen die er zijn in de overzichten die we over de voorbije twee kwartalen ontvingen, en over het feit dat er verschillen zijn in de rekeningen die er op het overzicht staan. Wij zouden toch moeten vertrouwen op het feit dat het overzicht correct is, of anders zouden we hier toch minstens op gewezen moeten worden.

Uit navraag bleek dat er vorig jaar voor 13.361 EUR aan negatieve rente werd betaald aan de banken. Een bedrag zonder bestemming dat een gevolg is van de hoge liquide middelen op onze rekeningen. Op de vorige gemeenteraad heeft raadslid Maarten Leemans hier reeds op gewezen, maar er kon toen geen antwoord gegeven worden op de vraag naar de thesaurietoestand op dat moment. We moeten vaststellen dat er nu 6 miljoen EUR meer op de rekeningen staat. Nog meer geld waarop mogelijk een negatieve rente moet worden betaald. En toch wordt er beslist, ondanks het feit dat er 34 miljoen EUR in kas zit, dat er voor eind november een lening wordt aangegaan van 16 miljoen EUR. Eén zekerheid hebben we: we zullen dit jaar nog veel meer negatieve rente moeten betalen, maar blijkbaar is dat niet voldoende om het beleid daarop af te stemmen.

Schepen Roger Van Aperen geeft antwoorden op de vragen. Op de rekening van Argenta staat in het overzicht een bedrag van 1.000.000 EUR terwijl op het uittreksel zelf een bedrag van 999.841,36 EUR staat. Dit laatste geeft de toestand weer op 04/01/2021. Per 31/12/2020 was dit dus wel degelijk 1.000.000 EUR. Er is een rekening voor de huurwaarborg van de Raboenizaal, daar staat een bedrag op van 2.000,97 EUR. Strikt genomen hoort dit ook niet thuis in de thesaurietoestand, het is namelijk geld dat als huurwaarborg voor de Raboenizaal aan het Spijker is gestort. Maar aangezien de rekening ook op onze naam staat, hebben we deze volledigheidshalve wel opgenomen en zullen we dit zo ook in de toekomst doen. De spaarrekening van Argenta stond niet vermeld in het overzicht van oktober. Op 31/10/2020 stond hier 4 997 338,22 EUR op. De enige verklaring is dat deze pas per 7/2020 terug in gebruik is genomen. Om één of andere reden heeft men bij het opmaken van het vertoog het overzicht dat uit onze boekhouding komt niet mee opgenomen als bijlage bij het besluit, want uiteraard hadden we dan de fout kunnen vaststellen. Schepen Roger Van Aperen biedt hiervoor zijn oprechte excuses aan, ook uit naam van de financieel directeur. Naar aanleiding van deze terechte bemerking werd de instructie nog eens als aandachtspunt aangestipt voor de toekomstige thesaurietoestanden.

De verklaring voor het bedrag van 2.688 EUR onder bankcontact kan verklaard worden doordat de gelden die via bankcontact betaald worden niet direct of rechtstreeks op onze rekening komen. Hier zit een vertraging van zo’n twee dagen op. Indien er gelden onderweg hangen, dan worden die vermeld als bankcontact. Het is dus perfect mogelijk dat er geen gelden onderweg hangen en dan staat er ook geen bedrag bij bankcontact. Op de vraag over een recent bewijsstuk voor de termijnrekening van 3.000.000 EUR bij Argenta, is de verklaring dat deze gelden vast staan op een termijnrekening. Er gebeuren dus geen bewegingen op en dan krijgen we ook geen nieuwe rekeninguittreksels hiervan. De bewegingen zoals intresten en kosten worden gewoon bijgeschreven op de zichtrekening. Die termijnrekeningen blijven ongewijzigd tot eindvervaldag en worden dan zelfs integraal gestort op de zichtrekening. Concreet gaat het over 2 miljoen EUR dat vast staat van 28/5/2014 tem 28/5/2022 en 1 miljoen EUR dat vaststaat van 28/2/2014 tem 28/2/2022 (telkens aan 2,3%). We zullen Argenta bij een volgende voorlegging nog eens om een bewijs vragen bijvoorbeeld onder de vorm van een schermafdruk uit hun systeem. Wat de vraag over de lening betreft, de thesaurietoestand op 31/12/2020 bedraagt 24.438.915,61 EUR waarbij een aantal zaken moeten worden afgetroken: namelijk het grondfonds voor een bedrag van 1.565.035,81 EUR, het budget van ILV Noorderkempen Werkt voor een bedrag van 184.689,49 EUR waar wij als stad penhoudende gemeente zijn, het zilverfonds voor een bedrag van 1.179.509,07 EUR, de borg voor Sportoase voor een bedrag van 2.000.000 EUR. Dit maakt dat er een bedrag ter beschikking is van 19.509.681,24 EUR, waar de overdrachten van de investeringen van het meerjarenplan voor 2021 van moeten worden afgetrokken en dit leidt tot een uiteindelijk beschikbaar budget van 17.223.603,65 EUR. Wanneer we hier het exploitatiesaldo voor 2021 bij optellen (+4.138.335 EUR), het investeringssaldo voor 2021 van aftrekken (- 13.124.271 EUR) en de afbetalingen van aftrekken (-723.103 EUR) dan rest ons een beschikbaar bedrag van 7.514.565,03 EUR. Wanneer we daar de lening van 10 miljoen EUR mee in rekening brengen en het bedrag dat de stad betaalt als tussenkomst in de tekorten van het OCMW (- 2.425.894 EUR) dan rest er een bedrag van 15.088.671 EUR. Wanneer dit wordt doorgetrokken naar de resterende jaren van de legislatuur dan eindigen we in 2025 met een restbedrag van 4.879.384,17 EUR. Hier zit de lening van 10 miljoen ook in vervat wat ineens ook een verklaring is dat de lening wel degelijk nodig is om op een fatsoenlijke manier deze legislatuur af te ronden en de volgende ploeg ook met een budget te kunnen laten starten. De lening van 10 miljoen is dus nodig om met enige voorzichtigheid de investeringen te kunnen uitvoeren.

Raadslid Maarten Leemans bedankt de schepen voor deze toelichting en om de opmerkingen mee te nemen naar de volgende thesaurietoestand. Hij vraagt om bij een volgende keer zeker de uittreksels op de laatste dag van het kwartaal toe te voegen, dit vermijdt verwarring. Daarnaast bedankt het raadslid de schepen voor de uitgebreide toelichting van de cijfers en de prognose, al is het moeilijk om hier snel op te reageren. Hij besluit dat er op dit moment dus 34 miljoen EUR voorhanden is en dat er volgens deze prognose geëindigd zal worden met 5 miljoen EUR op de rekening aan het einde van deze legislatuur. Dat is toch een groot verschil. Hij hoopt dat hierover kan gepraat worden op de commissie financiën. Schepen Roger Van Aperen bevestigt dat dit inderdaad ingepland staat op de volgende commissie.

Voor raadslid Fons Jacobs is het toch vreemd dat er bij de thesaurietoestand van oktober 2020 blijkbaar een spaarrekening van verschillende miljoenen gemist werd in het overzicht. Dit vindt hij een zeer pijnlijke situatie en hij hoopt dat er de volgende keer voldoende aandacht zal zijn voor de correctheid van deze cijfers.

BESLUIT

Artikel 1:

De gemeenteraad neemt kennis van de thesaurietoestand per 31 december 2020.

Artikel 2:

Dit besluit wordt ter kennisgeving bezorgd aan de financieel beheerder.

Publicatiedatum: 05/05/2021