Meeting.burger Hoogstraten

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

De afgelopen jaren maakten pop-up zomer- en winterbars hun opmars in Vlaanderen. Ook in Hoogstraten organiseerde vzw de Laermolen al enkele jaren zomerbar 'ChillMill'.

Momenteel kreeg de dienst evenementen al drie aanvragen binnen voor het organiseren van een pop-upzomerbar in Hoogstraten, twee in Hoogstraten centrum en één in Meerle.

Met de introductie van een reglement voor tijdelijke uitbatingen in de vorm van een pop-up zomer- en winterbar, wil de stad een kader scheppen voor de komende jaren.

Juridische grond

• Artikel 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Artikel 7.2 van het besluit van de Vlaamse Regering tot bepaling van [stedenbouwkundige] handelingen waarvoor geen [omgevingsvergunning] nodig is.

Argumentatie

Met het reglement wil het stadsbestuur een kader scheppen voor de organisatie van tijdelijke horeca-uitbatingen in de vorm van een pop-up zomer- of winterbar.

Dit reglement beschrijft zowel de definities en voorwaarden als de aanvraagprocedure en beoordelingscriteria.

Dit kader beschrijft ook welke pop-up initiatieven niet onder dit reglement maar onder het reglement occassionele evenementen blijven vallen.

Definities en voorwaarden:

§1 Tijdelijke uitbating

Een pop-up zomerbar is een tijdelijke horeca-uitbating tijdens de zomer- of wintermaanden op een locatie waarvoor een vestigingseenheid werd/wordt geregistreerd in de kruispuntbank voor ondernemingen. De tijdelijke uitbating kan ingericht worden in openlucht, een tijdelijke inrichting of een vaste inrichting die tijdelijk gebruikt wordt voor de uitbating.

§2 Voorwaarden voor spreiding

Per deelgemeente kan er maar één tijdelijke uitbating tegelijkertijd ingericht worden. De aanvraag en beoordeling gebeurt op basis van artikel 4 §1 van dit reglement.

§3 Termijnen en periodes

De tijdelijke uitbating wordt minimaal voor 15 kalenderdagen ingericht. Wanneer een tijdelijke uitbating voor minder dan 15 kalenderdagen wordt ingericht, valt het onder de categorie ‘occasioneel evenement’ en moet het als dusdanig aangevraagd worden.

De uitbating wordt ingepast binnen de wettelijke termijn van maximaal 4 periodes van 30 dagen of 120 opeenvolgende dagen per jaar per locatie (indien geen conflict met andere stedenbouwkundige regelgevingen).

Een zomerbar kan enkel en alleen ingericht worden in de periode tussen 15 juni en 15 september.

Een winterbar kan enkel en alleen ingericht worden in de periode tussen 15 november en 15 februari.

§4 Geluidsoverlast en sluitingsuur

Uitbatingen in binnen- en buitenruimtes mogen maximaal 85 dB produceren. Voor binnenruimtes is een permanente uitzondering mogelijk, voor buitenruimtes moet dit per evenement worden aangevraagd met een maximum van twee evenementen met een periode van 3 dagen. Alle uitzonderingen moeten voor de start van de uitbating worden aangevraagd als occasioneel evenement.

De tijdelijke horeca uitbatingen krijgen een vast sluitingsuur voor bar én muziek; met uitdoofprincipe van een uur om de gasten buiten te begeleiden. Uitbatingen in buitenruimtes sluiten van zondag tem donderdag om 23u, op vrijdag en zaterdag om 24u.

De tijdelijke horeca uitbating dient een rustperiode van minimaal twee aaneengesloten dagen te respecteren.

Adviezen

De afgelopen maanden zat het bestuur enkele keren samen met de verschillende stakeholders om het reglement te bespreken.

• 2 februari: overleg HOHO, Unizo en Voka

• 9 februari: overleg HOHO en een afvaardiging van horeca-ondernemers vanuit de deeldorpen.

Daarnaast had het stadsbestuur een gesprek met alle initiatiefnemers die zich tot dusver kenbaar maakten bij de stad.

De inhoud van deze gesprekken werd meegenomen in de opmaak van het reglement.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.

BESPREKING

Raadslid Dimitri van Pelt kan zich niet van de indruk ontdoen dat dit reglement voor een specifieke doelgroep geschreven werd. Vooral de zinsnede bij de criteria : “De zomerbar zorgt voor een stimulans van het lokaal ondernemerschap” en “de vestigingsregistratie in de

kruispuntbank voor ondernemingen” zorgt ervoor dat iemand met een commercieel karakter bij toewijzing sowieso de voorkeur krijgt en de hele periode van zelfs drie maanden een pop-up bar kan organiseren en zo alle andere kandidaten kan uitsluiten. Verenigingen die voor een korte of langere periode een pop-up bar wensen te organiseren worden op die manier uitgesloten.

Raadslid Dimitri van Pelt stelt voor om het aantal pop-up bars:

● ofwel niet te beperken tot één per gemeente

● ofwel de periode evenredig te verdelen onder de kandidaten.

Het lijkt hem geen slecht idee om de periode van één kandidaat te beperken tot maximum 30 dagen. Zo hebben in ieder geval meerdere kandidaten de mogelijkheid om een zomer- / winterbar te organiseren. Bovendien wil het raadslid ook de totstandkoming van dit reglement in vraag stellen. Dit reglement is niet op een commissie geweest, nergens op de adviesraden besproken, enkel in overleg met HoHo, Unizo en VOKA. Dit kan voor de fractie Anders niet, ze willen dit graag eerst bespreken in de adviesraden en een commissie en vragen dus om dit te verdagen naar een volgende raad.

Raadslid Ward Baets vindt het niet helemaal duidelijk hoe de beoordelingscriteria zijn opgebouwd, vooral het aspect 'stimuleren van het lokale ondernemerschap'. Hoe gaat dit beoordeeld worden? In artikel 6 wordt gesproken over een voorwaardelijke goedkeuring. Wordt er eerst een voorwaardelijke vergunning verleend en daarna een definitieve? En wanneer dan? Daarnaast vraagt het raadslid zich af hoe de sluitingsuren moeten geïnterpreteerd worden, is er een uur uitloop inbegrepen in deze eindtijden? In het algemeen wil raadslid Ward Baets er toch voor pleiten om de horeca dit jaar voldoende zuurstof te geven. Dit is een goed reglement, het raadslid is blij dat er een kader gecreëerd wordt maar hij stelt toch voor om dit een jaar uit te stellen zodat de horeca in deze coronatijd voldoende ruimte krijgen.

Schepen Katrien Brosens legt uit dat er meerdere initiatiefnemers zijn die plannen hadden en dat het daarom ook nodig was om een kader te creëren, dit reglement bepaalt de regels die voor iedereen dezelfde zijn. Zowel de horeca als de initiatiefnemers zijn gehoord om zo tot een gelijkwaardig initiatief te komen. Voor de horeca is het belangrijk dat de pop-ups aan dezelfde voorwaarden moeten voldoen als zij, maar tegelijk hebben verenigingen ook noden waar de schepen op wil ingaan. Dit jaar gaan we extra voorzichtig zijn met wat we toelaten, de initiatieven van korter dan 15 dagen vallen onder het reglement voor de occasionele evenementen en die worden door het college beoordeeld. Het college is van plan om voor deze aanvragers dit jaar niet meer dan 2 keer een initiatief van 3 dagen toe te staan. Als initiatiefnemers zich in regel willen stellen en zo aan dezelfde voorwaarden voldoen, dan meent het college dat dit ook moet kunnen. Schepen Katrien Brosens geeft aan dat het voor haar niet helemaal duidelijk is of het uitdoofuur inbegrepen is in de vermelde sluitingsuren, dat moet ze navragen. De beperking van initiatieven tot 30 dagen per initiatief is volgens de schepen geen goed idee, omdat het anders voor commerciële initiatieven vaak niet meer interessant of rendabel is. Schepen Katrien Brosens verduidelijkt dat het niet gaat over een vergunning onder voorwaarden. Het woord voorwaardelijk mag er voor haar worden uitgehaald. Op de vraag naar wat het betekent om lokaal ondernemerschap te stimuleren schetst de schepen het voorbeeld van een lokale artiest aanspreken of een lokale horecazaak inschakelen om de catering te voorzien.

Raadslid Dimitri Van Pelt maakt heel duidelijk dat hij hier absoluut niet mee akkoord kan gaan. Het reglement vermeldt dat er niet tegelijk twee initiatieven kunnen voorzien worden per deeldorp. Als een horecazaak een pop-up initiatief claimt van 90 dagen dan kan een vereniging in diezelfde periode niets meer organiseren. Hij vindt het niet correct dat dit reglement niet op een commissie of een adviesraad is besproken, maar enkel met de horeca werd doorgenomen en met de gekende initiatiefnemers. De Laermolen vzw is zeker vragende partij om een pop-up initiatief te organiseren maar het raadslid meent dat dit wordt tegengewerkt. Bovendien meent hij dat de jeugdhuizen ook onder deze regeling vallen. Dat is volgens schepen Katrien Brosens echter niet waar, zij hebben een aparte regelgeving. Elk initiatief kan zich volgens de schepen met de criteria in dit reglement in regel stellen. Overleg met de adviesraden is volgens haar niet nodig, er is overleg geweest met de belangrijkste stakeholders.

Raadslid Ward Baets herhaalt zijn vraag om dit reglement met een jaar uit te stellen.

Maar dat is volgens schepen Katrien Brosens niet nodig, de horeca is vragende partij voor dit reglement met een duidelijk kader.

Burgemeester Marc Van Aperen meent dat het uitdoofuur mee verwerkt zit in de sluitingsuren uit dit reglement, er komt volgens hem geen extra uur meer bij.

Raadslid Dimitri Van Pelt blijft erbij dat dit reglement helemaal op maat van de horeca is geschreven en dat de verenigingen achteruit worden gesteld.

Burgemeester Marc Van Aperen heeft veel begrip voor de problemen van verenigingen, maar hij meent dat er andere kanalen zijn waarmee we verenigingen ondersteunen. Bij heel wat horeca-zaken staat het water aan de lippen, zij hebben ook onze ondersteuning nodig.

Raadslid Marc Haseldonckx komt graag nog even terug op de beoordelingscriteria. In artikel 4 in de eerste paragraaf lijkt het alsof de stimulans voor de lokale handel enkel geldt voor zomerbars en niet voor winterbars. Dat is niet de bedoeling, de gemeenteraad gaat dan ook akkoord om in artikel 4 van dit reglement het woord zomerbar te vervangen door pop-upbar zodat dit beter de lading dekt.

Er blijkt ook nog wat verwarring over de term voorwaardelijke vergunning tussen raadslid Ward Baets en schepen Katrien Brosens.

De fractie Anders gaat niet akkoord omdat de horeca sterk bevoordeeld wordt, terwijl een pop-up initiatief van een vereniging perfect naast een horecazaak zou kunnen bestaan.

De fractie CD&V onthoudt zich omdat ze maximale zuurstof willen geven aan de horeca, voor hen is dit geen optimaal moment om dit te lanceren.

Later op de vergadering van de gemeenteraad komt schepen Roger Van Aperen nog even terug op deze bespreking. HIj leest in artikel 3 dat de aanvraag voor een pop-upbar moet gebeuren voor 31 januari van het jaar waarin ze plaatsvinden , volgens zijn interpretatie is een initiatief dit jaar dan dan ook niet meer mogelijk.

Schepen Katrien Brosens maakt duidelijk dat het de bedoeling is om dit jaar soepel om te gaan met deze deadline.

Er volgt een discussie in de gemeenteraad over hoe er soepelheid kan gehanteerd worden in de hantering van de termijnen. Afsluitend wordt er gesteld dat als er een reglement gestemd wordt dat het dan ook de bedoeling is om de criteria en voorwaarden van dit reglement ook te volgen. Als er dit jaar soepel met de termijnen zal worden omgegaan, dan moet dit aan de gemeenteraad worden voorgelegd om uitzonderingen toe te staan.

BESLUIT

Bij 15 ja stemmen (Marc Van Aperen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Herman Snoeys, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Jef Vissers, Pim Van der Linden, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert en Ans Lochten) en 3 neen stemmen (Fons Jacobs, Dimitri Van Pelt en Maarten Leemans) en 8 onthoudingen (Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Tinne Rombouts, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Joël Adams en Ilse Verachtert)

Artikel 1:

De gemeenteraad keurt het reglement betreffende de inrichting tijdelijke horeca-uitbaring in de vorm van pop-up zomer- of winterbar als volgt goed:

Artikel 1: Definitie en voorwaarden

§1 Tijdelijke uitbating

Een pop-upbar is een tijdelijke horeca-uitbating tijdens de zomer- of wintermaanden op een locatie waarvoor een vestigingseenheid werd/wordt geregistreerd in de kruispuntbank voor ondernemingen. De tijdelijke uitbating kan ingericht worden in openlucht, een tijdelijke inrichting of een vaste inrichting die tijdelijk gebruikt wordt voor de uitbating.

§2 Voorwaarden voor spreiding

Per deelgemeente kan er maar één tijdelijke uitbating tegelijkertijd ingericht worden. De aanvraag en beoordeling gebeurt op basis van artikel 4 §1 van dit reglement. Indien er meerdere aanvragen zijn zal de toelating gegeven worden aan één kandidaat op basis van de beoordeling.

§3 Termijnen en periodes

Indien een tijdelijke constructie geplaatst moet worden voor de horeca pop-up, nemen de periodes vermeld een aanvang op de eerste dag van de plaatsing van de constructie, ongeacht of de constructie voor de volledige uitbatingsperiode geplaatst worden.

Indien een tijdelijke wijziging van de hoofdfunctie van een gebouw noodzakelijk is voor de horeca pop-up, nemen de periodes vermeld een aanvang op de eerste dag van de tijdelijke functiewijziging, ongeacht of de functiewijziging voor de volle dertig dagen gebeurt.

Een zomerbar kan enkel en alleen ingericht worden in de periode tussen 15 juni en 15 september.

Een winterbar kan enkel en alleen ingericht worden in de periode tussen 15 november en 15 februari.

§4 Geluidsoverlast en sluitingsuur

De tijdelijke horeca uitbating dient een wekelijkse rustperiode van minimaal twee aaneengesloten dagen te respecteren.

Artikel 2: Vergunningen

Voor de tijdelijke uitbating van een pop-up zomer- of winterbar dient er een exploitatievergunning te worden afgeleverd door de dienst economie van de stad Hoogstraten.

Daarnaast dient de organisator zich in regel te stellen met alle andere bovenlokale regelgeving.

Artikel 3: Aanvraagprocedure

De dienst economie stelt een aanvraagformulier ter beschikking waarmee kandidaten voor de uitbating van een tijdelijke zomer- of winterbar een aanvraag kunnen doen.

Aanvragen dienen te gebeuren ten laatste 31 januari van het jaar waarin de tijdelijk uitbating zal plaatsvinden.

Het aanvraagformulier bevat minstens volgende documenten:

• Uittreksel uit KBO of Vlajo (registratie vestigingseenheid);

• Uittreksel uit het strafregister;

• Aansprakelijkheidsverzekering brand- en ontploffing;

• Bewijs (brand)veiligheid;

• Bewijs aangifte FAVV (indien van toepassing);

• Bewijs aangifte SABAM;

• Aanvraag drankvergunning/exploitatievergunning dienst lokale economie;

• Gedetailleerd plan van de locatie en eventuele constructies;

Alle overige documenten die noodzakelijk zijn voor de uitbating.

De gemeente kan te allen tijde bijkomende documenten opvragen bij de aanvrager die noodzakelijk worden geacht om de aanvraag te beoordelen.

Aanvragen dienen te gebeuren ten laatste 31 januari van het jaar waarin de tijdelijk uitbating zal plaatsvinden.

Artikel 4: Beoordeling

§1 Beoordelingscriteria

De beoordeling zal gebeuren op basis van het toekennen van punten. Om een vergunning te kunnen krijgen dient een kandidaat minstens 70% van de punten te halen, waarbij voor elk afzonderlijk onderdeel minstens 50% behaald dient te worden.

De locatie en inrichting van de tijdelijke uitbating (40 punten)

• De mobiliteit van en naar de tijdelijke uitbating (15 punten).

• De mogelijke overlast voor omwonenden en de openbare orde en veiligheid van de tijdelijke uitbating. (advies politie) (15 punten)

• De veiligheid en geschiktheid van de (tijdelijke) inrichting (advies brandweer) (10 punten)

De economische stimulans van de lokale handel (40 punten)

• De pop-upbar zorgt voor een stimulans van het lokale ondernemerschap. (20 punten)

• De pop-upbar zet maximaal in op de aankoop van lokale producten en diensten (20 punten)

De lokale verankering van de tijdelijke uitbating (20 punten)

• Betrokkenheid van Hoogstraatse verenigingen, partners of doelen (10 punten)

• De primaire doelgroep van de tijdelijke uitbating. (10 punten)

§2 Advies vanuit de administratieve werkgroep

Alle aanvragen worden voorgelegd aan een werkgroep. Deze werkgroep bestaat uit een medewerker van de dienst economie, een medewerker van de dienst stadsontwikkeling en een medewerker van de dienst evenementen en een medewerker van de politiezone.

De werkgroep bezorgt een gemotiveerd advies aan het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 5: Beslissing.

Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd voor het toekennen van de vergunning.

Het college van burgemeester en schepenen kan steeds gemotiveerd afwijken van het advies van de administratieve werkgroep.

Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing ten laatste 30 dagen na het verstrijken van de indiendatum.

Artikel 6: Slot bepalingen

§1 Het is niet toegelaten om voorafgaandelijk aan de (voorwaardelijke) goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen te communiceren over de aanvraag voor de horeca pop-up.

§2 De (voorwaardelijke) goedkeuring heeft betrekking op de uitbating van de horeca pop-up en houdt geenszins enige andere goedkeuring in. De toepasselijke regelgeving geldt onverminderd, zodat de (voorwaardelijke) goedkeuring voor de horeca pop-up steeds precair is en onder voorbehoud van eventuele andere noodzakelijke toelatingen.In het bijzonder moet de aanvrager tijdig contact opnemen met de dienst omgeving van de gemeente, opdat de noodzaak voor een omgevingsvergunning voor de horeca pop-up kan worden nagegaan. Tevens is een goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen nodig voor iedere nevenactiviteit. De aanvraag voor één of meerdere nevenactiviteiten moet minstens drie maanden voorafgaandelijk aan de nevenactiviteit worden ingediend bij het evenementenloket van de gemeente. Na de goedkeuring voor deze nevenactiviteit(en) kunnen geen wijzigingen meer worden aangebracht.

§3 In geval van inbreuken op de bepalingen in onderhavig reglement of andere toepasselijke regelgeving of niet-naleving van de bepalingen in het collegebesluit houdende de (voorwaardelijke) goedkeuring voor de uitbating van de horeca pop-up, behoudt het college van burgemeester en schepenen zich het recht voor om te allen tijde de goedkeuring voor de uitbating van de horeca pop-up in te trekken.

Artikel 2:

De gemeenteraad geeft kennis van deze beslissing aan de dienst evenementen, de dienst economie en de adviesraad lokale economie en geeft hen de opdracht een evaluatie te maken van het reglement na de zomer van 2022.