Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Peter Crols Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Jos Matthé Joël Adams Kobe Van Den Ouweland Mai Sterkens Maarten Leemans Fons Jacobs Danny Adams Ann Fockaert Natasja Snels Arnold Wittenberg Hilde Vermeiren Tinne Rombouts Tom Gabriëls Marc Haseldonckx Corina Furdui Koen Van Leuven Marleen De Bie Jef Bluekens Ward Baets Herman Snoeys Lydia Bottenburg Piet Van Bavel Mariëlle Schalk Caroline Martens Nick Martens aantal voorstanders: 24 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Openbare zitting van RMW van maandag 25 augustus 2025.
Goedkeuren van de notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 juni 2025.
MOTIVERING
Voorgeschiedenis en aanleiding
Het ontwerp van het verslag van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 juni 2025 werd opgemaakt.
Juridische grond
● Artikel 77 en 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
Argumentatie
Het ontwerp van de notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 juni 2025 dient goedgekeurd te worden.
BESPREKING
De bespreking van dit agendapunt kan via deze link beluisterd worden (vanaf 00:00:16)
BESLUIT
Bij 24 ja stemmen (Tinne Rombouts, Arnold Wittenberg, Piet Van Bavel, Hilde Vermeiren, Marc Haseldonckx, Ann Fockaert, Mariëlle Schalk, Herman Snoeys, Mai Sterkens, Ward Baets, Fons Jacobs, Jos Matthé, Danny Adams, Joël Adams, Maarten Leemans, Koen Van Leuven, Tom Gabriëls, Caroline Martens, Marleen De Bie, Kobe Van Den Ouweland, Natasja Snels, Lydia Bottenburg, Jef Bluekens en Corina Furdui) en 1 onthouding (Nick Martens)
Enig artikel:
De notulen van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 juni 2025 worden goedgekeurd.
Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Peter Crols Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Maarten Leemans Marc Haseldonckx Jef Bluekens Lydia Bottenburg Marleen De Bie Corina Furdui Piet Van Bavel Nick Martens Tom Gabriëls Arnold Wittenberg Koen Van Leuven Fons Jacobs Caroline Martens Danny Adams Hilde Vermeiren Herman Snoeys Ann Fockaert Tinne Rombouts Mai Sterkens Ward Baets Mariëlle Schalk Joël Adams Natasja Snels Jos Matthé Kobe Van Den Ouweland aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Openbare zitting van RMW van maandag 25 augustus 2025.
Goedkeuring voor de aanpassingen aan de interne afsprakennota voor het woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf.
MOTIVERING
Voorgeschiedenis en aanleiding
De laatste update van de interne afsprakennota's voor het woonzorgcentrum en het centrum voor kortverblijf dateren inmiddels van december 2022.
De interne afsprakennota's zijn opnieuw toe aan een update.
De bovenvermelde interne afsprakennota's werden ter kennisgegeven aan de commissie zorg en welzijn van 17 juni 2025 (verslag in bijlage). In deze commissie waren er geen inhoudelijke opmerkingen.
Het vast bureau van 28 juli keurde bovenvermelde interne afsprakennota's reeds goed (bijlage).
Juridische grond
● Artikelen 77 en 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Besluit van de Vlaamse regering van 26 juni 2019, bijlage 11
● Besluit 28 juni 2019 van de Vlaamse Regering betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.
● Woonzorgdecreet van 15 februari 2019.
Argumentatie
Wat werd er in de interne afsprakennota's aangepast?
(ontwerpen in bijlage met aanpassingen in fluo geel). We lijsten de belangrijkste zaken op:
Pagina 6
2. Modaliteiten aangaande de opname
2.2 Voorwaarden om op de wachtlijst genoteerd te worden
-Uitzondering op leeftijd conform de wetgeving volgens het woonzorgdecreet van 1/01/2020 artikel 57 en 58
Bijkomende opnamecriteria (niet opgenomen in de interne afsprakennota centrum voor kortverblijf (CKV))
-je alleenstaande bent en je wettelijk samenwoont met een broer of zus die aan de voorwaarden voldoet.
-na een verblijf van 200 dagen in CDV Stede Akkers
2.3.3 Volgorde van de wachtlijst
Het WZC streeft naar een verdeling van 85% bewoners met een hoge zorggraad en 15% bewoners met een lage zorggraad. Per afdeling wordt bekeken of het huidige profiel dat bovenaan staat niet te belastend is voor de afdeling. Indien de zorgzwaarte voor de afdeling hoog is, kan er beslist worden dat er verder gewerkt wordt met een minder zwaar zorgprofiel van de wachtlijst hoge zorggraad op basis van inschrijvingsdatum. Deze afweging wordt gemaakt aan de hand van de personeelsbezetting en de huidige aanwezigheid van zorgprofielen op de afdeling.
Het woonzorgcentrum zelf kan ook aangeven dat het voor bepaalde zorgprofielen niet de juiste instantie is. Dit voor zorgprofielen die nood hebben aan een strikt gesloten afdeling. WZC Stede Akkers is een open huis waar er gewerkt wordt met bepaalde hulpmiddelen om bewoners met bv. wegloopgedrag te kunnen monitoren. In sommige situaties kunnen deze hulpmiddelen echter onvoldoende zijn waardoor een verblijf in een andere organisatie aangewezen is.
Men kan het beschikbare aanbod van het woonzorgcentrum aan zich voorbij laten gaan. Indien men dit wenst komt men onderaan de wachtlijst te staan. Bij een tweede weigering wordt men 3 maanden van de wachtlijst geschrapt. Een herinschrijving gaat dan uit van de kandidaat bewoner zelf en gebeurt niet automatisch.
2.5.1 Opmaak opnamedossier (WZC) pagina 8
2.4.1 Opmaak opnamedossier (CKV) pagina 7
Bij opname wordt voor elke bewoner een geïndividualiseerd en digitaal woonzorgleefplan opgemaakt in de software van Care Solutions, dat geregeld geactualiseerd wordt. Met akkoord van deze interne afsprakennota geeft de bewoner (of zijn vertegenwoordiger) toestemming voor het bewaren van zijn persoonlijke gegevens in het bovenvermeld softwarepakket.
Zorgverleners gebruiken een BelRai-instrument om in te schatten wat de fysieke, cognitieve, psychische en sociale zorgnoden zijn van de bewoner.Dit helpt bij het opstellen van een kwaliteitsvol woonzorgleefplan.
Door het tekenen van de opnameovereenkomst geeft de bewoner of zijn vertegenwoordiger een geïnformeerde toestemming voor een BelRai afname.
2.5.5 Interne verhuis (WZC) pagina 9
2.4.5 Interne verhuis (CKV) pagina 8
Om organisatorische redenen bv. igv personeelstekort kan er uitzonderlijk een interne verhuis naar een andere kamer op de eigen afdeling of op een andere afdeling plaatsvinden.
Pagina 9 (WZC) pagina 8 (CKV)
3. Procedure brand en ernstige gebeurtenissen
3.1 Richtlijnen in kader van de veiligheid
Scooters (groot model) worden geplaatst op de daarvoor voorziene plaats op de -1 verdieping aan de gesprekslokalen.
Pagina 13 (WZC) pagina 12 (CKV)
6. Modaliteiten aangaande het verblijf
6.3 Bezoekregeling
Vrije toegang tot het woonzorgcentrum wordt voorzien van 8u00 ’s morgens tot 20u00 ’s avonds. (tijdens de wintermaanden tot 19u00)
Pagina 16 (WZC) pagina 15 (CKV)
6.11 Regeling voor de geneesmiddelen
Het woonzorgcentrum werkt samen met een externe partner voor de levering van de medicatie. De verdeling van de geneesmiddelen verloopt via een geautomatiseerd systeem.
Pagina 18 (WZC) pagina 17 (CKV)
8. Individuele en collectieve participatie
8.3 Familieraad en gebruikersraad
De familieraad vindt jaarlijks plaats.
De gebruikers- en familieraad kunnen zowel samen als apart georganiseerd worden.
Pagina 18 (WZC) pagina 17 (CKV)
9. Klachten, meldingen, beleidssignalen
Klachtenbehandelaar > de leidinggevende van de betreffende afdeling
Deze update ligt ter goedkeuring voor aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
In de bijlage voegen we zowel de documenten toe met de aanpassingen die hierboven werden besproken (in fluo geel), als de documenten waarin de aanpassingen reeds werden ingevoegd (welke de documenten zijn die definitief zullen worden goedgekeurd).
BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE
Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.
BESPREKING
De bespreking van dit agendapunt kan via deze link beluisterd worden (vanaf 00:00:51)
BESLUIT
Bij 25 ja stemmen (Tinne Rombouts, Arnold Wittenberg, Piet Van Bavel, Hilde Vermeiren, Marc Haseldonckx, Ann Fockaert, Mariëlle Schalk, Herman Snoeys, Mai Sterkens, Ward Baets, Fons Jacobs, Jos Matthé, Danny Adams, Joël Adams, Maarten Leemans, Koen Van Leuven, Tom Gabriëls, Caroline Martens, Marleen De Bie, Kobe Van Den Ouweland, Nick Martens, Natasja Snels, Lydia Bottenburg, Jef Bluekens en Corina Furdui)
Enig artikel:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de aanpassingen aan de interne afsprakennota's goed, voor zowel woonzorgcentrum als het centrum voor kortverblijf.
Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Peter Crols Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Jef Bluekens Piet Van Bavel Ward Baets Mai Sterkens Arnold Wittenberg Herman Snoeys Kobe Van Den Ouweland Nick Martens Mariëlle Schalk Marleen De Bie Danny Adams Maarten Leemans Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Natasja Snels Ann Fockaert Fons Jacobs Caroline Martens Joël Adams Corina Furdui Tom Gabriëls Tinne Rombouts Lydia Bottenburg Jos Matthé Marc Haseldonckx aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Openbare zitting van RMW van maandag 25 augustus 2025.
Goedkeuring voor de aanpassingen aan de opnameovereenkomst voor het woonzorgcentrum en centrum voor kortverblijf.
MOTIVERING
Voorgeschiedenis en aanleiding
De laatste update van de opnameovereenkomsten voor het woonzorgcentrum en het centrum voor kortverblijf dateren inmiddels van december 2022.
De opnameovereenkomsten zijn opnieuw toe aan een update.
De bovenvermelde opnameovereenkomsten werden ter kennisgegeven aan de commissie zorg en welzijn van 17 juni 2025 (verslag in bijlage). In deze commissie waren er geen inhoudelijke opmerkingen.
Het vast bureau van 28 juli keurde bovenvermelde opnameovereenkomsten reeds goed (bijlage).
Juridische grond
● Artikelen 77 en 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Besluit van de Vlaamse regering van 26 juni 2019, bijlage 11
● Besluit 28 juni 2019 van de Vlaamse Regering betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.
● Woonzorgdecreet van 15 februari 2019.
Argumentatie
Wat werd er in beide opnameovereenkomsten aangepast?
(ontwerpen in bijlage met aanpassingen in fluo geel). We lijsten de belangrijkste zaken op:
Pagina 2:
2. Algemeen (nieuwe onderverdeling)
Toevoeging:
2.3 Om organisatorische redenen bv. personeelstekorten kan er uitzonderlijk een interne verhuis plaatsvinden.
Pagina 3:
3. Opname
Toevoeging
3.1 Opnamevoorwaarden
- Uitzondering op leeftijd conform de wetgeving volgens het woonzorgdecreet van 01/01/2020 artikel 57 en 58
Bijkomende opnamecriteria (niet in overeenkomst centrum voor kortverblijf (CKV))
- je alleenstaande bent en je wettelijk samenwoont met een broer of zus die aan de voorwaarden voldoet.
- na een verblijf van 200 dagen in CDV Stede Akkers
3.2.3 Volgorde wachtlijst (niet in overeenkomst CKV)
Het WZC streeft naar een verdeling van 85% bewoners met een hoge zorggraad en 15% bewoners met een lage zorggraad. Per afdeling wordt bekeken of het huidige profiel dat bovenaan staat niet te belastend is voor de afdeling. Indien de zorgzwaarte voor de afdeling hoog is, kan er beslist worden dat er verder gewerkt wordt met een minder zwaar zorgprofiel van de wachtlijst hoge zorggraad op basis van inschrijvingsdatum. Deze afweging wordt gemaakt aan de hand van de personeelsbezetting en de huidige aanwezigheid van zorgprofielen op de afdeling.
Het woonzorgcentrum zelf kan ook aangeven dat het voor bepaalde zorgprofielen niet de juiste instantie is. Dit voor zorgprofielen die nood hebben aan een strikt gesloten afdeling. WZC Stede Akkers is een open huis waar er gewerkt wordt met bepaalde hulpmiddelen om bewoners met bv. wegloopgedrag te kunnen monitoren. In sommige situaties kunnen deze hulpmiddelen echter onvoldoende zijn waardoor een verblijf in een andere organisatie aangewezen is.
Men kan het beschikbare aanbod van het woonzorgcentrum aan zich voorbij laten gaan. Indien men dit wenst komt men onderaan de wachtlijst te staan. Bij een tweede weigering wordt men 3 maanden van de wachtlijst geschrapt. Een herinschrijving gaat dan uit van de kandidaat bewoner zelf en gebeurt niet automatisch.
Pagina 4 (WZC) pagina 3 (CKV)
4. Duur en einde van de overeenkomst
4.1 Vrijwillig ontslag
Opzegging > dit kan ook via e-mail: teamwoonzorg@hoogstraten.be
5. Publicatie foto’s en video’s
In het Briesje komt het wonen en leven in het WZC steeds aanbod. Hierbij worden vaak volgende zaken vermeld: Verhuis naar het WZC, activiteiten, verjaardagen, herdenkingstekst bij overlijden,…
Ondergetekende geeft hierbij toestemming dat bovenstaande zaken vermeld mogen worden in het Briesje.
o ja
o nee
Pagina 7 (WZC) pagina 6 (CKV)
6. Dagprijs
Inbegrepen in de dagprijs
- dwaaldetectiesysteem: (bij verlies of schade door eigen toedoen wordt de werkelijke waarde van een dwaaldetectie aangerekend op de verblijfsfactuur. Prijs Aqura dwaaldetectie polsband d.d. 03/2025 164 EUR excl BTW,
- bijkomend mobiel oproeppunt, (bij verlies of schade door eigen toedoen wordt de werkelijke waarde van een dwaaldetectie aangerekend op de verblijfsfactuur. Prijs mobiele bel polsband d.d. 03/2025 60 EUR excl BTW),
- ophangsysteem voor muurdecoratie (5 stuks waarvan 1 metalen kabel en 4 perlonkoorden) > naar inventaris overbrengen niet in opnameovereenkomst
Niet inbegrepen in de dagprijs
-GPS-spotter (9 euro/maand jaarlijks geïndexeerd, bij verlies of schade door eigen toedoen wordt de werkelijke waarde van een GPS Spotter aangerekend op de verblijfsfactuur. Prijs GPS spotter d.d. 03/2025 100 EUR excl BTW),
Pagina 8 (WZC) pagina 7 (CKV)
6.1 Indexering dagprijs (volledig nieuw)
Als blijkt dat in de maand in kwestie het spilindexcijfer werd overschreden, dan kan de voorziening beslissen tot indexatie. De spilindexcijfers worden de nieuwe parameters tot bepaling van de verhoging. Het is het Vast Bureau dat de beslissing neemt ivm het toepassen van de indexatie.
Zo is indexatie van de dagprijs gekoppeld aan de overschrijding van de spilindex van de afgevlakte gezondheidsindex.De geïndexeerde dagprijzen moeten ook binnen een uiterlijke termijn worden toegepast door de voorziening, nl. uiterlijk vanaf de eerste dag van de vijfde maand die volgt op de maand van de spilindexoverschrijding. De indexatie verloopt via het E-loket van het agentschap zorg en gezondheid.
Deze nieuwe prijzen zullen voorafgaandelijk aan de bewoners of hun vertegenwoordigers meegedeeld worden.
6.2 Herziening dagprijs
Naast een indexatiedossier kan de voorziening ook een prijsverhogingsaanvraag indienen.
De beslissing tot een prijsverhogingsaanvraag wordt genomen door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van Hoogstraten. De wijze waarop de prijsverhogingsaanvraag gebeurt, verloopt volgens het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 juni 2024.
Een aanpassing van het bedrag van de dagprijs of van de extra vergoedingen (los van de indexering) wordt vooraf aan alle belanghebbenden bekendgemaakt.
Pagina 10 (WZC) pagina 9 (CKV)
7. Facturatie
Procedure bij laattijdige of niet- betaling van de factuur: Wijziging
Wanneer een factuur niet betaald wordt voor de vervaldatum, wordt door de financiële dienst van het OCMW onderstaande procedure toegepast:
Geheugensteun 5 dagen voor vervaldatum van de factuur
Aanmaning 5 dagen na vervaldatum van de factuur
Telefonisch contact 15 dagen na aanmaning
Laatste aangetekende aanmaning 15 dagen na telefonisch contact
Controle deurwaarder 35 dagen na laatste aangetekende aanmaning
Start deurwaarder 1 dag na controle deurwaarder
Deze update ligt ter goedkeuring voor aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
In de bijlage voegen we zowel de documenten toe met de aanpassingen die hierboven werden besproken (in fluo geel), als de documenten waarin de aanpassingen reeds werden ingevoegd (welke de documenten zijn die definitief zullen worden goedgekeurd).
BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE
Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.
BESPREKING
De bespreking van dit agendapunt kan via deze link beluisterd worden (vanaf 00:01:48)
BESLUIT
Bij 25 ja stemmen (Tinne Rombouts, Arnold Wittenberg, Piet Van Bavel, Hilde Vermeiren, Marc Haseldonckx, Ann Fockaert, Mariëlle Schalk, Herman Snoeys, Mai Sterkens, Ward Baets, Fons Jacobs, Jos Matthé, Danny Adams, Joël Adams, Maarten Leemans, Koen Van Leuven, Tom Gabriëls, Caroline Martens, Marleen De Bie, Kobe Van Den Ouweland, Nick Martens, Natasja Snels, Lydia Bottenburg, Jef Bluekens en Corina Furdui)
Enig artikel:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de aanpassingen goed aan de opnameovereenkomsten van zowel het woonzorgcentrum als centrum voor kortverblijf.
Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Peter Crols Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Arnold Wittenberg Maarten Leemans Joël Adams Ann Fockaert Natasja Snels Mai Sterkens Nick Martens Lydia Bottenburg Kobe Van Den Ouweland Tom Gabriëls Ward Baets Tinne Rombouts Danny Adams Marleen De Bie Caroline Martens Jef Bluekens Fons Jacobs Herman Snoeys Koen Van Leuven Marc Haseldonckx Piet Van Bavel Mariëlle Schalk Jos Matthé Hilde Vermeiren Corina Furdui aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Openbare zitting van RMW van maandag 25 augustus 2025.
Goedkeuring voor de aanpassingen aan de interne afsprakennota's van serviceflats De Linde en de assistentiewoningen van De Wingerd en 't Gastenhuys.
MOTIVERING
Voorgeschiedenis en aanleiding
De laatste update van de interne afsprakennota's voor de Linde en de Wingerd dateren inmiddels van oktober 2022. De interne afsprakennota van 't Gastenhuys kreeg een laatste update in april 2023.
Inmiddels zijn de 3 interne afsprakennota's weer toe aan een update.
Het is de bedoeling om voor de drie vermelde complexen quasi dezelfde interne afsprakennota te hanteren, uiteraard rekening houdend met de eigenheid van ieder complex.
De bovenvermelde interne afsprakennota's werden ter kennisgegeven aan de commissie zorg en welzijn van 17 juni 2025 (verslag in bijlag).
Inhoudelijk waren er voor het punt van de interne afsprakennota's geen opmerkingen, wel voor het agendapunt van de opnameovereenkomsten. Omdat de opnameovereenkomsten niet eenzijdig kunnen gewijzigd worden werd ervoor gekozen om onderstaande wijziging op te nemen in de interne afsprakennota.
Over het punt in de opnameovereenkomst - dat de technische dienst zal niet meer standaard komen voor kleine defecten zoals bv. een verstopte toilet, ... en waarvoor eerst zou gevraagd worden of de bewoner het probleem zelf kan oplossen, eventueel met een externe. Indien de technische dienst wel wordt ingeschakeld zal hiervoor een kost worden aangerekend -
is de opmerking vanuit de commissie:
De commissie vindt het geen goed idee om bewoners zelf aan de slag te laten gaan met deze defecten. Indien iemand extern hieraan gaat werken, heb je geen overzicht meer wat er met het gebouw/ de toestellen wordt gedaan. Het aanrekenen van kosten bij een interventie van de technische dienst is wel te verantwoorden.
Daarom werd onderstaande alinea opgenomen in de interne afsprakennota bij de kosten die niet inbegrepen zijn in de basis dienstverlening:
Volgende zaken zoals verstopte gootstenen en toiletten, verkeerd gebruikte elektrische installatie of mankementen ten gevolge van defecte eigen toestellen (deze opsomming is niet limitatief) worden door de technische dienst uitgevoerd tegen een tarief van 35 euro/uur, of de werkelijke kost, die door een externe interventie wordt aangerekend.
Het vast bureau van 28 juli keurde bovenvermelde interne afsprakennota's reeds goed (bijlage).
Juridische grond
● Artikelen 77 en 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Besluit van de Vlaamse regering van 26 juni 2019, bijlage 10
● Besluit 28 juni 2019 van de Vlaamse Regering betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.
● Woonzorgdecreet van 15 februari 2019.
Argumentatie
Wat werd er in de interne afsprakennota's aangepast?
(ontwerpen in bijlage met aanpassingen in fluo geel). We lijsten de belangrijkste zaken op:
Pagina's 4:
De contactgegevens werden aangepast met het GSM nr. van de woonassistente
Het mailadres van het team woonzorg werd aangevuld.
Pagina's 5:
2.1 Bijzondere verblijfsvoorwaarden worden aangevuld met onderstaande:
De initiatiefnemer mag geen toelatings- of ontslagcriteria hanteren die betrekking hebben op:
1° de ideologische, filosofische, politieke of godsdienstige overtuiging van de bewoner;
2° de seksuele oriëntatie en genderidentiteit;
3° het lidmaatschap van een organisatie of groepering;
4° de financiële draagkracht van de bewoner, met uitzondering van artikel 30, vierde lid;
5° de etnische afkomst van de bewoner;
6° de voorkeuren die de bewoner geëxpliciteerd heeft met betrekking tot zijn vroegtijdige zorgplanning, palliatieve zorg en levenseindezorg en dit in voor zover die voorkeuren toegelaten zijn in overeenstemming met de bestaande regelgeving;
7° het dragerschap van micro-organismen waarvoor preventie van overdracht mogelijk is door het toepassen van de voorzorgsmaatregelen en voor zover dit dragerschap op dat moment geen risico vormt voor de andere bewoners.
Pagina's 8:
Uitbreiding van de basisdienstverlening:
- onderhoud van de ramen aan de buitenzijde (3x/jaar)
Kosten die niet inbegrepen zijn in de dagprijs:
Specifiek voor de Linde: gebruik van wassalon, aankoop van was- en droogjetons
Specifiek voor de Linde en 't Gastenhuys:
koolstoffilter voor de dampkap, jaarlijks te voorzien (deze wordt aangeleverd vanuit de technische dienst van de stad Hoogstraten)
Extra tekst onderaan de opsomming bij de kosten die niet inbegrepen zijn in de dagprijs:
Volgende zaken zoals verstopte gootstenen en toiletten, verkeerd gebruikte elektrische installatie of mankementen ten gevolge van defecte eigen toestellen (deze opsomming is niet limitatief) worden door de technische dienst uitgevoerd tegen een tarief van 35 euro/uur, of de werkelijke kost, die door een externe interventie wordt aangerekend.
Pagina's 9:
Herziening dagprijs
Het punt van de herziening dagprijs werd herschreven naar aanleiding van het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 juni 2024.
Concreet wordt dit:
Naast een indexatiedossier kan de voorziening ook een prijsverhogingsaanvraag indienen.
De beslissing tot een prijsverhogingsaanvraag wordt genomen door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van Hoogstraten. De wijze waarop de prijsverhogingsaanvraag gebeurt, verloopt volgens het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 juni 2024.
Een aanpassing van het bedrag van de dagprijs of van de extra vergoedingen (los van indexering) wordt vooraf aan alle belanghebbenden bekendgemaakt.
Indexering dagprijs: aangaande de indexering van de dagprijs wordt aangepast naar aanleiding van het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 juni 2024. Dit wordt:
Als blijkt dat in de maand in kwestie het spilindexcijfer werd overschreden, dan kan de voorziening beslissen tot indexatie. De spilindexcijfers worden de parameter tot bepaling van de verhoging. Het is het Vast Bureau dat de beslissing neemt ivm het toepassen van de indexatie.
Zo is indexatie van de dagprijs gekoppeld aan de overschrijding van de spilindex van de afgevlakte gezondheidsindex. De geïndexeerde dagprijzen moeten ook binnen een uiterlijke termijn worden toegepast door de voorziening, nl. uiterlijk vanaf de eerste dag van de vijfde maand die volgt op de maand van de spilindexoverschrijding. De indexatie verloopt via het E-loket van het agentschap zorg en gezondheid.
Deze nieuwe prijzen zullen voorafgaandelijk aan de bewoners of hun vertegenwoordigers meegedeeld worden.
Facturatie: expliciete vermelding van minstens 30 dagen.
Verder werd voor de 3 complexen de procedure bij laattijdige of niet-betaling van de factuur aangepast op vraag van de financiële dienst, cfr. bij de opnameovereenkomsten.
Pagina's 10
Bij de richtlijnen in het kader van de veiligheid werd aangevuld dat:
ook in de gangen geen rolstoelen, rollators of scootmobiels geplaatst mogen worden. Rolstoelen en rollators worden gestald in de eigen flat. Grote scootmobiels horen thuis in de fietsenberging, kleine modellen scootmobiels zijn in de flat wel toegestaan.
Pagina's 11:
Vermelding dat de richtlijnen voor evacuatie worden toegevoegd in bijlage aan de interne afsprakennota en dat deze jaarlijks aan bod komen in een gebruikersraad.
Een evacuatieoefening wordt niet meer per definitie jaarlijks georganiseerd maar kan steeds worden georganiseerd door de woonassistente en de preventie-adviseur.
Pagina's 15: Klachten:
Registratieformulieren zijn steeds beschikbaar aan het prikbord en aan het onthaal.
Deze update ligt ter goedkeuring voor aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
In de bijlage voegen we zowel de documenten toe met de aanpassingen die hierboven werden besproken (in fluo geel), als de documenten waarin de aanpassingen reeds werden ingevoegd (welke de documenten zijn die definitief zullen worden goedgekeurd).
Deze update zal, na goedkeuring door de raad voor maatschappelijk welzijn, op zijn vroegst toegepast worden dertig dagen na de kennisgeving aan de bewoners en de gebruikersraad van elk complex.
BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE
Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.
BESPREKING
De bespreking van dit agendapunt kan via deze link beluisterd worden (vanaf 00:02:12)
BESLUIT
Bij 25 ja stemmen (Tinne Rombouts, Arnold Wittenberg, Piet Van Bavel, Hilde Vermeiren, Marc Haseldonckx, Ann Fockaert, Mariëlle Schalk, Herman Snoeys, Mai Sterkens, Ward Baets, Fons Jacobs, Jos Matthé, Danny Adams, Joël Adams, Maarten Leemans, Koen Van Leuven, Tom Gabriëls, Caroline Martens, Marleen De Bie, Kobe Van Den Ouweland, Nick Martens, Natasja Snels, Lydia Bottenburg, Jef Bluekens en Corina Furdui)
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de aanpassingen aan de interne afsprakennota's goed, voor zowel Serviceflats De Linde als de assistentiewoningen van de Wingerd en
't Gastenhuys.
Artikel 2:
Aan de woonassistente wordt de opdracht gegeven om de update van de interne afsprakennota's van bovengenoemde complexen toe te lichten aan de betrokken bewoners en op de eerstvolgende gebruikersraad van elk complex.
Tevens krijgt de woonassistente de opdracht om te zorgen voor de administratieve afwikkeling.
Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Peter Crols Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Danny Adams Natasja Snels Joël Adams Marleen De Bie Corina Furdui Fons Jacobs Piet Van Bavel Marc Haseldonckx Tom Gabriëls Caroline Martens Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Maarten Leemans Jef Bluekens Tinne Rombouts Herman Snoeys Ann Fockaert Mai Sterkens Lydia Bottenburg Arnold Wittenberg Nick Martens Kobe Van Den Ouweland Mariëlle Schalk Ward Baets Jos Matthé aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Openbare zitting van RMW van maandag 25 augustus 2025.
Goedkeuring voor de aanpassingen aan de opnameovereenkomsten van serviceflats De Linde en de assistentiewoningen van de Wingerd en 't Gastenhuys.
MOTIVERING
Voorgeschiedenis en aanleiding
De laatste aanpassingen aan de opnameovereenkomsten voor de Linde en de Wingerd dateren van oktober 2022. De opnameovereenkomst van 't Gastenhuys kreeg een laatste update in april 2023.
Inmiddels zijn de 3 opnameovereenkomsten opnieuw toe aan een update.
Het is de bedoeling om voor de 3 vermelde complexen quasi dezelfde opnameovereenkomsten te hanteren, uiteraard rekening houdend met de eigenheid van ieder complex.
De aanpassingen voor de opnameovereenkomsten van serviceflats De Linde en de assistentiewoningen van de Wingerd en 't Gastenhuys werden besproken in de commissie 17 juni 2025 (verslag in bijlage).
Over het punt in de opnameovereenkomst - dat de technische dienst zal niet meer standaard komen voor kleine defecten zoals bv. een verstopte toilet, ... en waarvoor eerst zou gevraagd worden of de bewoner het probleem zelf kan oplossen, eventueel met een externe. Indien de technische dienst wel wordt ingeschakeld zal hiervoor een kost worden aangerekend -
is de opmerking vanuit de commissie:
De commissie vindt het geen goed idee om bewoners zelf aan de slag te laten gaan met deze defecten. Indien iemand extern hieraan gaat werken, heb je geen overzicht meer wat er met het gebouw/ de toestellen wordt gedaan. Het aanrekenen van kosten bij een interventie van de technische dienst is wel te verantwoorden.
Omdat de opnameovereenkomsten niet eenzijdig kunnen gewijzigd worden werd ervoor gekozen om onderstaande wijziging op te nemen in de interne afsprakennota (in plaats van in de opnameovereenkomst.)
Volgende zaken zoals verstopte gootstenen en toiletten, verkeerd gebruikte elektrische installatie of mankementen ten gevolge van defecte eigen toestellen (deze opsomming is niet limitatief) worden door de technische dienst uitgevoerd tegen een tarief van 35 euro/uur, of de werkelijke kost, die door een externe interventie wordt aangerekend.
Het vast bureau van 28 juli keurde bovenvermelde opnameovereenkomsten reeds goed (bijlage).
Juridische grond
● Artikelen 77 en 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Besluit van de Vlaamse regering van 26 juni 2019, bijlage 10
● Besluit 28 juni 2019 van de Vlaamse Regering betreffende de programmatie, de erkenningsvoorwaarden en de subsidieregeling voor woonzorgvoorzieningen en verenigingen voor mantelzorgers en gebruikers.
● Woonzorgdecreet van 15 februari 2019.
Argumentatie
Wat werd er in de opnameovereenkomsten aangepast ?(ontwerpen in bijlage met aanpassingen in fluo geel). We lijsten het belangrijkste op:
Pagina's 1:
We vermelden in de inleiding dat voor de bewoner de vermelde serviceflat of assistentiewoning als hoofdverblijfplaats zal dienen.
Specifiek voor de Linde passen we de leeftijd aan van 65 naar 60 jaar.
Pagina's 2:
1.4 Vermelding dat de opnameovereenkomsten vallen onder het rechtsgebied van het woonzorgdecreet van 15 februari 2019.
2.2 De opnameprocedure werd ruimer toegelicht.
Pagina's 3:
3.1 Opzeg kan ook gebeuren via mail aan teamwoonzorg@hoogstraten.be.
Pagina's 5:
5 Dagprijs:
Inbegrepen in de dagprijs:
- Extra vermelding dat het onderhoud van de ramen aan de buitenzijde (3x/jaar) inbegrepen is in de dagprijs.
- Specifiek voor de Linde vullen we aan bij de vermelding 'individuele verwarming is inbegrepen tot een verbruik van 3950 KwH per flat per jaar' dat dit geldt tot aan de omschakeling naar en inwerkingtreding van de ventilo-kachels.
- gratis telefoon binnen het OCMW-domein...: wordt geschrapt.
Niet inbegrepen
Voor de Linde kosten voor individueel elektriciteitsverbruik niet inbegrepen zijn in de dagprijs.
We vermelden ook dat het gebruik van het wassalon in de Linde (aankoop van jetons), niet inbegrepen is in de dagprijs.
Specifiek voor de Linde en 't Gastenhuys is in de dagprijs niet voorzien:
koolstoffilter voor de dampkap, jaarlijks wordt deze geplaatst door de technische dienst van de stad Hoogstraten)
Voor de 3 complexen wordt opgenomen dat de kostprijs van de verluchtingsfilters niet voorzien is in de geldende dagprijzen.
Pagina's 6:
5.2 (voor de Linde) en 5.3 (voor Wingerd en Gastenhuys)
Het punt van de herziening dagprijs werd herschreven naar aanleiding van het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 juni 2024.
Concreet wordt dit:
Naast een indexatiedossier kan de voorziening ook een prijsverhogingsaanvraag indienen.
De beslissing tot een prijsverhogingsaanvraag wordt genomen door de Raad voor Maatschappelijk Welzijn van Hoogstraten. De wijze waarop de prijsverhogingsaanvraag gebeurt, verloopt volgens het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 juni 2024.
Een aanpassing van het bedrag van de dagprijs of van de extra vergoedingen (los van indexering) wordt vooraf aan alle belanghebbenden bekendgemaakt.
5.3 (voor de Linde) en 5.4 (voor Wingerd en Gastenhuys) aangaande de indexering van de dagprijs wordt aangepast naar aanleiding van het Besluit van de Vlaamse Regering van 21 juni 2024. Dit wordt:
Als blijkt dat in de maand in kwestie het spilindexcijfer werd overschreden, dan kan de voorziening beslissen tot indexatie. De spilindexcijfers worden de parameter tot bepaling van de verhoging. Het is het Vast Bureau dat de beslissing neemt ivm het toepassen van de indexatie.
Zo is indexatie van de dagprijs gekoppeld aan de overschrijding van de spilindex van de afgevlakte gezondheidsindex. De geïndexeerde dagprijzen moeten ook binnen een uiterlijke termijn worden toegepast door de voorziening, nl. uiterlijk vanaf de eerste dag van de vijfde maand die volgt op de maand van de spilindexoverschrijding. De indexatie verloopt via het E-loket van het agentschap zorg en gezondheid.
Deze nieuwe prijzen zullen voorafgaandelijk aan de bewoners of hun vertegenwoordigers meegedeeld worden.
Pagina's 7:
6 In het punt over de facturatie
Voor Linde en Wingerd wordt nog opgenomen dat de termijn voor het betalen van de maandelijkse factuur minstens 30 dagen bedraagt te rekenen vanaf ontvangst.
Verder werd voor de 3 complexen de procedure bij laattijdige of niet-betaling van de factuur aangepast op vraag van de financiële dienst:
Geheugensteun: 5 dagen voor vervaldatum van de factuur
Aanmaning: 5 dagen na vervaldatum van de factuur
Telefonisch contact: 15 dagen na aanmaning
Laatste aangetekende aanmaning:15 dagen na telefonisch contact
Controle deurwaarder: 35 dagen na laatste aangetekende aanmaning
Start deurwaarder: 1 dag na controle deurwaarder
Pagina's 8: voor zowel Linde als Wingerd
10 Plaatsbeschrijving: de eerste zin wordt uitgebreid als volgt:
Bij aanvang van de bewoning van de assistentiewoning maakt de woonassistent samen met de bewoner of zijn vertegenwoordiger een omstandige plaatsbeschrijving op tegenspraak op en voor gezamenlijke rekening
Pagina's 9-10:
12.3 Regeling voor instapklaar maken van de flat:
Er wordt extra opgenomen dat de flat enkel mag worden geschilderd. Behangen is niet toegestaan.
12.4 Bij onderhoud en herstellingswerken: wordt bij de Linde en 't Gastenhuys extra opgenomen dat de koolstoffilter voor de dampkap jaarlijks wordt vervangen door de technische dienst van de stad Hoogstraten.
Tevens een extra aanvulling bij zowel de Linde, de Wingerd als 't Gastenhuys:
Het algemene huurdersonderhoud is de verantwoordelijkheid van de bewoner zelf.
Pagina's 10: enkel bij Linde en Wingerd (voor Gastenhuys was dit al opgenomen):
13.2 Extra vermelding van crisiszorg, waar dit voor staat.
Crisiszorg is een onmiddellijke en aangepaste interventie bij een noodsituatie die niet vooraf kan worden ingeschat en waarin onmiddellijk zorg moet worden geboden.
Bewoners kunnen bij noodsituaties via het aanwezige oproepsysteem 24u/24u een verpleeg- of zorgkundige bereiken van het nabij gelegen Woonzorgcentrum Stede Akkers. Deze medewerker komt ter plaatse in de serviceflat en dient de eerste zorgen toe. De hulpdiensten of huisarts worden verwittigd indien nodig. Daarna wordt een familielid of diens vertegenwoordiger op de hoogte gebracht indien gewenst. Deze service is in de dagprijs inbegrepen en staat garant voor een beschermde woonomgeving. De kosten van de crisiszorg zitten vervat in de dagprijs.
13.3 Extra vermelding van overbruggingszorg, waar dit voor staat.
is aangepaste zorg die aansluit bij crisiszorg en die gedurende een korte periode wordt gegeven in afwachting dat de zorg wordt verleend die de bewoner zelf heeft gekozen.
Voor de overbruggingszorg sloot het OCMW een overeenkomst af met een groep van zorgverleners uit de omgeving. De kosten van de overbruggingszorg zijn ten laste van de bewoner en wordt vanuit de zorgverstrekker rechtstreeks aan de bewoner gefactureerd.
Indien de bewoner nood heeft aan overbruggingszorg kan hij zich wenden tot de woonassistent.
Pagina's 11: voor zowel Linde, Wingerd als Gastenhuys:
13.5 Extra vermelding van gegevensregistratie van de bewoner: door de ingebruikname van de software van Care Solutions wordt hier een aandacht aan besteed om dit extra op te nemen in de opnameovereenkomsten:
In het kader van de organisatie crisiszorg overloopt de woonassistent samen met de bewoner een aantal gegevens met het oog op een goede zorgverlening.
Deze persoonlijke gegevens van de bewoner worden ingevoerd in het bewoners softwarepakket Care Solutions en bevat minstens volgende gegevens:
De identificatie- en contactgegevens van de persoon die in geval van nood wordt gewaarschuwd
De identificatie- en contactgegevens van de behandelende arts
Het ziekenhuis van voorkeur van de bewoner
Een medisch getuigschrift
Een Katzschaal (en/of Belrai-score)
Daarnaast worden bij een noodoproep de volgende gegevens op een aantoonbare manier geregistreerd:
De dag en het ogenblik van een noodoproep
De reden van een noodoproep
Het gevolg dat aan de noodoproep is gegeven
De bewoner (of zijn vertegenwoordiger) verleent toestemming voor het bewaren van zijn persoonlijke gegevens in het bovenvermeld softwarepakket.
13.6 Extra vermelding van gezondheidsvoorzieningen: soms is zelfstandig wonen niet meer haalbaar en moeilijk om de bewoner in kwestie of zijn familie dit te doen inzien. Vermelding van dit punt in de opnameovereenkomst kan dan nuttig zijn om daarnaar te kunnen verwijzen:
Het OCMW kan in overleg met de bewoner en/of zijn mantelzorgers, de behandelende arts en eventuele andere betrokken partijen, beslissen de bewoner omwille van medische redenen te laten opnemen in een ziekenhuis, een woonzorgcentrum of een gelijkaardige passende instelling wanneer de bewoner niet meer voldoet aan de zelfredzaamheidsvoorwaarde(n) om in een assistentiewoning te verblijven. Hiervan zal schriftelijk verslag gemaakt worden.
Deze update ligt ter goedkeuring voor aan de raad voor maatschappelijk welzijn.
In de bijlage voegen we zowel de documenten toe met de aanpassingen die hierboven werden besproken (in fluo geel), als de documenten waarin de aanpassingen reeds werden ingevoegd (welke de documenten zijn die definitief zullen worden goedgekeurd).
BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE
Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.
BESPREKING
De bespreking van dit agendapunt kan via deze link beluisterd worden (vanaf 00:02:41)
BESLUIT
Bij 25 ja stemmen (Tinne Rombouts, Arnold Wittenberg, Piet Van Bavel, Hilde Vermeiren, Marc Haseldonckx, Ann Fockaert, Mariëlle Schalk, Herman Snoeys, Mai Sterkens, Ward Baets, Fons Jacobs, Jos Matthé, Danny Adams, Joël Adams, Maarten Leemans, Koen Van Leuven, Tom Gabriëls, Caroline Martens, Marleen De Bie, Kobe Van Den Ouweland, Nick Martens, Natasja Snels, Lydia Bottenburg, Jef Bluekens en Corina Furdui)
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de nieuwe opmaak van de opnameovereenkomsten goed, voor zowel serviceflats De Linde als de assistentiewoningen van de Wingerd en
't Gastenhuys.
Artikel 2:
Aan de woonassistente wordt de opdracht gegeven om de update van de opnameovereenkomsten van bovengenoemde complexen toe te lichten aan de betrokken bewoners op de eerst volgende gebruikersraad van elk complex. Tevens krijgt de woonassistente de opdracht om te zorgen voor de administratieve afwikkeling.
Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Peter Crols Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Maarten Leemans Nick Martens Arnold Wittenberg Mai Sterkens Koen Van Leuven Tom Gabriëls Jef Bluekens Danny Adams Piet Van Bavel Fons Jacobs Corina Furdui Joël Adams Jos Matthé Mariëlle Schalk Marc Haseldonckx Kobe Van Den Ouweland Marleen De Bie Ann Fockaert Lydia Bottenburg Caroline Martens Ward Baets Herman Snoeys Tinne Rombouts Natasja Snels Hilde Vermeiren aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Openbare zitting van RMW van maandag 25 augustus 2025.
Goedkeuring van de wijziging van de rechtspositieregeling - Stad en OCMW gemeenschappelijk - Hoofdstuk VII 'De proeftijd' en Hoofdstuk VIII 'De evaluatie tijdens de loopbaan' naar een nieuwe feedback- en evaluatiecyclus
MOTIVERING
Voorgeschiedenis en aanleiding
In artikel 194 van het decreet lokaal bestuur staat het volgende beschreven:
De personeelsleden hebben recht op opvolging en feedback, al dan niet door middel van evaluatie, over hun wijze van functioneren. De personeelsleden worden opgevolgd en, in voorkomend geval, geëvalueerd op ambtelijk niveau. Dergelijke voorafgaande evaluatie is vereist bij het ontslag wegens definitieve beroepsongeschiktheid ten gevolge van ontoereikend functioneren.
Dit artikel benadrukt het belang van feedback, maar biedt ook ruimte voor verschillende benaderingen. Het is de raad die in de rechtspositieregeling de wijze van opvolging en feedback, en de procedure voor een eventuele evaluatie bepaalt.
In de huidige rechtspositieregeling is een tweejaarlijkse evaluatiecyclus beschreven die op iedereen van toepassing is. We stellen voor om in Hoogstraten af te stappen van periodieke tweejaarlijkse evaluaties en de focus te leggen op een open, permanente en opbouwende feedbackcultuur (zie nota HR visie feedback en evaluatie). We stimuleren de dialoog tussen medewerker en leidinggevende, met als primaire focus de groei en ontwikkeling van competenties van onze medewerkers, zodat zij in staat zijn om hun eigen, de team- en organisatiedoelstellingen te behalen.
Evalueren doen we enkel als het functioneren of gedrag van de medewerker ontoereikend is.
Juridische grond
● Artikel 77 en 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Artikel 194 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen van 20 januari 2023.
Argumentatie
Door de feedback- en evaluatiecyclus een nieuwe invulling te geven, willen we meer inzetten op dialoog dan verslaggeving, de focus leggen op de toekomst, sneller inspelen op wijzigingen in functioneren en een duidelijk signaal geven bij onvoldoende functioneren. Een formele evaluatie is enkel aan de orde bij ontoereikend functioneren of gedrag.
Concreet volgen we 2 sporen in de nieuwe feedbackcyclus.
Spoor 1: Wanneer het functioneren en gedrag beantwoordt aan de verwachtingen:
● Permanente feedback als basis.
● Het groeigesprek. Minimum 1 keer per jaar tussen medewerker en leidinggevende. Focus in de gesprekken ligt op de toekomst (doelstellingen).
Spoor 2: wanneer het functioneren of gedrag niet beantwoordt aan de verwachtingen:
● Het signaalgesprek: wanneer het functioneren van de medewerker niet meer aan de verwachtingen voldoet door een specifiek feit of een opeenvolging van feiten. Doel is om een duidelijke boodschap te geven en het functioneren op korte termijn bij te sturen.
● Het evaluatiegesprek: het functioneren van de medewerker blijft ontoereikend. De formele evaluatieprocedure wordt opgestart. Deze procedure verloopt volgens bepaalde modaliteiten welke vastgelegd zijn in het personeelsstatuut.
De wijziging van de evaluatiecyclus vergt een aanpassing in de rechtspositieregeling.
BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE
Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.
BESPREKING
De bespreking van dit agendapunt kan via deze link beluisterd worden (vanaf 00:03:08)
BESLUIT
Bij 25 ja stemmen (Tinne Rombouts, Arnold Wittenberg, Piet Van Bavel, Hilde Vermeiren, Marc Haseldonckx, Ann Fockaert, Mariëlle Schalk, Herman Snoeys, Mai Sterkens, Ward Baets, Fons Jacobs, Jos Matthé, Danny Adams, Joël Adams, Maarten Leemans, Koen Van Leuven, Tom Gabriëls, Caroline Martens, Marleen De Bie, Kobe Van Den Ouweland, Nick Martens, Natasja Snels, Lydia Bottenburg, Jef Bluekens en Corina Furdui)
Artikel 1:
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de aanpassing van Hoofdstuk VII De proeftijd en VIII. De evaluatie tijdens de loopbaan. Afdeling I. tot en met Afdeling V. van de op heden geldende rechtspositieregeling (artikel 186, §1 en §2, 1° en 2° DLB) als volgt goed:
Titel II. De Loopbaan
Hoofdstuk VII Opvolging en feedback voor personeelsleden tijdens hun eerste jaar in dienst of tijdens hun eerste jaar in een andere functie
Afdeling I. Algemene bepalingen
Artikel 55: Dit hoofdstuk is niet van toepassing op de evaluatie van de algemeen en financieel directeur.
Artikel 56.
Personeelsleden die in dienst komen, of reeds langer in dienst zijn maar een andere functie (na bevordering, interne personeelsmobiliteit of herplaatsing) hebben opgenomen, volgen het inwerktraject voor starters.
Doel van dit inwerktraject is enerzijds een efficiënte en kwalitatieve inwerkperiode te bewerkstelligen door duidelijkheid over de rol en functie in de organisatie, concrete afspraken, permanente en opbouwende feedback,…. Anderzijds stelt het inwerktraject de aanstellende overheid in staat om de geschiktheid van het personeelslid voor de functie te verifiëren.
Artikel 57.
Het inwerktraject bestaat uit volgende gesprekken:
● Tussen 0 en 1 maand na start tewerkstelling binnen de functie: functiegesprek.
● Tussen 3 en 6 maanden na start tewerkstelling: opvolggesprek
● Tijdens de 11e maand van tewerkstelling binnen de functie: opvolggesprek
Van de gesprekken wordt een schriftelijke neerslag gemaakt door de leidinggevende. Deze wordt ter kennisname ondertekend door de medewerker.
De leidinggevende bezorgt het verslag na ondertekening aan de HRM-dienst.
Artikel 58. § 1. Voor het contractuele personeelslid dat zich in het traject vermeld in artikel 56 bevindt, met uitzondering van het personeelslid dat gebruik heeft gemaakt van de procedure van bevordering, mobiliteit, kan overgegaan worden tot het beëindigen van de arbeidsovereenkomst overeenkomstig de bepalingen van de arbeidsovereenkomstenwet indien blijkt dat de competenties of het gedrag van het personeelslid manifest niet in overeenstemming zijn met deze die vereist zijn voor de functie.
De aanstellende overheid beslist, overeenkomstig de bepalingen in arbeidsovereenkomstenwet, over de eventuele beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
§ 2. De medewerker die in een andere functie werd aangesteld via een procedure van bevordering of mobiliteit en indien blijkt dat de competenties van het personeelslid manifest niet in overeenstemming zijn met deze die vereist zijn voor de functie, wordt opnieuw aangesteld in zijn vorige functie op voorwaarde dat deze nog open is.
Indien deze functie niet meer open is, wordt hij in een andere open en gelijkaardige functie van zijn vorige graad aangesteld. De procedure van herplaatsing wordt in deze beide gevallen gebruikt.
Indien er geen dergelijke functie meer vacant is, kan voor een contractuele medewerker overeenkomstig § 1 overgegaan worden tot het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Dit overeenkomstig de bepalingen in de arbeidsovereenkomstenwet.
Een statutaire medewerker valt onder de bepalingen van de artikelen 167 tem 171 van de rechtspositieregeling van personeel DLB artikel 186, §1 en §2, 1° en 2°.
Hoofdstuk VIII: Opvolging, feedback en evaluatie
Afdeling I. Algemene bepalingen
Artikel 67.: Dit hoofdstuk is niet van toepassing op de evaluatie van de algemeen en financieel directeur.
Afdeling II. Opvolging en feedback
Artikel 68.
De medewerker heeft gedurende de volledige loopbaan recht op opvolging en feedback met betrekking tot het functioneren. Dit in de vorm van dagdagelijkse en opbouwende feedback. Het doel van de feedbackcultuur is het stimuleren van de verdere ontwikkeling van personeelsleden en het functioneren te optimaliseren. Feedback omvat zowel positieve punten als kleine verbeterpunten. Het uitwisselen van feedback gebeurt op een constructieve en respectvolle manier. We streven ernaar dat er in de feedbackcultuur een permanente wisselwerking is van feedback geven en krijgen tussen alle betrokken partijen op de werkvloer. Dit betekent dat er niet wordt gewacht op bepaalde vastgelegde momenten maar dat er een voortdurend proces van feedback geven en ontvangen ontstaat.
Artikel 69. Op regelmatige basis vinden er groeigesprekken plaats binnen de organisatie. Er is minimaal één formeel geregistreerd gesprek per kalenderjaar. Dit om te stimuleren en te garanderen dat de leidinggevende minstens éénmaal per jaar de tijd neemt om uitgebreider in te gaan op het functioneren, het gedrag, de motivatie, de verdere professionele ontwikkeling, de loopbaan en het welzijn van de medewerker. De inhoud van de gesprekken komt in onderling overleg tussen de rechtstreekse leidinggevende en de medewerker tot stand.
Van het groeigesprek wordt een beperkte schriftelijke neerslag verwacht. Een volledige weergave of beschrijving van het gesprek is niet verplicht. Wel worden de gemaakte afspraken tussen medewerker en leidinggevende schriftelijk vastgelegd, inclusief de bijhorende deadlines en rollen en verantwoordelijkheden van beide partijen. Deze schriftelijke neerslag wordt door medewerker en leidinggevende getekend ter kennisname.
Artikel 70. Enkel wanneer het functioneren of het gedrag van de medewerker niet aan de verwachtingen voldoet of er zich specifieke zaken voordoen die een negatief effect hebben op het functioneren van de medewerker, en de gebruikelijke ondersteuning niet het gewenste effect heeft, wordt een signaalgesprek gevoerd. De leidinggevende neemt hiertoe het initiatief. Het doel van het signaalgesprek is om de medewerker een duidelijk signaal te geven dat zijn of haar functioneren of gedrag moet verbeteren om aan de verwachtingen te voldoen.
Van het signaalgesprek wordt een schriftelijke neerslag gemaakt door de leidinggevende. Deze neerslag bestaat uit de inhoud van het gesprek en de specifieke afspraken die gemaakt werden. Deze neerslag wordt door medewerker en leidinggevende getekend ter kennisname.
Blijft het functioneren van het personeelslid ondanks dit signaalgesprek ontoereikend, dan kan beslist worden om het personeelslid op ambtelijk niveau te evalueren.
Afdeling III. Het verloop van de evaluatie bij ontoereikend functioneren of gedrag
Artikel 71. Een evaluatiegesprek wordt enkel gevoerd wanneer ondanks regelmatige feedback en het gevoerde signaalgesprek(ken) het functioneren of gedrag van de medewerker niet aan de verwachtingen voldoet. Het evaluatiegesprek vormt de start van het formele evaluatietraject.
Disfunctioneren wordt gekenmerkt door manifest en structureel tekortschieten in taken, gedrag, competenties of resultaten, zoals beschreven in de functiebeschrijving en gemaakte afspraken met de medewerker in het groeigesprek- en/of signaalgesprek.
Artikel 72. De medewerker wordt geëvalueerd door 2 leidinggevenden, waarvan de eerste evaluator doorgaans de rechtstreeks leidinggevende is. Bij gebrek aan een evaluator binnen de dienst waartoe de medewerker behoort, wordt de evaluatie opgenomen door de tweede evaluator of door de medewerker die formeel is aangeduid om de taken van de eerste evaluator op te nemen tijdens de periode van diens afwezigheid.
De leden van het managementteam worden geëvalueerd door de algemeen directeur.
Artikel 73. De evaluatoren leggen de evaluatie vast in een kwalitatief beschrijvend evaluatieverslag dat het evaluatieresultaat op afdoende wijze onderbouwt. Dit verslag is gebaseerd op de resultaatsgebieden en competenties beschreven in de functiebeschrijving van de medewerker en de gemaakte afspraken in voorgaande gesprekken.
Het evaluatieverslag geeft een beeld van het globale functioneren van de medewerker in de huidige functie. In het evaluatiegesprek tussen de evaluator(en) en de medewerker wordt de ongunstige beoordeling toegelicht.
Artikel 74. Na het gesprek ontvangt de medewerker een kopie van het verslag. De medewerker kan uiterlijk 14 kalenderdagen na het plaatsvinden van het evaluatiegesprek schriftelijke opmerkingen toevoegen aan het evaluatieverslag.
De medewerker ondertekent het evaluatieverslag voor kennisname. De evaluatoren ondertekenen het verslag en, in voorkomend geval, de opmerkingen van de medewerker voor kennisname. De eerste evaluator bezorgt een kopie aan de dienst HRM.
Indien de medewerker weigert te tekenen voor kennisname, wordt het verslag door de dienst HRM aangetekend opgestuurd naar de medewerker.
Artikel 75. Na het evaluatiegesprek worden er in het verbetertraject passende maatregelen (concrete afspraken met timing en verantwoordelijkheden) vastgelegd met het oog op het verbeteren van de wijze waarop de medewerker functioneert.
Artikel 76. 3 maanden na het eerste evaluatiegesprek vindt er een opvolggesprek plaats. Hierin wordt besproken of het functioneren reeds verbeterd is en vindt er een verdere opvolging van de gemaakte afspraken plaats. Van dit gesprek wordt een verslag opgemaakt, welke ter kennisname aan de medewerker wordt bezorgd.
6 maanden na het eerste evaluatiegesprek vindt er een nieuw evaluatiegesprek plaats. Dit volgens dezelfde principes als het eerste evaluatiegesprek.
Het tweede evaluatiegesprek kan resulteren in één van volgende uitkomsten:
● Gunstig: het functioneren van de medewerker is voldoende verbeterd waarna het evaluatietraject van de medewerker stopt.
● Onvoldoende: Het functioneren is nog onvoldoende verbeterd en verdere opvolging is noodzakelijk. Het evaluatietraject wordt verdergezet en eventuele aanvullende afspraken tot verbetering worden gemaakt.
3 maanden na dit tweede evaluatiegesprek volgt er een derde evaluatiegesprek.
Hier kan het resultaat gunstig of ongunstig - geheel onvoldoende zijn.
Bij een eindbeoordeling geheel onvoldoende beantwoordt het functioneren nog steeds niet aan de verwachtingen en leidt dit tot een ontslag wegens beroepsongeschiktheid.
● Geheel onvoldoende: er is geen of beduidend onvoldoende verbetering in het functioneren van de medewerker. Dit leidt tot een ontslag wegens beroepsongeschiktheid.
Artikel 77. Het hoofd van het personeel formuleert het gemotiveerde voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van het evaluatieverslag. De medewerker en de evaluatoren worden van het gemotiveerde voorstel tot ontslag binnen de 14 kalenderdagen op de hoogte gebracht nadat het eventuele beroep tegen een ongunstige evaluatie is afgehandeld en het hoofd van het personeel beslist heeft om de evaluatie niet aan te passen.
De aanstellende overheid beslist over het ontslag wegens beroepsongeschiktheid en hoort het personeelslid vooraf.
Afdeling IV. Het beroep tegen de ongunstige evaluatie
Onderafdeling I. Algemene bepalingen
Artikel 80. De medewerker kan beroep aantekenen tegen de evaluatie met een ongunstig evaluatieresultaat.
Artikel 81. Het beroep wordt ingediend bij een beroepsinstantie. Bij een negatieve evaluatie wordt aan de medewerker meegedeeld waar hij in beroep kan gaan.
De uiterlijke termijn voor de indiening van het beroep is 14 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de ondertekening voor kennisneming van de evaluatie. Bij weigering van de medewerker om het evaluatieverslag te ondertekenen, loopt de beroepstermijn vanaf de datum van de aangetekende zending.
Het beroep wordt schriftelijk ingediend. De medewerker krijgt een gedateerde ontvangstmelding van zijn beroep.
Onderafdeling II. Samenstelling van de beroepsinstantie
Artikel 82.
De beroepsinstantie bestaat uit 3 leden en is als volgt samengesteld:
● 2 leden van het managementteam met uitzondering van de algemeen directeur.
● 1 externe deskundige in het personeelsbeleid met ervaring in coaching en/of evaluatie
Een deskundige personeel/ HR treedt op als secretaris-notulist van de beroepsprocedure.
Wanneer een lid van de beroepsinstantie verhinderd is door overmacht kan een vervanger aangeduid worden.
De leden van de beroepsinstantie en hun vervangers worden nominatief aangesteld door het college van burgemeester en schepenen.
Leden van de raad en van het college van burgemeester en schepenen en de evaluatoren van het personeelslid dat beroep aantekent, mogen geen deel uitmaken van de beroepsinstantie.
De beroepsinstantie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht.
Aanverwanten tot in de tweede graad van de persoon die beroep aantekent, worden geweerd.
Onderafdeling III. De werking van de beroepsinstantie
Artikel 83. De beroepsinstantie moet voltallig zijn voor de behandeling van een beroep. De voorzitter leidt de werkzaamheden van de beroepsinstantie. De beroepsinstantie onderzoekt het beroep en hoort de evaluatoren en de medewerker binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de gedateerde ontvangstmelding van het beroep.
Artikel 84. De medewerker en de evaluatoren worden gelijktijdig gehoord in een tegensprekelijke hoorzitting onder leiding van de voorzitter van de beroepsinstantie. De medewerker kan zich laten bijstaan door een persoon naar zijn keuze. De medewerker wordt als laatste gehoord in zijn verdediging. Van de hoorzitting wordt ter zitting een verslag gemaakt door de secretaris-notulist. Het verslag geeft de standpunten van de evaluatoren en van de medewerker weer. De leden van de beroepsinstantie ondertekenen het verslag. Het verslag maakt deel uit van het beroepsdossier.
Artikel 85. De beroepsinstantie beraadslaagt over haar bevindingen en formuleert eenparig een gemotiveerd advies aan de algemeen directeur tot bevestiging of tot aanpassing van de evaluatie en het evaluatieresultaat.
Het gemotiveerd advies wordt schriftelijk aan de algemeen directeur bezorgd binnen een termijn van uiterlijk 45 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de ontvangstmededeling van beroep aan de klager. De algemeen directeur tekent het advies voor ontvangst.
Onderafdeling IV. Beslissing in beroep van de algemeen directeur
Artikel 86. Binnen een termijn van 14 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van ontvangst van het gemotiveerd advies beslist de algemeen directeur over de bevestiging of de aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat en deelt hij zijn gemotiveerde beslissing mee aan de medewerker, aan de voorzitter van de beroepsinstantie en aan de evaluatoren. De kennisgeving gebeurt schriftelijk.
Bij bevestiging van de bestaande evaluatie wordt de bevestigingsbeslissing voor kennisneming door de medewerker en door de evaluatoren ondertekend binnen een termijn van 14 kalenderdagen. De beslissing maakt deel uit van het evaluatiedossier.
Bij aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat wordt de aangepaste evaluatie voor kennisneming door de medewerker en door de evaluatoren ondertekend binnen een termijn van 14 kalenderdagen. De aangepaste evaluatie komt in de plaats van de eerdere evaluatie die het voorwerp was van het beroep en vervangt de eerdere evaluatie in het evaluatiedossier en in het personeelsdossier.
Artikel 87. Als de beroepsinstantie in een beroep geen advies formuleert binnen de termijn van 45 kalenderdagen vanaf de datum van de ontvangstmelding van het beroep aan de klager, dan is het evaluatieresultaat gunstig en past de algemeen directeur de evaluatie en het evaluatieresultaat in die zin aan.
Als de algemeen directeur geen beslissing neemt over de bevestiging of aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat binnen de termijn van 14 kalenderdagen, dan is het evaluatieresultaat gunstig.
Artikel 2:
De ingangsdatum van de wijziging is 1 september 2025.
Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Peter Crols Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Marleen De Bie Danny Adams Nick Martens Herman Snoeys Joël Adams Jef Bluekens Kobe Van Den Ouweland Caroline Martens Piet Van Bavel Maarten Leemans Jos Matthé Marc Haseldonckx Lydia Bottenburg Natasja Snels Mariëlle Schalk Arnold Wittenberg Ann Fockaert Ward Baets Hilde Vermeiren Koen Van Leuven Tinne Rombouts Tom Gabriëls Fons Jacobs Corina Furdui Mai Sterkens Fons Jacobs Hilde Vermeiren Caroline Martens Maarten Leemans Mariëlle Schalk Natasja Snels Corina Furdui Lydia Bottenburg Herman Snoeys Piet Van Bavel Ward Baets Tinne Rombouts Koen Van Leuven Mai Sterkens Marc Haseldonckx Ann Fockaert Jef Bluekens Danny Adams Marleen De Bie Kobe Van Den Ouweland Tom Gabriëls Jos Matthé Nick Martens Joël Adams Arnold Wittenberg aantal voorstanders: 25 , aantal onthouders: 0 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Openbare zitting van RMW van maandag 25 augustus 2025.
Wijziging van de rechtspositieregeling - Instellingen - Hoofdstuk 2, afdeling 10, 11 en 12 over de proeftijd en Hoofdstuk 3, afdeling 1, 2, 3, 4 en 5 over de evaluatie naar een nieuwe feedback- en evaluatiecyclus.
MOTIVERING
Voorgeschiedenis en aanleiding
In artikel 194 van het decreet lokaal bestuur staat het volgende beschreven:
De personeelsleden hebben recht op opvolging en feedback, al dan niet door middel van evaluatie, over hun wijze van functioneren. De personeelsleden worden opgevolgd en, in voorkomend geval, geëvalueerd op ambtelijk niveau. Dergelijke voorafgaande evaluatie is vereist bij het ontslag wegens definitieve beroepsongeschiktheid ten gevolge van ontoereikend functioneren.
Dit artikel benadrukt het belang van feedback, maar biedt ook ruimte voor verschillende benaderingen. Het is de raad die in de rechtspositieregeling de wijze van opvolging en feedback, en de procedure voor een eventuele evaluatie bepaalt.
In de huidige rechtspositieregeling is een tweejaarlijkse evaluatiecyclus beschreven die op iedereen van toepassing is. We stellen voor om in Hoogstraten af te stappen van periodieke tweejaarlijkse evaluaties en de focus te leggen op een open, permanente en opbouwende feedbackcultuur (zie nota HR visie feedback en evaluatie). We stimuleren de dialoog tussen medewerker en leidinggevende, met als primaire focus de groei en ontwikkeling van competenties van onze medewerkers, zodat zij in staat zijn om hun eigen, de team- en organisatiedoelstellingen te behalen.
Evalueren doen we enkel als het functioneren of gedrag van de medewerker ontoereikend is.
Juridische grond
● Artikel 77 en 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Artikel 194 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van de minimale voorwaarden van de rechtspositieregeling van het personeel van lokale en provinciale besturen van 20 januari 2023.
Argumentatie
Door de feedback- en evaluatiecyclus een nieuwe invulling te geven, willen we meer inzetten op dialoog dan verslaggeving, de focus leggen op de toekomst, sneller inspelen op wijzigingen in functioneren en een duidelijk signaal geven bij onvoldoende functioneren. Een formele evaluatie is enkel aan de orde bij ontoereikend functioneren of gedrag.
Concreet volgen we 2 sporen in de nieuwe feedbackcyclus.
Spoor 1: Wanneer het functioneren en gedrag beantwoordt aan de verwachtingen:
● Permanente feedback als basis.
● Het groeigesprek. Minimum 1 keer per jaar tussen medewerker en leidinggevende. Focus in de gesprekken ligt op de toekomst (doelstellingen).
Spoor 2: wanneer het functioneren of gedrag niet beantwoordt aan de verwachtingen:
● Het signaalgesprek: wanneer het functioneren van de medewerker niet meer aan de verwachtingen voldoet door een specifiek feit of een opeenvolging van feiten. Doel is om een duidelijke boodschap te geven en het functioneren op korte termijn bij te sturen.
● Het evaluatiegesprek: het functioneren van de medewerker blijft ontoereikend. De formele evaluatieprocedure wordt opgestart. Deze procedure verloopt volgens bepaalde modaliteiten welke vastgelegd zijn in het personeelsstatuut.
De wijziging van de evaluatiecyclus vergt een aanpassing in de rechtspositieregeling.
BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE
Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.
BESPREKING
De bespreking van dit agendapunt kan via deze link beluisterd worden (vanaf 00:03:45)
BESLUIT
Bij 25 ja stemmen (Tinne Rombouts, Arnold Wittenberg, Piet Van Bavel, Hilde Vermeiren, Marc Haseldonckx, Ann Fockaert, Mariëlle Schalk, Herman Snoeys, Mai Sterkens, Ward Baets, Fons Jacobs, Jos Matthé, Danny Adams, Joël Adams, Maarten Leemans, Koen Van Leuven, Tom Gabriëls, Caroline Martens, Marleen De Bie, Kobe Van Den Ouweland, Nick Martens, Natasja Snels, Lydia Bottenburg, Jef Bluekens en Corina Furdui)
Artikel 1:
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn keurt de aanpassing van Hoofdstuk 2, afdeling 10 tot en met 12 De proeftijd en Hoofdstuk 3 De evaluatie tijdens de loopbaan. Afdeling I. tot en met Afdeling V. van de op heden geldende rechtspositieregeling (artikel 186, §2, 3° DLB) als volgt goed:
Deel 3: Bepalingen betreffende de loopbaan
Afdeling 10. Opvolging en feedback voor personeelsleden tijdens hun eerste jaar in dienst of tijdens hun eerste jaar in een andere functie
Artikel 56.
Personeelsleden die in dienst komen, of reeds langer in dienst zijn maar een andere functie (na bevordering, interne personeelsmobiliteit of herplaatsing) hebben opgenomen, volgen het inwerktraject voor starters.
Doel van dit inwerktraject is enerzijds een efficiënte en kwalitatieve inwerkperiode te bewerkstelligen door duidelijkheid over de rol en functie in de organisatie, concrete afspraken, permanente en opbouwende feedback,…. Anderzijds stelt het inwerktraject de aanstellende overheid in staat om de geschiktheid van het personeelslid voor de functie te verifiëren.
Artikel 57.
Het inwerktraject bestaat uit volgende gesprekken:
● Tussen 0 en 1 maand na start tewerkstelling binnen de functie: functiegesprek.
● Tussen 3 en 6 maanden na start tewerkstelling: opvolggesprek
● Tijdens de 11e maand van tewerkstelling binnen de functie: opvolggesprek
Van de gesprekken wordt een schriftelijke neerslag gemaakt door de leidinggevende. Deze wordt ter kennisname ondertekend door de medewerker.
De leidinggevende bezorgt het verslag na ondertekening aan de HRM-dienst.
Artikel 58. § 1. Voor het contractuele personeelslid dat zich in het traject vermeld in artikel 56 bevindt, met uitzondering van het personeelslid dat gebruik heeft gemaakt van de procedure van bevordering, mobiliteit, kan overgegaan worden tot het beëindigen van de arbeidsovereenkomst overeenkomstig de bepalingen van de arbeidsovereenkomstenwet indien blijkt dat de competenties of het gedrag van het personeelslid manifest niet in overeenstemming zijn met deze die vereist zijn voor de functie.
De aanstellende overheid beslist, overeenkomstig de bepalingen in arbeidsovereenkomstenwet, over de eventuele beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
§ 2. De medewerker die in een andere functie werd aangesteld via een procedure van bevordering of mobiliteit en indien blijkt dat de competenties van het personeelslid manifest niet in overeenstemming zijn met deze die vereist zijn voor de functie, wordt opnieuw aangesteld in zijn vorige functie op voorwaarde dat deze nog open is.
Indien deze functie niet meer open is, wordt hij in een andere open en gelijkaardige functie van zijn vorige graad aangesteld. De procedure van herplaatsing wordt in deze beide gevallen gebruikt.
Indien er geen dergelijke functie meer vacant is, kan voor een contractuele medewerker overeenkomstig § 1 overgegaan worden tot het beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Dit overeenkomstig de bepalingen in de arbeidsovereenkomstenwet.
Een statutaire medewerker valt onder de bepalingen van de artikelen 171 tem 175 van de rechtspositieregeling van personeel DLB artikel 186, §2, 3°.
Hoofdstuk 3: Opvolging, feedback en evaluatie
Afdeling 1. Algemene bepalingen
Artikel 69. nvt
Afdeling 2. Opvolging en feedback
Artikel 70. De medewerker heeft gedurende de volledige loopbaan recht op opvolging en feedback met betrekking tot het functioneren. Dit in de vorm van dagdagelijkse en opbouwende feedback. Het doel van de feedbackcultuur is het stimuleren van de verdere ontwikkeling van personeelsleden en het functioneren te optimaliseren. Feedback omvat zowel positieve punten als kleine verbeterpunten. Het uitwisselen van feedback gebeurt op een constructieve en respectvolle manier. We streven ernaar dat er in de feedbackcultuur een permanente wisselwerking is van feedback geven en krijgen tussen alle betrokken partijen op de werkvloer. Dit betekent dat er niet wordt gewacht op bepaalde vastgelegde momenten maar dat er een voortdurend proces van feedback geven en ontvangen ontstaat.
Artikel 71. Op regelmatige basis vinden er groeigesprekken plaats binnen de organisatie. Er is minimaal één formeel geregistreerd gesprek per kalenderjaar. Dit om te stimuleren en te garanderen dat de leidinggevende minstens éénmaal per jaar de tijd neemt om uitgebreider in te gaan op het functioneren, het gedrag, de motivatie, de verdere professionele ontwikkeling, de loopbaan en het welzijn van de medewerker. De inhoud van de gesprekken komt in onderling overleg tussen de rechtstreekse leidinggevende en de medewerker tot stand.
Van het groeigesprek wordt een beperkte schriftelijke neerslag verwacht. Een volledige weergave of beschrijving van het gesprek is niet verplicht. Wel worden de gemaakte afspraken tussen medewerker en leidinggevende schriftelijk vastgelegd, inclusief de bijhorende deadlines en rollen en verantwoordelijkheden van beide partijen. Deze schriftelijke neerslag wordt door medewerker en leidinggevende getekend ter kennisname.
Artikel 72. Enkel wanneer het functioneren of het gedrag van de medewerker niet aan de verwachtingen voldoet of er zich specifieke zaken voordoen die een negatief effect hebben op het functioneren van de medewerker, en de gebruikelijke ondersteuning niet het gewenste effect heeft, wordt een signaalgesprek gevoerd. De leidinggevende neemt hiertoe het initiatief. Het doel van het signaalgesprek is om de medewerker een duidelijk signaal te geven dat zijn of haar functioneren of gedrag moet verbeteren om aan de verwachtingen te voldoen.
Van het signaalgesprek wordt een schriftelijke neerslag gemaakt door de leidinggevende. Deze neerslag bestaat uit de inhoud van het gesprek en de specifieke afspraken die gemaakt werden. Deze neerslag wordt door medewerker en leidinggevende getekend ter kennisname.
Blijft het functioneren van het personeelslid ondanks dit signaalgesprek ontoereikend, dan kan beslist worden om het personeelslid op ambtelijk niveau te evalueren.
Afdeling 3. Het verloop van de evaluatie bij ontoereikend functioneren of gedrag
Artikel 73. Een evaluatiegesprek wordt enkel gevoerd wanneer ondanks regelmatige feedback en het gevoerde signaalgesprek(ken) het functioneren of gedrag van de medewerker niet aan de verwachtingen voldoet. Het evaluatiegesprek vormt de start van het formele evaluatietraject.
Disfunctioneren wordt gekenmerkt door manifest en structureel tekortschieten in taken, gedrag, competenties of resultaten, zoals beschreven in de functiebeschrijving en gemaakte afspraken met de medewerker in het groeigesprek- en/of signaalgesprek.
Artikel 74. De medewerker wordt geëvalueerd door 2 leidinggevenden, waarvan de eerste evaluator doorgaans de rechtstreeks leidinggevende is. Bij gebrek aan een evaluator binnen de dienst waartoe de medewerker behoort, wordt de evaluatie opgenomen door de tweede evaluator of door de medewerker die formeel is aangeduid om de taken van de eerste evaluator op te nemen tijdens de periode van diens afwezigheid.
De leden van het managementteam worden geëvalueerd door de algemeen directeur.
Artikel 75. De evaluatoren leggen de evaluatie vast in een kwalitatief beschrijvend evaluatieverslag dat het evaluatieresultaat op afdoende wijze onderbouwt. Dit verslag is gebaseerd op de resultaatsgebieden en competenties beschreven in de functiebeschrijving van de medewerker en de gemaakte afspraken in voorgaande gesprekken.
Het evaluatieverslag geeft een beeld van het globale functioneren van de medewerker in de huidige functie. In het evaluatiegesprek tussen de evaluator(en) en de medewerker wordt de ongunstige beoordeling toegelicht.
Artikel 76. Na het gesprek ontvangt de medewerker een kopie van het verslag. De medewerker kan uiterlijk 14 kalenderdagen na het plaatsvinden van het evaluatiegesprek schriftelijke opmerkingen toevoegen aan het evaluatieverslag.
De medewerker ondertekent het evaluatieverslag voor kennisname. De evaluatoren ondertekenen het verslag en, in voorkomend geval, de opmerkingen van de medewerker voor kennisname. De eerste evaluator bezorgt een kopie aan de dienst HRM.
Indien de medewerker weigert te tekenen voor kennisname, wordt het verslag door de dienst HRM aangetekend opgestuurd naar de medewerker.
Artikel 77. Na het evaluatiegesprek worden er in het verbetertraject passende maatregelen (concrete afspraken met timing en verantwoordelijkheden) vastgelegd met het oog op het verbeteren van de wijze waarop de medewerker functioneert.
Artikel 78. 3 maanden na het eerste evaluatiegesprek vindt er een opvolggesprek plaats. Hierin wordt besproken of het functioneren reeds verbeterd is en vindt er een verdere opvolging van de gemaakte afspraken plaats. Van dit gesprek wordt een verslag opgemaakt, welke ter kennisname aan de medewerker wordt bezorgd.
6 maanden na het eerste evaluatiegesprek vindt er een nieuw evaluatiegesprek plaats. Dit volgens dezelfde principes als het eerste evaluatiegesprek.
Het tweede evaluatiegesprek kan resulteren in één van volgende uitkomsten:
● Gunstig: het functioneren van de medewerker is voldoende verbeterd waarna het evaluatietraject van de medewerker stopt.
● Onvoldoende: Het functioneren is nog onvoldoende verbeterd en verdere opvolging is noodzakelijk. Het evaluatietraject wordt verdergezet en eventuele aanvullende afspraken tot verbetering worden gemaakt.
3 maanden na dit tweede evaluatiegesprek volgt er een derde evaluatiegesprek.
Hier kan het resultaat gunstig of ongunstig - geheel onvoldoende zijn.
Bij een eindbeoordeling geheel onvoldoende beantwoordt het functioneren nog steeds niet aan de verwachtingen en leidt dit tot een ontslag wegens beroepsongeschiktheid.
● Geheel onvoldoende: er is geen of beduidend onvoldoende verbetering in het functioneren van de medewerker. Dit leidt tot een ontslag wegens beroepsongeschiktheid.
Artikel 79. Het hoofd van het personeel formuleert het gemotiveerde voorstel tot ontslag wegens beroepsongeschiktheid op basis van het evaluatieverslag. De medewerker en de evaluatoren worden van het gemotiveerde voorstel tot ontslag binnen de 14 kalenderdagen op de hoogte gebracht nadat het eventuele beroep tegen een ongunstige evaluatie is afgehandeld en het hoofd van het personeel beslist heeft om de evaluatie niet aan te passen.
De aanstellende overheid beslist over het ontslag wegens beroepsongeschiktheid en hoort het personeelslid vooraf.
Artikel 80 Nvt
Artikel 81 Nvt
Afdeling 4. Het beroep tegen de ongunstige evaluatie
Onderafdeling 1. Algemene bepalingen
Artikel 82. De medewerker kan beroep aantekenen tegen de evaluatie met een ongunstig evaluatieresultaat.
Artikel 83. Het beroep wordt ingediend bij een beroepsinstantie. Bij een negatieve evaluatie wordt aan de medewerker meegedeeld waar hij in beroep kan gaan.
De uiterlijke termijn voor de indiening van het beroep is 14 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de ondertekening voor kennisneming van de evaluatie. Bij weigering van de medewerker om het evaluatieverslag te ondertekenen, loopt de beroepstermijn vanaf de datum van de aangetekende zending.
Het beroep wordt schriftelijk ingediend. De medewerker krijgt een gedateerde ontvangstmelding van zijn beroep.
Onderafdeling 2. Samenstelling van de beroepsinstantie
Artikel 84.
De beroepsinstantie bestaat uit 3 leden en is als volgt samengesteld:
● 2 leden van het managementteam met uitzondering van de algemeen directeur.
● 1 externe deskundige in het personeelsbeleid met ervaring in coaching en/of evaluatie
Een deskundige personeel/ HR treedt op als secretaris-notulist van de beroepsprocedure.
Wanneer een lid van de beroepsinstantie verhinderd is door overmacht kan een vervanger aangeduid worden.
De leden van de beroepsinstantie en hun vervangers worden nominatief aangesteld door het college van burgemeester en schepenen.
Leden van de raad en van het college van burgemeester en schepenen en de evaluatoren van het personeelslid dat beroep aantekent, mogen geen deel uitmaken van de beroepsinstantie.
De beroepsinstantie bestaat bij voorkeur uit leden van verschillend geslacht.
Aanverwanten tot in de tweede graad van de persoon die beroep aantekent, worden geweerd.
Onderafdeling 3. De werking van de beroepsinstantie
Artikel 85. De beroepsinstantie moet voltallig zijn voor de behandeling van een beroep. De voorzitter leidt de werkzaamheden van de beroepsinstantie. De beroepsinstantie onderzoekt het beroep en hoort de evaluatoren en de medewerker binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de gedateerde ontvangstmelding van het beroep.
Artikel 86. De medewerker en de evaluatoren worden gelijktijdig gehoord in een tegensprekelijke hoorzitting onder leiding van de voorzitter van de beroepsinstantie. De medewerker kan zich laten bijstaan door een persoon naar zijn keuze. De medewerker wordt als laatste gehoord in zijn verdediging. Van de hoorzitting wordt ter zitting een verslag gemaakt door de secretaris-notulist. Het verslag geeft de standpunten van de evaluatoren en van de medewerker weer. De leden van de beroepsinstantie ondertekenen het verslag. Het verslag maakt deel uit van het beroepsdossier.
Artikel 87. De beroepsinstantie beraadslaagt over haar bevindingen en formuleert eenparig een gemotiveerd advies aan de algemeen directeur tot bevestiging of tot aanpassing van de evaluatie en het evaluatieresultaat.
Het gemotiveerd advies wordt schriftelijk aan de algemeen directeur bezorgd binnen een termijn van uiterlijk 45 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van de ontvangstmededeling van beroep aan de klager. De algemeen directeur tekent het advies voor ontvangst.
Onderafdeling IV. Beslissing in beroep van de algemeen directeur
Artikel 88. Binnen een termijn van 14 kalenderdagen te rekenen vanaf de datum van ontvangst van het gemotiveerd advies beslist de algemeen directeur over de bevestiging of de aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat en deelt hij zijn gemotiveerde beslissing mee aan de medewerker, aan de voorzitter van de beroepsinstantie en aan de evaluatoren. De kennisgeving gebeurt schriftelijk.
Bij bevestiging van de bestaande evaluatie wordt de bevestigingsbeslissing voor kennisneming door de medewerker en door de evaluatoren ondertekend binnen een termijn van 14 kalenderdagen. De beslissing maakt deel uit van het evaluatiedossier.
Bij aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat wordt de aangepaste evaluatie voor kennisneming door de medewerker en door de evaluatoren ondertekend binnen een termijn van 14 kalenderdagen. De aangepaste evaluatie komt in de plaats van de eerdere evaluatie die het voorwerp was van het beroep en vervangt de eerdere evaluatie in het evaluatiedossier en in het personeelsdossier.
Artikel 89. Als de beroepsinstantie in een beroep geen advies formuleert binnen de termijn van 45 kalenderdagen vanaf de datum van de ontvangstmelding van het beroep aan de klager, dan is het evaluatieresultaat gunstig en past de algemeen directeur de evaluatie en het evaluatieresultaat in die zin aan.
Als de algemeen directeur geen beslissing neemt over de bevestiging of aanpassing van de evaluatie en van het evaluatieresultaat binnen de termijn van 14 kalenderdagen, dan is het evaluatieresultaat gunstig.
Artikel 2:
De ingangsdatum van de wijziging is 1 september 2025.
Openbare zitting van RMW van maandag 25 augustus 2025.
Kennisname van de goedkeuring jaarrekening 2024 door de gouverneur op 23 juni 2025.
MOTIVERING
Voorgeschiedenis en aanleiding
De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van Hoogstraten hebben op 28 april 2025 de jaarrekening 2024 vastgesteld met de volgende saldi:
budgettair resultaat boekjaar: | -1 151 257 EUR
|
gecumuleerd budgettair resultaat boekjaar: | 37 372 971 EUR |
beschikbaar budgettair resultaat: | 36 209 632 EUR |
balanstotaal: | 186 965 344 EUR |
tekort van het boekjaar: | -1 933 563 EUR |
De jaarrekening werd gepubliceerd op de webtoepassing van de gemeente. Het gemeentebestuur bracht de toezichthoudende overheid op de hoogte van deze publicatie op 6 mei 2025 en bezorgde de digitale rapportering op 6 mei 2025.
Juridische grond
● Artikel 77 en 78 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Artikel 260 tem 262 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen, en in het bijzonder de artikelen 17 tot en met 26.
● Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen, en in het bijzonder de artikelen 2 tot en met 4.
Argumentatie
Uit het onderzoek van de jaarrekening blijkt niet dat ze onjuist of onvolledig is of dat ze geen waar en getrouw beeld geeft van de financiële toestand.
Het besluit van de gouverneur luidt als volgt:
Enig artikel:
De jaarrekening over het financiële boekjaar 2024 van de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn van Hoogstraten wordt goedgekeurd.
Er zijn wel een aantal bemerkingen van eerder technische aard gemaakt. De bemerkingen zullen verwerkt/toegepast worden in de jaarrekening 2025.
Het afschrift van het besluit alsook de bemerkingen zijn als bijlage toegevoegd.
BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE
Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.
BESPREKING
De bespreking van dit agendapunt kan via deze link beluisterd worden (vanaf 00:04:26)
BESLUIT
Enig artikel:
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het besluit met betrekking tot de goedkeuring van de jaarrekening 2024.
Openbare zitting van RMW van maandag 25 augustus 2025.
Mondelinge vraag van Fons Jacobs (fractie anders) over de bejaardenwoningen.
VRAAG
De bespreking van dit agendapunt kan via deze link beluisterd worden (vanaf 00:05:11)
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.