MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Het huidige reglement voor werkingssubsidies cultuur dateert van 19 december 2016. Naar aanleiding van de digitalisering van de subsidieflows, heeft de dienst vrije tijd het initiatief genomen om de reglementen van cultuur – jeugd – sport vormelijk op elkaar af te stemmen. Daarnaast zijn er enkele inhoudelijke updates aangebracht.

Juridische grond

●        Artikel 56 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

●        Gemeenteraadsbeslissing 'reglement werkingssubsidie socio-culturele verenigingen' van 19 december 2016.

Argumentatie

Het goedkeuren van het gewijzigd reglement voor het toekennen van werkingssubsidies cultuur is de bevoegdheid van de gemeenteraad.

Volgende wijzigingen worden voorgesteld ten opzichte van het huidige reglement:

- Vormelijke afstemming met subsidiereglementen jeugd en sport (structuur en formulering)

- Voorstel om medewerking aan BOA toe te voegen als kwaliteitscriterium waarvoor een vereniging punten en dus extra subsidie ontvangt.

Het college van burgemeester en schepenen wordt gevraagd om het goedkeuren van het gewijzigd reglement werkingssubsidies te agenderen op de gemeenteraad.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt onder actie "Werken en vrije tijd" van het meerjarenplan, met actienummer: R/1/3, beleidsitem: Overig kunst- en cultuurbeleid met nummer 739-00 en algemeen rekeningnummer: 64930800 Algemene werkingssubsidies aan verenigingen en heeft geen financiële impact.

BESLUIT

Enig artikel:

Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord om het gewijzigde reglement voor het toekennen van werkingssubsidies cultuur als volgt ter goedkeuring voor te leggen aan de eerstvolgende gemeenteraad:

Reglement voor het toekennen van werkingssubsidie cultuur

1. Doel

Het doel van de subsidie is geregistreerde Hoogstraatse socio-culturele verenigingen te ondersteunen in hun dagelijkse werking.

2. Begripsbepaling

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

- Werkingsjaar: de werkingssubsidies worden verdeeld en toegekend op basis van de reguliere werking van het vorige werkjaar waarbij een werkjaar loopt van 1 september tot 31 augustus.

- Toonmoment: als toonmoment kan een éénmalige opvoering gezien worden maar ook een reeks opvoeringen van dezelfde productie.

- Bewijsstukken: facturen van flyerdistributie, affiches en publicaties in kranten en/of tijdschriften, screenshots van een website, een inschrijvingsbewijs of een aanwezigheidsattest van een vorming,…

3. Basisvoorwaarden

Deze subsidie wordt enkel toegekend aan geregistreerde socio-culturele verenigingen onder de voorwaarden van het Globaal reglement op de ondersteuning van het vrijetijdsleven artikel 1.

In dit reglement wordt er bij de socio-culturele verenigingen een onderscheid gemaakt tussen:

Categorie A: harmonieën, fanfares en brassbands

Categorie B: toneelverenigingen, koren en cultuurhuizen

Categorie C: gilden en vendeliersverenigingen

Categorie D: socio-culturele verenigingen die niet tot categorie A, B of C behoren: verenigingen gericht op vrijetijdsbesteding (hobbyverenigingen), gericht op sociale/culturele vorming, ouderraden, seniorenverenigingen, gezinsbonden, video-en fotoclubs…

Deze subsidie wordt slechts eenmaal per werkingsjaar per aanvrager toegekend.

Het cumuleren van subsidies (van welke aard ook) is niet toegelaten: de aanvrager kan geen subsidies voor hetzelfde doel ontvangen via andere gemeentelijke kanalen, behoudens mogelijke projectsubsidies.

4. Budget

Binnen het meerjarenplan wordt jaarlijks een budget voorzien voor werkingssubsidies cultuur. De subsidie wordt toegekend binnen de perken van dit voorziene budget.

De werkingssubsidie wordt verdeeld onder de vier categorieën zoals beschreven in artikel 4 volgens de volgende verdeelsleutel:

- Categorie A krijgt 55% van het beschikbare budget voor de werkingssubsidie

- Categorie B krijgt 25% van het beschikbare budget voor de werkingssubsidie

- Categorie C krijgt 10% van het beschikbare budget voor de werkingssubsidie

- Categorie D krijgt 10% van het beschikbare budget voor de werkingssubsidie

5. Inhoudelijke criteria

De subsidie wordt berekend op basis van de gegevens over de werking van het volledige werkingsjaar waarvoor de subsidie wordt ingediend.

Het dossier wordt inhoudelijk beoordeeld en de waarde van het subsidiebedrag wordt bepaald op basis van onderstaande criteria:

• Omkadering

• Activiteiten

• Vorming

• Jeugdwerking

5.1 Omkadering

Aantal actieve leden dat de vereniging telde op 30/06 van het jaar waarin de subsidie wordt uitgereikt:

- tot 19 actieve leden krijgt de vereniging 5 punten

- van 20 tot 99 actieve leden krijgt de vereniging 10 punten

- vanaf 100 actieve leden krijgt de vereniging 15 punten

Wanneer de vereniging gedurende het afgelopen werkingsjaar aanwezig was op de algemene vergadering van de cultuurraad krijgt de vereniging 5 punten (één algemene vergadering per werkingsjaar).

Elke deelnemer aan de cultuurraad kan slechts één vereniging vertegenwoordigen tijdens de algemene vergadering.

5.2 Activiteiten

5.2.1 Toonmomenten en activiteiten voor de eigen leden

Komen in aanmerking: alle door de geregistreerde socio-culturele vereniging zelf georganiseerde activiteiten.
> Om erkend te worden als een toonmoment of activiteit voor een ruimer publiek dan de eigen vereniging, dienen de leden van de vereniging individueel geïnformeerd te worden én moet de activiteit bekend gemaakt worden aan de inwoners van Hoogstraten door middel van promotie via minimaal twee kanalen (waarvan de UITkalender een verplicht kanaal is).

> Indien een toonmoment wordt georganiseerd en/of uitgevoerd door twee of meer verenigingen in een samenwerking, kunnen beide verengingen punten krijgen voor het toonmoment.

●        Toonmomenten uitgevoerd door de geregistreerde socio-culturele vereniging zelf

Voor een toonmoment, georganiseerd én uitgevoerd door de leden van de vereniging zelf, worden 25 punten toegekend. Maximaal twee verschillende toonmomenten kunnen mee in rekening genomen worden voor de toekenning van het aantal punten (max. 50 punten/jaar).

●        Toonmomenten georganiseerd door de aanvragende geregistreerde socio-culturele vereniging, maar uitgevoerd door derden.

Voor een toonmoment, georganiseerd door de leden van de vereniging én uitgevoerd door derden, worden 15 punten toegekend. Maximaal één toonmoment kan mee in rekening genomen worden voor de toekenning van het aantal punten (max. 15 punten/jaar).

●        Activiteiten welke uitsluitend voor de leden van de aanvragende geregistreerde socio-culturele vereniging georganiseerd worden.

Indien de geregistreerde socio-culturele vereniging minimaal 10 activiteiten organiseert die gericht zijn op de eigen leden, worden hiervoor 10 punten toegekend voor het puntentotaal van de subsidieaanvraag. Alle activiteiten binnen eenzelfde reeks (bv. Kooklessen, repetities,…) worden aanzien als afzonderlijke activiteiten.

5.3 Vorming

Wanneer minstens één van de bestuursleden van de aanvragende geregistreerde socio-culturele vereniging gedurende het afgelopen werkingsjaar een vorming volgde ter verbetering van de werking van de eigen vereniging, krijgt de vereniging éénmalig 5 punten.

5.4 Jeugdwerking

- Per aangesloten lid, in opleiding en/of als spelend lid, die op 31 december van het jaar waarin de aanvraag gebeurt géén 25 jaar oud is, krijg je 2,5 punten.

- Per aangesloten lid, in opleiding en/of als spelend lid, die op 31 december van het jaar waarin de aanvraag gebeurt géén 25 jaar oud is, en die les volgt aan een erkende muziekacademie ontvangt de vereniging 2,5 punten.

- Voor een opleiding, georganiseerd door de vereniging, zowel in notenleer als voor wat betreft het bespelen van instrumenten, krijg je éénmalig 10 punten.

5.4.1 De socio-culturele vereniging is partner in het BOA project (Buitenschoolse Opvang en Activiteiten)

Wanneer de socio-culturele vereniging het afgelopen werkjaar actief meewerkte aan het BOA project krijgt de vereniging 5 punten.

--

Het totaal aantal punten per vereniging is de som van het aantal punten per criterium op basis van de ingediende aanvraag.

De waarde van één punt wordt vervolgens bepaald door het totale beschikbare bedrag te delen door het totaal aantal punten van alle verenigingen samen. Het subsidiebedrag dat de vereniging ontvangt is het aantal punten van die vereniging vermenigvuldigd met de puntwaarde.

6. Aanvraagprocedure

6.1 Digitale aanvraag

De subsidie kan enkel aangevraagd worden door het daartoe voorziene aanvraagformulier in te vullen en in te dienen. Het aanvraagformulier is online beschikbaar via de website van de stad Hoogstraten.

De volgende bewijsstukken dienen toegevoegd te worden aan het aanvraagdossier:

●        Een ledenlijst van het werkingsjaar met naam en woonplaats van de actieve leden en (indien van toepassing) info over de jeugdleden

●        Alle mogelijke documenten die het effectief plaatsvinden van de vermelde activiteiten staven, zoals: uitnodigingen, affiches, folders, krantenknipsels

●        Een kopie van de tijdens het werkingsjaar, via post of een ander medium, verspreide ledenbladen (met artikels en aankondigingen) of een gelegenheidsuitgave. Hiervoor komen niet in aanmerking de gewone uitnodigingen voor vergaderingen of activiteiten

6.2 Timing en deadlines

De aanvraag moet ten laatste op 30 september om 23:59u ingediend worden.

Indien een aanvraag laattijdig wordt ingediend, wordt de aanvraag geweigerd.

6.3 Ontvankelijkheid

De cultuurdienst gaat de ontvankelijkheid van de ingediende aanvragen na op basis van de voorwaarden bepaald in artikel 3 van dit reglement, onderzoekt de dossiers en kan aanvullende informatie opvragen. Bij een onvolledig dossier wordt de aanvrager eenmalig via e-mail gecontacteerd met de vraag om gegevens aan te vullen.

6.4 Beoordeling

De cultuurdienst beoordeelt de aanvraag op basis van de criteria bepaald in artikel 5 van dit reglement. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning van de subsidies.

Indien er bij de beoordeling twijfel bestaat of de aanvrager in aanmerking komt voor de toekenning van (een gedeelte van) deze subsidie, neemt het college van burgemeester en schepenen daarover de eindbeslissing in de geest van het reglement, eventueel na advies van het sectoraal adviesorgaan.

Een overzicht van de uitbetaalde subsidies wordt ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad en de sectorale adviesraad.

6.5 Bewijslast

Onvolledige of incorrecte bewijsstukken kunnen resulteren in een vermindering van de subsidie.

6.6 Verantwoordelijkheid

De aanvrager van de subsidie is verantwoordelijk voor de ingevulde gegevens op het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier dient ingevuld te worden door de personen die hiervoor gemachtigd zijn binnen de vereniging. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt uitsluitend bij de vereniging zelf.

7. Uitbetaling

Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt de subsidie uitbetaald op het rekeningnummer opgegeven in het verenigingsloket. De aanvrager verbindt zich ertoe elke wijziging van zijn rekeningnummer onmiddellijk aan te passen in het verenigingsloket.

De subsidie wordt in het kalenderjaar uitbetaald waarin de aanvraag wordt ingediend tenzij uitzonderlijk anders afgesproken.

8. Controle

In toepassing van de wet van 14 november 1983, betreffende de toekenning en aanwending van subsidies, is de aanvrager van de subsidie er o.a. toe gehouden:

●        De stad toe te laten, voor zover als nodig, de echtheid van de gegevens van de subsidieaanvraag te controleren en hieromtrent inlichtingen in te winnen;

●        De subsidie uitsluitend aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend;

●        Elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het stadsbestuur toe te staan om eventueel ter plaatse, de aanwending van de toegekende subsidie te controleren.

Bij niet naleving van deze bepalingen, kan het stadsbestuur overgaan tot de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de betrokken subsidie. Ook kan ze de toekenning van nieuwe subsidies opschorten voor het nieuwe kalenderjaar.

9. Betwistingen/beroep

Alle niet in het reglement voorziene gevallen alsmede alle betwistingen omtrent de uitvoering ervan, worden geregeld door het college van burgemeester en schepenen, eventueel na advies van het sectoraal adviesorgaan. Betwistingen moeten, binnen één maand na kennisgeving van de beslissing over de toekenning van de subsidie aan de aanvrager, schriftelijk of per mail gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen.

10. Privacy/GDPR

In het kader van de procedure voor subsidieaanvragen en het toekennen van de subsidie worden door Stad Hoogstraten persoonsgegevens verwerkt. Voor meer informatie betreffende de verwerking van persoonsgegevens wordt verwezen naar het privacybeleid ‘dienstverlening lokaal bestuur’, raadpleegbaar via https://www.hoogstraten.be/privacybeleid

Dit reglement treedt in werking de dag na de bekendmaking op de website van de stad.