MOTIVERING
Voorgeschiedenis en aanleiding
Het huidige reglement voor werkingssubsidies sport dateert van 27 november 2023. Naar aanleiding van de digitalisering van de subsidieflows, heeft de dienst vrije tijd het initiatief genomen om de reglementen van cultuur – jeugd – sport vormelijk op elkaar af te stemmen. Daarnaast zijn er enkele inhoudelijke updates aangebracht.
Juridische grond
● Artikel 56 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Subsidiereglement "Het ondersteunen van de kwalitatieve uitbouw van de sportvereniging" goedgekeurd door de gemeenteraad van 27 november 2023.
Argumentatie
Het goedkeuren van het gewijzigd reglement voor het toekennen van werkingssubsidies sport is de bevoegdheid van de gemeenteraad.
Volgende wijzigingen worden voorgesteld ten opzichte van het huidige reglement:
- Vormelijke afstemming met subsidiereglementen jeugd en cultuur (structuur en formulering)
- Voorstel om medewerking aan BOA toe te voegen als kwaliteitscriterium waarvoor een vereniging punten en dus extra subsidie ontvangt.
- Voorstel om samenwerking omtrent UiTpas te verwijderen.
Het college van burgemeester en schepenen wordt gevraagd om het goedkeuren van het gewijzigd reglement werkingssubsidies sport te agenderen op de eerstvolgende gemeenteraad.
BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE
Valt onder actie "Werken en vrije tijd" van het meerjarenplan, met actienummer: R/1/3, beleidsitem: sportsector- en verenigingsondersteuning met nummer 740-00 en algemeen rekeningnummer: 64930800 Alg werkingssubsidies aan verenigingen en heeft geen financiële impact.
BESLUIT
Enig artikel:
Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord om het gewijzigde reglement voor het toekennen van werkingssubsidies sport als volgt ter goedkeuring voor te leggen aan de eerstvolgende gemeenteraad:
Reglement voor het toekennen van werkingssubsidies sport
Het doel van de subsidie is geregistreerde Hoogstraatse sportverenigingen te ondersteunen in hun dagelijkse werking.
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
- Werkingsjaar: de werkingssubsidies worden verdeeld en toegekend op basis van de reguliere werking van het vorige werkjaar waarbij een werkjaar loopt van 1 september tot 31 augustus.
- Erkende Vlaamse sportfederatie: sportfederatie die beantwoordt aan de bepalingen van het decreet van 10 juni 2016 houdende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector.
- Vorming: een kadervormingscursus / bijscholingscursus georganiseerd door Vlaamse Trainersschool, erkende Vlaamse sportfederatie, Netwerk Lokaal Sportbeleid, Sportregio Noorderkempen, federale of Vlaamse overheid of lokaal bestuur.
- Tornooi: sportactiviteit georganiseerd door de sportvereniging/georganiseerd door een externe organisatie waarop verenigingen zich kunnen inschrijven en deelnemen. Dit kan een ééndaagse of meerdaagse activiteit zijn.
- Sportkaderopleiding: een opleiding van de Vlaamse Trainersschool op het opleidingsniveau Start2Coach, Initiator/Trainer C, Instructeur B/Trainer B of Trainer A, Toptrainer die leidt tot een diploma in een bepaalde sporttak.
- Competitie: de wedstrijden die de sportvereniging jaarlijks organiseert of waaraan de sportvereniging deelneemt en die vastliggen in een wedstrijdkalender/schema.
- Activiteiten/wedstrijden buiten competitie: paastornooi, atletiekmeeting, sportieve ontmoetingsdag, turnwedstrijd, ruitertornooi…
- Jeugdlid: een jeugdlid is jonger dan 18 jaar, en dit op basis van de officiële ledenlijst d.d. 31 december van het desbetreffend sportseizoen, van de sportvereniging of van de sportfederatie of koepelorganisatie.
Deze subsidie wordt enkel toegekend aan geregistreerde sportverenigingen onder de voorwaarden van het Globaal reglement op de ondersteuning van het vrijetijdsleven artikel 1.
Deze subsidie wordt slechts eenmaal per werkingsjaar per aanvrager toegekend.
Het cumuleren van subsidies (van welke aard ook) is niet toegelaten: de aanvrager kan geen subsidies voor hetzelfde doel ontvangen via andere gemeentelijke kanalen, behoudens mogelijke projectsubsidies.
Binnen het meerjarenplan wordt jaarlijks een budget voorzien voor werkingssubsidies sport. De subsidie wordt toegekend binnen de perken van dit voorziene budget.
De totale subsidie wordt verdeeld op basis van kwantitatieve en kwalitatieve criteria:
- 25% van de totale subsidie wordt verdeeld op basis van kwantitatieve criteria.
- 75% van de totale subsidie wordt verdeeld op basis van kwalitatieve criteria.
De subsidie wordt berekend op basis van de gegevens over de werking van het volledige werkingsjaar waarvoor de subsidie wordt ingediend. Het dossier wordt inhoudelijk beoordeeld en de waarde van het subsidiebedrag wordt bepaald op basis van onderstaande criteria:
● Kwantitatieve criteria
● Kwalitatieve criteria
5.1 Kwantitatieve criteria volgens volgende verdeelsleutel:
- 35%: naar het aantal actieve leden vanaf 18 jaar verzekerd door de sportvereniging:
- 2 punten per lid wonend in Hoogstraten
- 1 punt per lid niet wonend in Hoogstraten
- 65%: naar het aantal actieve jeugdleden (-18 jaar) verzekerd door de sportvereniging:
- 2 punten per jeugdlid wonend in Hoogstraten
- 1 punt per jeugdlid niet wonend in Hoogstraten
5.2 Kwalitatieve criteria
5.2.1 Voorafname vorming
De vereniging ontvangt een tussenkomst van 75% van het werkelijk betaalde inschrijfgeld voor het volgen van vorming met een maximum van 250 euro per vorming. Hiervoor wordt 20.500 euro voorzien. Na berekening van de tussenkomst voor vorming wordt het eventueel resterende bedrag toegevoegd aan het subsidiebedrag voor kwalitatieve criteria.
5.2.2 Kwalitatieve criteria volgens volgende verdeelsleutel:
- 60%: een kwaliteitsvol sporttechnisch kader.
- 15%: een regelmatige werking.
- 10%: verlenen van medewerking aan organisaties van derden en aan de organisatie van niet-sportieve nevenactiviteiten.
- 15%: de structuur van de sportvereniging.
5.2.2.1 Beschikken over een kwaliteitsvol sporttechnisch kader
a) Werken met gediplomeerde trainers
De gediplomeerde trainers werken op regelmatige basis voor de sportverenigingen. Dit wil zeggen minimum 20 uren per werkingsjaar. Het diploma heeft betrekking op de sporttak waarin men lesgeeft. Elke trainer kan maar in één van onderstaande categorieën geteld worden:
1 punt per trainer Trainer die gedurende het huidig werkingsjaar het VTS-attest van de basismodule (Start 2 Coach of Algemeen Gedeelte Initiator) behaalde of een trainer in het bezit van de VTS-kwalificatie ‘Aspirant-Initiator’ of Multimove;
2 punten per trainer VTS – Initiator / Trainer C in de betrokken sporttak (of geassimileerd)
3 punten per trainer VTS - Instructeur B of Trainer B in de betrokken sporttak (of geassimileerd)
4 punten per trainer Licentiaat/Master of Regent/Bachelor L.O.;
5 punten per trainer VTS-Trainer A of Toptrainer in de betrokken sporttak (of geassimileerd).
b) Werken met kwaliteitsvolle scheidsrechters/juryleden
Het aantal actieve gediplomeerde scheidsrechters en of juryleden.
1 punt per scheidsrechter, per jurylid.
c) Organiseren van opleiding en bijscholing
Het organiseren van een vorming of bijscholing door of voor trainers, begeleiders, bestuursleden, scheidsrechter of jurylid van een sportvereniging op sporttechnisch, sportmedisch en/of sportbestuurlijk vlak.
3 punten per organisatie van een vorming met een maximum van 9 punten.
5.2.2.2 De sportvereniging heeft een regelmatige werking.
De sportvereniging organiseert regelmatig sporttrainingen per jaar verspreid over minimum 30 weken. Het betreft hier het aantal georganiseerde sporttrainingen van een uur tussen 1 september en 31 augustus.
1 punt per 30 uren training onder leiding van een gediplomeerde trainer. De behaalde punten worden vermenigvuldigd met de punten overeenkomstig het opleidingsniveau van de trainer zoals opgenomen in punt 5.2.2.1 a.
5.2.2.3 De sportvereniging biedt een divers activiteitenaanbod aan.
a) De sportvereniging verleent haar medewerking aan een organisatie van de stad, sportraad, Sport Vlaanderen, Moev, sportfederatie,…
De sportvereniging is actieve medewerker of organisator in clubverband van activiteiten/wedstrijden (buiten de reguliere competitie) van externe organisatoren zoals de sportraad, de stad, Sport Vlaanderen, Moev, sportfederatie, …
1 punt per medewerking/organisatie met een maximum van 3 punten.
b) De sportvereniging organiseert nevenactiviteiten.
De sportvereniging heeft naast de reguliere werking een aanbod van activiteiten, dit mede om de aantrekkelijkheid van de clubwerking te verhogen.
1 punt per nevenactiviteit met een maximum van 3 punten.
5.2.2.4 De sportvereniging is goed gestructureerd en scoort op een aantal extra criteria:
a) De sportvereniging is georganiseerd in een vzw-structuur.
3 punten indien de sportvereniging aantoont dmv het ondernemingsnummer of kopie uit het Belgisch Staatsblad dat ze een vzw-structuur hebben.
b) De sportvereniging is lid van een erkende Vlaamse Sportfederatie of van de sportraad.
Lidmaatschap erkende Vlaamse Sportfederatie of gemeentelijke sportraad en aanwezigheid op de algemene vergadering van de sportraad:
2 punten indien lid van de gemeentelijke sportraad;
1 punt per bijgewoonde algemene vergadering van de sportraad, en niet door volmacht;
1 punt indien lidmaatschap bij een erkende Vlaamse Sportfederatie kan aangetoond worden.
c) De sportvereniging heeft een specifieke werking voor doelgroepen (kleuter, jeugd -18 jaar, senioren +65 jaar, G-sport).
1 punt per doelgroep waarvoor de vereniging een specifiek aanbod heeft.
d) De sportvereniging heeft een API (aanspreekpunt integriteit).
3 punten indien de sportvereniging het aanspreekpunt integriteit kenbaar maakt in de vereniging.
e) De sportvereniging heeft aandacht voor duurzaamheid in de vereniging.
1 punt per duurzaam initiatief dat de vereniging neemt met een maximum van 5 punten.
f) De sportvereniging is partner in het BOA project (Buitenschoolse opvang en activiteiten).
3 punten indien de sportvereniging actief meewerkt aan het BOA project.
Voor elk criterium worden punten toegekend. Per onderdeel worden de behaalde punten opgeteld. De waarde van één punt wordt vervolgens bepaald door het totale beschikbare bedrag per onderdeel te delen door het totaal aantal punten van alle verenigingen samen voor dat onderdeel (volgens hierboven beschreven verdeelsleutel).
Het subsidiebedrag dat de vereniging ontvangt is de som van het aantal punten van die vereniging per onderdeel vermenigvuldigd met de puntwaarde per onderdeel.
6.1 Digitale aanvraag
De subsidie kan enkel aangevraagd worden door het daartoe voorziene aanvraagformulier in te vullen en in te dienen. Het aanvraagformulier en eventuele sjablonen om bepaalde onderdelen in te vullen zijn online beschikbaar via de website van de stad Hoogstraten.
De volgende bewijsstukken dienen toegevoegd te worden aan het aanvraagdossier:
● Ledenlijst in excel met minimaal geboortedatum en woonplaats in een aparte kolom
● Ingevuld sjabloon vorming en betalingsbewijzen hiervan
● Ingevuld sjabloon diploma’s trainers en regelmatige werking
● Diploma’s van trainers
● Attesten van actieve scheidsrechters
6.2 Timing en deadlines
De aanvraag moet ten laatste op 30 september om 23:59u ingediend worden.
Indien een aanvraag laattijdig wordt ingediend, wordt de aanvraag geweigerd.
6.3 Ontvankelijkheid
De sportdienst gaat de ontvankelijkheid van de ingediende aanvragen na op basis van de voorwaarden bepaald in artikel 3 van dit reglement, onderzoekt de dossiers en kan aanvullende informatie opvragen.
Bij een onvolledig dossier wordt de aanvrager eenmalig via e-mail gecontacteerd met de vraag om gegevens aan te vullen.
6.4 Beoordeling
De sportdienst beoordeelt de aanvraag op basis van de criteria bepaald in artikel 5 van dit reglement. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning van de subsidies.
Indien er bij de beoordeling twijfel bestaat of de aanvrager in aanmerking komt voor de toekenning van (een gedeelte van) deze subsidie, neemt het college van burgemeester en schepenen daarover de eindbeslissing in de geest van het reglement, eventueel na advies van het sectoraal adviesorgaan.
Een overzicht van de uitbetaalde subsidies wordt ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad en de sectorale adviesraad.
6.5 Bewijslast
Onvolledige of incorrecte bewijsstukken kunnen resulteren in een vermindering van de subsidie.
6.6 Verantwoordelijkheid
De aanvrager van de subsidie is verantwoordelijk voor de ingevulde gegevens op het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier dient ingevuld te worden door de personen die hiervoor gemachtigd zijn binnen de vereniging. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt uitsluitend bij de vereniging zelf.
Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt de subsidie uitbetaald op het rekeningnummer opgegeven in het verenigingsloket. De aanvrager verbindt zich ertoe elke wijziging van zijn rekeningnummer onmiddellijk aan te passen in het verenigingsloket.
De subsidie wordt in het kalenderjaar uitbetaald waarin de aanvraag wordt ingediend tenzij uitzonderlijk anders afgesproken.
In toepassing van de wet van 14 november 1983, betreffende de toekenning en aanwending van subsidies, is de aanvrager van de subsidie er o.a. toe gehouden:
● de stad toe te laten, voor zover als nodig, de echtheid van de gegevens van de subsidieaanvraag te controleren en hieromtrent inlichtingen in te winnen;
● de subsidie uitsluitend aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend;
● elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het stadsbestuur toe te staan om eventueel ter plaatse, de aanwending van de toegekende subsidie te controleren.
Bij niet naleving van deze bepalingen, kan het stadsbestuur overgaan tot de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de betrokken subsidie. Ook kan ze de toekenning van nieuwe subsidies opschorten voor het nieuwe kalenderjaar.
Alle niet in het reglement voorziene gevallen alsmede alle betwistingen omtrent de uitvoering ervan, worden geregeld door het college van burgemeester en schepenen, eventueel na advies van het sectoraal adviesorgaan.
Betwistingen moeten, binnen één maand na kennisgeving van de beslissing over de toekenning van de subsidie aan de aanvrager, schriftelijk of per mail gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen.
In het kader van de procedure voor subsidieaanvragen en het toekennen van de subsidie worden door Stad Hoogstraten persoonsgegevens verwerkt. Voor meer informatie betreffende de verwerking van persoonsgegevens wordt verwezen naar het privacybeleid ‘dienstverlening lokaal bestuur’, raadpleegbaar via https://www.hoogstraten.be/privacybeleid
Dit reglement treedt in werking de dag na de bekendmaking op de website van de stad.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.