MOTIVERING
Voorgeschiedenis en aanleiding
Het huidige reglement voor werkingssubsidies jeugd dateert van 30/06/2008. Naar aanleiding van de digitalisering van de subsidieflows, heeft de dienst vrije tijd het initiatief genomen om de reglementen van cultuur – jeugd – sport vormelijk op elkaar af te stemmen. Daarnaast zijn er enkele inhoudelijke updates aangebracht.
Juridische grond
● Artikel 56 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.
● Goedkeuren van het aangepast subsidiereglement voor het jeugdwerk van 30/06/2008.
Argumentatie
Het goedkeuren van het gewijzigd reglement voor het toekennen van werkingssubsidies jeugd is de bevoegdheid van de gemeenteraad.
Volgende wijzigingen worden voorgesteld ten opzichte van het huidige reglement:
● Vzw’s of verenigingen die opgericht zijn voor het onderhoud of de bouw van een jeugdlokaal worden uitgesloten van aanspraak op deze basis- en werkingssubsidie.
● Toevoegen van punten ter waardering van expertise in begeleiding als hoofdanimator.
● Actief betrekken van specifieke doelgroepen.
● Voorstel om medewerking aan BOA toe te voegen als kwaliteitscriterium waarvoor een vereniging punten en dus extra subsidie ontvangt.
Het college van burgemeester en schepenen wordt gevraagd om het goedkeuren van het gewijzigd reglement werkingssubsidies te agenderen op de gemeenteraad.
BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE
Valt onder actie "Werken en vrije tijd" van het meerjarenplan, met actienummer: R/1/3, beleidsitem: jeugdsector- en verenigingsondersteuning met nummer 750-00 en algemeen rekeningnummer: 64930800 Alg werkingssubsidies aan verenigingen en heeft geen financiële impact.
BESLUIT
Enig artikel:
Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord om het gewijzigde reglement voor het toekennen van werkingssubsidies jeugd als volgt ter goedkeuring voor te leggen aan de eerstvolgende gemeenteraad:
Reglement voor het toekennen van basis- en werkingssubsidies voor jeugdverenigingen.
Het doel van de subsidie is geregistreerde Hoogstraatse jeugdverenigingen te ondersteunen in hun dagelijkse werking.
Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
- Werkingsjaar: de werkingssubsidies worden verdeeld en toegekend op basis van de reguliere werking van het vorige werkjaar waarbij een werkjaar loopt van 1 september tot 31 augustus.
- Basissubsidie: de basissubsidie wordt onder alle erkende jeugdverenigingen op gelijke wijze verdeeld door het bedrag van de basissubsidie te delen door het aantal aanvragende jeugdverenigingen van de basissubsidie.
- Werkingssubsidie: subsidie die toegekend wordt op basis van de geleverde werking
- Begeleider: persoon die activiteiten in het jeugdwerk ondersteunt en begeleidt, zoals animatoren of groepsleiding
- Attest animator: officieel bewijs dat iemand een erkende animatorcursus succesvol heeft gevolgd
- Erkende organisatie: jeugdwerkorganisatie die door de overheid of gemeente officieel erkend is.
- Leden: kinderen en jongeren die aangesloten zijn bij een jeugdwerkorganisatie en deelnemen aan de werking.
- Ledenbijeenkomsten: activiteiten waar leden samenkomen binnen de jeugdwerking
- Sociale activiteiten: activiteiten met een maatschappelijk of sociaal karakter waarbij de jeugdvereniging actief participeert, hetzij door deelname, hetzij door begeleiding.
- Specifieke doelgroepen: kinderen en jongeren die drempels ervaren tot deelname aan het jeugdwerk omwille van sociale, economische, culturele en/of fysieke factoren. (bv: kinderen/jongeren met een beperking, nieuwkomers,…)
Deze subsidie wordt enkel toegekend aan geregistreerde jeugdverenigingen onder de voorwaarden van het Globaal reglement op de ondersteuning van het vrijetijdsleven artikel 1.
Vzw’s of verenigingen die opgericht zijn voor het onderhoud of de bouw van een jeugdlokaal zijn uitgesloten van aanspraak op deze basis- en werkingssubsidie.
Deze subsidie wordt slechts eenmaal per werkingsjaar per aanvrager toegekend.
Het cumuleren van subsidies (van welke aard ook) is niet toegelaten: de aanvrager kan geen subsidies voor hetzelfde doel ontvangen via andere gemeentelijke kanalen, behoudens mogelijke projectsubsidies.
Binnen het meerjarenplan wordt jaarlijks een budget voorzien voor basis- en werkingssubsidies voor jeugdverenigingen. De subsidie wordt toegekend binnen de perken van dit voorziene budget.
De totale subsidie wordt verdeeld op basis van kwantitatieve en kwalitatieve criteria.
Het budget voor de basis- en werkingssubsidies bedraagt 17,2% van de totale subsidies voor het jeugdwerk, eventueel vermeerderd met de resterende kredieten van de vormingssubsidies, kampsubsidies, kampvervoersubsidies, jeugdinfrastructuursubsidie ‘kleine investeringen’, en fuifbussubsidies.
Dit bedrag wordt onderverdeeld in:
- de basissubsidie (30% van de totale basis- en werkingssubsidies)
- de werkingssubsidie (70% van de totale basis- en werkingssubsidies).
Jeugdverenigingen die vaste inkomsten genieten uit de permanente exploitatie van een drankgelegenheid, komen voor de basis- en werkingssubsidies in aanmerking voor 50% van het bedrag dat aan de overige verenigingen wordt toegekend. Na de berekening van de basis- en werkingssubsidies wordt het bedrag voor deze jeugdverenigingen aldus gehalveerd. De ene helft wordt uitgekeerd als subsidie; de andere helft wordt evenredig verdeeld over de verenigingen die geen vaste inkomsten hebben uit de permanente exploitatie van een drankgelegenheid.
De basissubsidie wordt toegekend door het beschikbare budget gelijk te verdelen over het aantal ontvankelijke aanvragers.
De werkingssubsidie wordt berekend op basis van de gegevens over de werking van het volledige werkingsjaar waarvoor de subsidie wordt ingediend. Het dossier wordt inhoudelijk beoordeeld en de waarde van het subsidiebedrag wordt bepaald op basis van onderstaande criteria:
● Deskundige begeleiding
● Aantal leden
● Aantal ledenbijeenkomsten
● Sociale activiteiten
● Actief betrekken van specifieke doelgroepen
● Buitenschoolse opvang en activiteiten
● Communicatie naar leden en ouders
5.1 Deskundige begeleiding
Voor deskundige begeleiding: per begeleider met een attest (hoofd)animator in het jeugdwerk of een attest afgeleverd door een erkende organisatie, specifiek voor de doelgroep van de jeugdvereniging:
● Attest animator of gelijkgesteld:10 punten
● Attest hoofdanimator of gelijkgesteld:15 punten
Per schijf van 8 deelnemers kan maximaal één attest worden toegekend. Deze attesten worden bewezen door het bezorgen van ofwel het attestnummer, ofwel een kopie van het attest.
5.2 Aantal leden
Voor het aantal leden: per lid wordt 1 punt toegekend.
5.3 Aantal ledenbijeenkomsten
Voor het gemiddeld aantal ledenbijeenkomsten per werkingsjaar:
● Wekelijks: 50 punten
● Tweewekelijks: 25 punten
● Maandelijks: 12 punten
5.4 Sociale activiteiten
Voor deelname aan sociale activiteiten: per deelname aan een sociale activiteit worden 5 punten toegekend, met een maximum van 50 punten per werkjaar.
Voor begeleiding van of hulp bij sociale of gemeentelijke activiteiten: per activiteit worden 15 punten toegekend, met een maximum van 150 punten.
Voorbeelden van sociale activiteiten zijn: activiteiten rond ontwikkelingshulp, migranten, milieu, ouderen en personen met een beperking.
5.5 Actief betrekken van specifieke doelgroepen
20 punten worden toegekend indien de jeugdvereniging aantoonbare acties onderneemt om specifieke doelgroepen te bereiken en te betrekken binnen de werking. (bv: kinderen/jongeren met een beperking, nieuwkomers,…)
5.6 Partner in het BOA project.
20 punten indien de jeugdvereniging actief meewerkt aan het BOA project.
5.7 Communicatie naar leden en ouders
Voor de uitgave van een nieuwsbrief, boekje of gelijkaardige publicatie, gericht aan leden of ouders van leden, die minstens vier keer per jaar verschijnt: 40 punten. Bij de aanvraag dient een bewijs van publicatie te worden toegevoegd.
--
Het totaal aantal punten per vereniging is de som van het aantal punten per criterium op basis van de ingediende aanvraag.
De waarde van één punt wordt bepaald door het totale beschikbare bedrag te delen door het totaal aantal punten van alle verenigingen samen. Het subsidiebedrag dat de vereniging ontvangt, is gelijk aan het aantal punten van die vereniging vermenigvuldigd met de puntwaarde.
6.1 Digitale aanvraag
De subsidie kan enkel aangevraagd worden door het daartoe voorziene aanvraagformulier in te vullen en in te dienen. Het aanvraagformulier is online beschikbaar via de website van de stad Hoogstraten.
De volgende bewijsstukken dienen toegevoegd te worden aan het aanvraagdossier:
● Attestnummers, ofwel een kopie van de attesten (hoofd)animator
● Bewijs van publicatie: communicatie naar leden
6.2 Timing en deadlines
De aanvraag moet ten laatste op 30 september om 23:59u ingediend worden.
Indien een aanvraag laattijdig wordt ingediend, wordt de aanvraag geweigerd.
6.3 Ontvankelijkheid
De jeugddienst gaat de ontvankelijkheid van de ingediende aanvragen na op basis van de voorwaarden bepaald in artikel 3 van dit reglement, onderzoekt de dossiers en kan aanvullende informatie opvragen.
Bij een onvolledig dossier wordt de aanvrager eenmalig via e-mail gecontacteerd met de vraag om gegevens aan te vullen.
6.4 Beoordeling
De jeugddienst beoordeelt de aanvraag op basis van de criteria bepaald in artikel 5 van dit reglement. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de toekenning van de subsidies.
Indien er bij de beoordeling twijfel bestaat of de aanvrager in aanmerking komt voor de toekenning van (een gedeelte van) deze subsidie, neemt het college van burgemeester en schepenen daarover de eindbeslissing in de geest van het reglement, eventueel na advies van het sectoraal adviesorgaan.
Een overzicht van de uitbetaalde subsidies wordt ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad en de sectorale adviesraad.
6.5 Bewijslast
Onvolledige of incorrecte bewijsstukken kunnen resulteren in een vermindering van de subsidie.
6.6 Verantwoordelijkheid
De aanvrager van de subsidie is verantwoordelijk voor de ingevulde gegevens op het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier dient ingevuld te worden door de personen die hiervoor gemachtigd zijn binnen de vereniging. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt uitsluitend bij de vereniging zelf.
Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt de subsidie uitbetaald op het rekeningnummer opgegeven in het verenigingsloket. De aanvrager verbindt zich ertoe elke wijziging van zijn rekeningnummer onmiddellijk aan te passen in het verenigingsloket.
De subsidie wordt in het kalenderjaar uitbetaald waarin de aanvraag wordt ingediend tenzij uitzonderlijk anders afgesproken.
In toepassing van de wet van 14 november 1983, betreffende de toekenning en aanwending van subsidies, is de aanvrager van de subsidie er o.a ertoe gehouden:
● de stad toe te laten, voor zover als nodig, de echtheid van de gegevens van de subsidieaanvraag te controleren en hieromtrent inlichtingen in te winnen;
● de subsidie uitsluitend aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend;
● elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het stadsbestuur toe te staan om eventueel ter plaatse, de aanwending van de toegekende subsidie te controleren.
Bij niet naleving van deze bepalingen, kan het stadsbestuur overgaan tot de gehele of gedeeltelijke terugvordering van de betrokken subsidie. Ook kan ze de toekenning van nieuwe subsidies opschorten voor het nieuwe kalenderjaar.
Alle niet in het reglement voorziene gevallen alsmede alle betwistingen omtrent de uitvoering ervan, worden geregeld door het college van burgemeester en schepenen, eventueel na advies van het sectoraal adviesorgaan.
Betwistingen moeten, binnen één maand na kennisgeving van de beslissing over de toekenning van de subsidie aan de aanvrager, schriftelijk of per mail gericht worden aan het college van burgemeester en schepenen.
In het kader van de procedure voor subsidieaanvragen en het toekennen van de subsidie worden door Stad Hoogstraten persoonsgegevens verwerkt. Voor meer informatie betreffende de verwerking van persoonsgegevens wordt verwezen naar het privacybeleid ‘dienstverlening lokaal bestuur’, raadpleegbaar via https://www.hoogstraten.be/privacybeleid
Dit reglement treedt in werking de dag na de bekendmaking op de website van de stad.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.