Meeting.burger Hoogstraten

MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Momenteel zijn er binnen de dienst vrije tijd verschillende reglementen voor het ondersteunen van projecten en uitzonderlijke activiteiten:

• het reglement projectsubsidies jeugd van 28 maart 2011

• het reglement uitzonderlijke sportevenementen van 25 augustus 2014

• het reglement projectsubsidies voor culturele projecten van 26 juni 2015

Het reglement voor projectsubsidies cultuur was aan vernieuwing toe. Een uitstekende kans dus om de verschillende reglementen voor projectsubsidie te herbekijken en samen te voegen met als doel:

• één en dezelfde ondersteuning voor alle verenigingen en projecten in Hoogstraten

• een vereenvoudigde procedure

Juridische grond

• Artikel 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

• Het reglement projectsubsidies jeugd van 28 maart 2011

• Het reglement uitzonderlijke sportevenementen van 25 augustus 2014

• Het reglement projectsubsidies voor culturele projecten van 26 juni 2015

Argumentatie

Met dit nieuwe reglement komt er een sectoroverschrijdende projectsubsidie en projectondersteuning. Dat wil zeggen dat de ondersteuning die verenigingen kunnen krijgen bij buitengewone projecten niet langer afhankelijk is van de sector waarin de vereniging opereert. Niet alleen waarborgen we zo een gelijke behandeling, we zorgen ook voor éénduidigheid.

Bovendien hebben we de aanvraagprocedure en verantwoording sterk administratief vereenvoudigd.

Door tot slot te kiezen voor forfaitaire bedragen weten verenigingen steeds op hoeveel ondersteuning ze kunnen rekenen en kunnen ze die ondersteuning ook mee opnemen in hun financieel plan.

De belangrijkste elementen kort samengevat:

Uitgangspunten van het reglement:

Met de projectsubsidie geeft stadsbestuur Hoogstraten een impuls aan projecten en evenementen binnen de sector vrijetijd (jeugd, cultuur, sport en mondiale samenwerking) met bijzondere aandacht voor:

• nieuwe, experimentele en innovatieve initiatieven

• samenwerking tussen verenigingen en personen

• sector-overschrijdende waarden zoals doelgroepenbeleid en duurzaamheid

Forfaitaire subsidiebedragen maken niet alleen de aanvraagprocedure eenvoudiger, ze creëren bovendien ook meer zekerheid voor de organisatoren.

Subsidiebedrag

Het subsidiebedrag wordt bepaald op basis van de beoordeling volgens de inhoudelijke criteria (zoals bepaald in het reglement). De subsidiebedragen worden als volgt vastgesteld:

Subsidiebedrag Beoordelingsscore inhoudelijke criteria

150,00 EUR 10 tot 15 punten

500,00 EUR 16 tot 20 punten

1.000,00 EUR 21 tot 25 punten

1.500,00 EUR 26 tot 30 punten

2.500,00 EUR 31 tot 42 punten

De beoordelingscriteria en bewijslast

De beoordelingscriteria zijn zo opgevat dat verenigingen zelf aantonen hoe ze aan de criteria zullen voldoen. De punten worden toegekend in verhouding tot de inspanning die het behalen van een criterium vraagt.

Adviezen

Dit reglement werd voor advies voorgelegd aan de sportraad, jeugdraad, cultuurraad en mondiale raad.

Alle adviesraden gaven een positief advies mits enkele verduidelijkingen en één aanvulling in de beoordelingscriteria.

In bijlage een overzicht van de adviezen.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt onder actie "We zetten in op brede ondersteuning van verenigingen en organisaties." van het meerjarenplan, met actienummer: 2/5/1/1, beleidsitem: Overig kunst- en cultuurbeleid met nummer739-00 en algemeen rekeningnummer: 64930000 - Algemene werkingssubsidies aan verenigingen.

Voorziene budget in het meerjarenplan: 20.000,00 EUR.

BESPREKING

Gemeenteraadslid Hilde Vermeiren stelt vast dat het projectreglement dat hier voorligt een samenvoeging is van de bestaande projectreglementen. De subsidie wordt vastgelegd op een forfaitair bedrag dat bepaald wordt aan de hand van het verzameld aantal punten. Het maximum bedrag bedraagt 2.500 EUR. Het raadslid heeft daarbij drie vragen. Er werden in het verleden soms hogere bedragen toegekend voor de organisatie van uitzonderlijke evenementen of voor projecten die kaderen in een themajaar. Zulke unieke projecten, zoals bijvoorbeeld een groot kampioenschap zijn soms uitzonderlijk waardoor hogere bedragen ter ondersteuning zinvol kunnen zijn. In het reglement leest raadslid Hilde Vermeiren ook dat éénzelfde project slechts 3 opeenvolgende jaren kan worden ingediend voor subsidiëring. Wat dan met kleinere projecten zoals een sinterklaasfeest of kermisinitiatieven? Kan er na 1 jaar wachttijd voor hetzelfde project dan opnieuw beroep gedaan worden op het reglement? Voor het bereiken van een specifieke doelgroep worden extra punten toegekend in dit reglement. Raadslid Hilde Vermeiren meent dat de doelgroep kinderen en jongeren een doelgroep is met minder mogelijkheden tot participatie. Betekent dit dat initiatieven die met kinderen en jongeren worden opgebouwd altijd de punten voor het aspect doelgroep gaan toegekend krijgen?

Schepen Arnold Wittenberg maakt duidelijk dat dit reglement een algemeen kader schetst voor projectondersteuning. Van zodra er specifieke vragen zijn over projecten waarbij de stad aanzien wordt als een partner dan zullen deze vragen apart naar het college komen om daar in overleg een ondersteuning op maat aan te bieden. Hier is inderdaad geen apart kader voor, dergelijke vragen zullen telkens apart, op maat bekeken worden. De schepen beklemtoont dat niet elk groot project dezelfde ondersteuningsvraag heeft, zo kan bijvoorbeeld een groot kampioenschap meer gebaat zijn bij logistieke ondersteuning terwijl er voor de organisatie van een grote musical meer financiële ondersteuning aan de orde is. Schepen Arnold Wittenberg geeft aan dat het doel van dit projectreglement vooral is om zo veel mogelijk innovatie te stimuleren, dus wanneer er 3 jaar op rij éénzelfde sinterklaasfeest wordt georganiseerd dan zal er daarna een andere insteek moeten gebeuren. Daarbij kan er vanuit de stedelijke diensten mee nagedacht worden hoe dit kan worden aangepakt. Wanneer er in een project extra of specifieke aandacht is voor de doelgroep kinderen en jongeren dan zal dit allicht in aanmerking komen voor de punten voor het aspect doelgroep.

Voor raadslid Hilde Vermeiren blijft er sprake van willekeur voor de ondersteuning van grotere of unieke projecten als hiervoor geen kader is. Daarom zal de fractie CD&V zich onthouden.

Schepen Arnold Wittenberg besluit dat hij het een belangrijke stap vindt dat er er nu een kader is geschetst voor projectsubsidies waarbij extra wordt ingezet op duurzaamheid en specifieke doelgroepen.

BESLUIT

Bij 19 ja stemmen (Marc Van Aperen, Michel Jansen, Arnold Wittenberg, Roger Van Aperen, Katrien Brosens, Faye Van Impe, Piet Van Bavel, Jos Martens, Herman Snoeys, Fons Jacobs, Ann Fockaert, Marcel Verschueren, Dimitri Van Pelt, Jef Vissers, Maarten Leemans, Ann Tilburgs, Gert Van den Bogaert, Ans Lochten en Koen Van Leuven) en 8 onthoudingen (Mai Sterkens, Marc Haseldonckx, Ward Baets, Tinne Rombouts, Jos Matthé, Hilde Vermeiren, Joël Adams en Ilse Verachtert)

Artikel 1:

De gemeenteraad keurt het projectsubsidiereglement vrijetijd goed als volgt:

Artikel 1: Doel

Met de projectsubsidie geeft stadsbestuur Hoogstraten een impuls aan projecten en evenementen binnen de sector vrijetijd (jeugd, cultuur, sport en mondiale samenwerking) met bijzondere aandacht voor:

• nieuwe, experimentele en innovatieve initiatieven

• samenwerking tussen verenigingen en personen

• sector-overschrijdende waarden zoals doelgroepenbeleid en duurzaamheid

Artikel 2: Voorwaarden

Om in aanmerking te komen voor een projectsubsidie moet een project, evenement, initiatief of activiteit tegelijk voldoen aan volgende voorwaarden:

§1 Voorwaarden betreffende de organisatoren

• Het project wordt georganiseerd door

(1) een Hoogstraatse vereniging;

(2) een samenwerkingsverband van Hoogstraatse verenigingen;

(3) een gemeentelijke adviesraad;

(4) een groep initiatiefnemers in occasioneel verband (waarvan 2/3de van de initiatiefnemers woonachtig te Hoogstraten is)

(5) Een individueel kunstenaar of collectief dat een project in Hoogstraten wil uitvoeren en daarvoor met minstens één Hoogstraatse (niet-commerciële) partner samenwerkt.

§2 Voorwaarden betreffende het project

• Het betreft een nieuw, uitzonderlijk of buitengewoon project of het overstijgt de gewone werking van de aanvrager.

• Het project vindt plaats op het grondgebied van Hoogstraten.

• Het project is breed toegankelijk en wordt ruim bekend gemaakt.

• Het project mag geen commerciële doelen nastreven.

• Het project mag niet worden gesubsidieerd door andere gemeentelijke subsidies van Hoogstraten, met uitzondering van de reguliere werkingssubsidies.

Eenzelfde project kan slechts voor drie opeenvolgende jaren ingediend worden. Met eenzelfde project wordt bedoeld: eenzelfde project met eenzelfde projectaanvraag zonder vernieuwende elementen. Kortom: er verandert inhoudelijk en conceptueel niets ten aanzien van de vorige aanvraag.

§3 Voorwaarden betreffende de bekendmaking

• Je project wordt bekend gemaakt via de UiT-databank.

• In alle communicatiekanalen worden het stadslogo ‘met de steun van Stad Hoogstraten’ en het UiT in Hoogstraten-logo gebruikt.

§4 Voorwaarden betreffende de frequentie

• Een aanvrager (een vereniging, kunstenaar of een samenwerkingsverband van verenigingen of kunstenaars) kan slechts éénmaal per kalenderjaar een projectsubsidies verkrijgen.

Artikel 3: Subsidiebedrag

Het subsidiebedrag wordt bepaald op basis van de beoordeling volgens de inhoudelijke criteria (zoals bepaald in artikel 6). De subsidiebedragen worden als volgt vastgesteld:

Beoordelingsscore inhoudelijke criteria	Subsidiebedrag
10 tot 15 punten	150 EUR
16 tot 20 punten	500 EUR
21 tot 25 punten	1000 EUR
26 tot 30 punten	1500 EUR
31 tot 42 punten	2500 EUR

Artikel 4: Aanvraagprocedure

§1 Schriftelijke aanvraag

Aanvragen dienen schriftelijk te gebeuren. Hiervoor stelt het stadsbestuur een aanvraagformulier ter beschikking via de website. Aanvragen dienen altijd te gebeuren door middel van dit formulier.

§2 Timing en deadlines

De projectsubsidie kan op eender welk moment doorheen het jaar worden aangevraagd. De aanvraag kan ten vroegste 12 maanden op voorhand worden ingediend en uiterlijk 2 maanden voor het project.

§3 Ontvankelijkheid

De dienst gaat de ontvankelijkheid van de ingediende aanvragen na, onderzoekt de dossiers en kan aanvullende informatie opvragen. Binnen de 4 weken na het indienen krijgt de aanvrager bericht of zijn aanvraag in aanmerking wordt genomen.

Artikel 5: Beoordeling

§1 Jury

De jury wordt samengesteld uit medewerk(st)ers van vrijetijdsdiensten. Desgevallend kunnen ook andere betrokken stadsdiensten of externe juryleden met een specifieke expertise de subsidieaanvragen mee beoordelen. De jury beoordeelt de aanvragen op basis van de beoordelingscriteria bepaald in artikel 6 van dit reglement. Het college neemt kennis van de beoordeling.

§2 Bewijslast

De aanvrager moet op het aanvraagformulier voor alle aangegeven punten zelf aangeven welke bewijslast hij hiervoor zal indienen: een factuur, foto, uitnodiging, affiche,… Waar nodig en gevraagd in het aanvraagformulier voorziet de aanvrager een korte schriftelijke toelichting bij de beoordelingscriteria.

Artikel 6: Beoordelingscriteria

§1 Basiscriteria (max. 30 punten)

§1.1 Promotieplan (max. 6 punten)

Voor dit criterium kijken we naar de communicatiekanalen die je inzet om je project ruim bekend te maken. Hiervoor is het van belang dat je kan aantonen welke promotie je gevoerd hebt.

• 0 punten, maar verplicht: je maakt je project bekend via de UiTdatabank en voert het logo ‘Met de steun van Stad Hoogstraten’ en het UiT in Hoogstraten-logo.

• 1 punt: je communiceert via digitale kanalen (website, facebook, mail,…).

• 1 punt: Je maakt gebruik van drukwerk (flyer, affiche, gedrukte uitnodiging,…)

• 1 punt: Je maakt gebruik van gratis redactionele aandacht in media.

• 2 punten: Je maakt gebruik van betalende advertentieruimte in gedrukte media

• 2 punten: Je gebruikt betalende advertentieruimte in andere media (advertentie op facebook, google adwords, radiospot,…)

§1.2 Betrokkenheid (max. 4 punten)

Bij dit criterium kijken we naar hoeveel personen er meewerken aan het project. We denken dan aan vrijwilligers, standhouders, actieve deelnemers,…. Toeschouwers worden niet meegenomen bij dit criterium.

• 1 punt: Er werken tussen de 1 en de 20 personen mee aan je project

• 2 punten: Tussen 21 en 50 personen

• 3 punten: Tussen 51 en 100 personen

• 4 punten: Meer dan 100 personen

§1.3 Publiek (max. 3 punten)

Voor dit criterium kijken we naar het aanwezige publiek (toeschouwers, bezoekers, deelnemers,…) van je activiteit. Voor je aanvraag ga je uit van het geschatte aantal. In je uiteindelijke bewijslast moet je het effectieve aantal kunnen staven.

• 1 punt: Minder dan 100

• 2 punten: Tussen 100 en 300

• 3 punten: Meer dan 300

§1.4 Bedieningsgebied (max. 4 punten)

Voor dit criterium kijken we naar de reikwijdte van je project. Op welke regio richt je je met je project? Dit kan aangetoond worden op basis van gevoerde promotie en/of op basis van de herkomst van de toeschouwers, bezoekers.

• 1 punt: Gericht op gebuurte of wijk

• 2 punten: Gericht op deeldorp

• 3 punten: Gericht op gemeente

• 4 punten: Gericht op ruimere regio

§1.5 Samenwerking tussen verenigingen (max. 3 punten)

Samenwerken loont, daar zijn we van overtuigd. Daarom dat we bij dit criterium kijken naar de samenwerking(en) die je aangaat om je project te realiseren. Een samenwerking met een commerciële partner komt nooit in aanmerking.

• 1 punt: je werkt inhoudelijk samen met een andere vereniging, initiatiefgroep of persoon van buiten je vereniging. Deze mogen niet dezelfde zijn als de experten bedoeld onder § 1.6.

• 3 punten: je werkt inhoudelijk samen met meerdere verenigingen, initiatiefgroepen, meerdere personen van buiten je vereniging of een combinatie hiervan. Deze mogen niet dezelfde zijn als de experten bedoeld onder § 1.6.

§ 1.6 Samenwerking met een expert of een organisatie met een bepaalde expertise (max. 5 punten)

Om je project nog professioneler aan te pakken kan je altijd samenwerken met externe experten. Dat kan een inhoudelijke samenwerking zijn. Maar dat kan ook een samenwerking zijn met organisaties die jouw vereniging kunnen ondersteunen bij één van de impulscriteria.

• 5 punten: Je betrekt één (of meerdere) expert(en) ter zake actief bij je project voor een inhoudelijke samenwerking. Deze experten mogen geen lid zijn van je vereniging en mogen niet dezelfde zijn als de individuele personen waar je inhoudelijk mee samenwerkt. Samenwerkingen binnen de reguliere werking zoals bijv. een dirigent, een coach/trainer,… komen niet in aanmerking tenzij voor het specifieke project met een welbepaalde expert wordt samengewerkt.

§1.7 Innovatief karakter (max. 5 punten)

Met de projectsubsidies willen we vernieuwing en experiment aanmoedigen. Je kan met dit criterium punten halen voor de mate waarin je project innovatief is.

• 5 punten: De aanvrager organiseert het project voor de eerste keer.

• 2 punten: Er zijn vernieuwende elementen toegevoegd aan een project dat opnieuw wordt ingediend.

• 1 punt: Er werden geen vernieuwende elementen toegevoegd ten opzicht van de voorgaande jaren.

§2 Impulscriteria (max. 12 punten)

§2.1 Bijzondere doelgroepen (max. 6 punten)

Deze punten worden toegekend op basis van de doelgroepgerichte acties die worden ondernomen. Deze acties moeten verder gaan dan wat wettelijk verplicht is. Er wordt onderscheid gemaakt tussen twee soorten acties: publieksgerichte en inhoudelijke acties. Er kan gekozen worden om meerdere acties te combineren, de punten zijn cumuleerbaar tot maximum 6 punten.

Een bijzondere doelgroep is een groep van personen met als gemeenschappelijk kenmerk het in (ver)minder(d)e mate in staat zijn tot participatie.

• 2 punten: Een publieksgerichte actie is een actie waarbij er bij de opbouw van het evenement aandacht is voor specifieke doelgroepen of waarbij er bij de inhoudelijke uitwerking van het project aandacht besteed wordt aan specifieke doelgroepen (bv. Rolstoelpodium, kleuterpodium, voorzieningen voor gezinnen met jonge kinderen/baby’s, doventolk, beeldscherm met grote letters,…)

• 4 punten: een inhoudelijke actie is een actie waarbij het project gedeeltelijk of volledig uitgewerkt wordt in samenwerking met specifieke doelgroepen die niet standaard tot het doelpubliek van je project behoren.

§2.2 Duurzaamheid (max. 6 punten)

Bij dit impulscriterium kijken we naar je inzet op het gebied van duurzaamheid. Dit kan ruim opgevat worden en omvat je afvalbeleid, acties rond water en energie, voeding of mobiliteit. Net als bij het criterium specifieke doelgroepen onderscheiden we hier twee soorten acties. Ook hier moeten de acties verder gaan dan wat wettelijk verplicht is en kan er gekozen worden om meerdere acties te combineren.

• 2 punten: Je onderneemt een publieksgerichte actie waarbij er bij de opbouw van het evenement of in de inhoudelijke uitwerking van het project aandacht besteed wordt aan afvalbeleid, water en energie, voeding of mobiliteit (bv. Gebruik van fairtradeproducten, sensibiliserende acties naar bezoekers,…)

• 4 punten: Je zet een inhoudelijke actie op. Dit wil zeggen dat je project gedeeltelijk of volledig wordt uitgewerkt in het kader van een van de duurzaamheidsonderwerpen (afvalbeleid, water en energie, voeding of mobiliteit). Dit kan bijvoorbeeld door een inhoudelijke samenwerking aan te gaan met een specifieke organisatie die werkt rond een van deze thema’s.

Artikel 7: Uitbetaling

De organisator dient binnen de zes weken na het verstrijken van het project het bewijsformulier met de nodige bewijsstukken binnen te brengen. Dit kan zowel digitaal als analoog gebeuren. De Afdeling Vrije Tijd (CVT) beoordeelt vervolgens de bewijsstukken en vergelijkt deze met de ingediende aanvraag. Het niet tijdig indienen van de bewijsstukken leidt onherroepelijk tot het schrappen van de projectsubsidies.

Onvolledige of incorrecte bewijsstukken alsook de vaststelling dat bepaalde opgegeven criteria niet gehaald werden kunnen resulteren in een vermindering van de subsidie. Op basis van de ingeleverde bewijsstukken wordt het definitieve subsidiebedrag vastgesteld. Het uitgekeerde subsidiebedrag kan niet hoger komen te liggen dat het bedrag waarvoor een aanvraag in aanmerking kwam. Het stadsbestuur zorgt uiterlijk 6 weken na het inleveren van de bewijsstukken voor de uitbetaling van het toegekende subsidiebedrag .

Artikel 2:

Met deze beslissing heft de gemeenteraad volgende reglementen op:

• Het reglement projectsubsidies jeugd van 28 maart 2011;

• Het reglement uitzonderlijke sportevenementen van 25 augustus 2014;

• Het reglement projectsubsidies voor culturele projecten van 26 juni 2015.