MOTIVERING

Voorgeschiedenis en aanleiding

Dit protocol is een gevolg van de wederzijdse mededeling van persoonsgegevens in de VHT (Vlaamse Huisvestingstool) tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (Agentschap Binnenlands Bestuur/Wonen in Vlaanderen) en stad Hoogstraten. Door middel van deze tool worden opvanglocaties centraal beheerd en is het mogelijk om duurzame kwalitatieve slaapplekken voor tijdelijk ontheemden uit Oekraïne aan te bieden. Dit protocol is noodzakelijk om tegemoet te komen aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
In het protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de wederzijdse elektronische mededeling van de persoonsgegevens, bestaande uit twee gegevensstromen (Gegevensstroom 1 en 2), tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur uiteengezet. Gegevensstroom 1 betreft de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit de VHT naar het lokaal bestuur. Deze gegevens zijn afkomstig via de aanmeldingen op het portaal van de VHT. Gegevensstroom 2 betreft de elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit het lokaal bestuur naar de VHT. Algemeen genomen betreft dit de adresgegevens van de locaties waar tijdelijk ontheemden kunnen opgevangen worden, alsook de contactgegevens van de aanbieder van de locaties. Daarnaast zijn de contactgegevens van de gebruikers van de tool ook opgenomen in de VHT. Voor het lokaal bestuur gaat dit over de gemeentelijk coördinator en de lokale subsidiebeheerder. Dit wordt verder gespecificeerd in het protocol.

Juridische grond

●        Artikel 84 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

●        Gemeenteraadsbesluit van 23 september 2019 met betrekking tot delegatie van de bevoegdheid om verwerkersovereenkosten in het kader van de GDPR door het college van burgemeester en schepenen te laten handtekenen.

●        Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);

●        Artikel 20 van de wet van 30 juli 2018 Betreffende de bescherming van natuurlijke personen.

Argumentatie

Advies DPO (Welzijnszorg Kempen)
Uit de analyse blijkt dat het protocol voldoet aan alle eisen zoals gesteld in Art. 8 §1 van het e-govdecreet.

Het protocol voorziet daarenboven in een set van degelijke afspraken waarbinnen een veilige en correcte gegevensdeling kan gebeuren.

Het protocol krijgt een positief advies.

BELEIDS- EN FINANCIELE INFORMATIE

Valt niet onder een actie van het meerjarenplan en heeft geen financiële impact.

BESLUIT

Artikel 1:

Het vast bureau gaat akkoord om het Protocol Vlaamse Huisvestingstool Oekraïne te ondertekenen.

Artikel 2:

Het protocol wordt overgemaakt aan de dienst communicatie teneinde het te publiceren op de gemeentelijke website.